Privacy

I. Wie zijn wij?

CVWarehouse NV (hierna “CVWarehouse”), beheert het CVWarehouse kandidatenportaal en het bedrijfsportaal op de CVWarehouse website en is de verwerkingsverantwoordelijke of verwerker (zie verder) voor de verwerking van persoonsgegevens.

U kan ons contacteren via volgende kanalen:

  • CVWAREHOUSE NV
  • Ternesselei 330
  • 2160 Wommelgem
  • Belgium

We hebben een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld die alle privacy-gerelateerde zaken binnen CVWarehouse overziet. De contactgegevens van onze DPO zijn:

II. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Het is mogelijk dat wij op verschillende manieren gegevens verzamelen van bezoekers van onze website, in het bijzonder:

Anoniem gebundelde informatie

Dit betreft gebundelde informatie van al onze bezoekers, zoals de onderdelen van onze website die het meest frequent bekeken worden door bezoekers en de door bezoekers geprefereerde diensten. Om de rechten van onze bezoekers te beschermen, is deze informatie anoniem en gebundeld. Zodoende kan geen enkele individuele CVWarehouse-bezoeker geïdentificeerd worden op basis van die informatie. We gebruiken dergelijke informatie mogelijk om anonieme bezoekersstatistieken te genereren, die we delen met onze klanten of openbaar maken.

Persoonsgegevens van kandidaten

In onze log bestanden (bestanden die gegevens bevatten over gebeurtenissen met het oog op gebruik ervan in de toekomst), verzamelen en bewaren we Internet Protocol adressen voor redenen met betrekking tot beveiliging van gegevens (om fraude, kwaadwillige intentie of cyberaanvallen te vermijden en te detecteren). Verder verzamelen we Internet Protocol adressen, anonimiseren we deze en genereren we anonieme statistieken, teneinde (i) de hoeveelheid bezoekers op onze website (verkeer) en onze systemen navenant af te stemmen en om optimale responstijden te garanderen, (ii) de hoeveelheid clicks te berekenen ontvangen van onze website of van website van onze businesspartners voor boekhoudkundige doeleinden, en (iii) om onszelf en onze klanten te kunnen voorzien van anonieme informatie over de herkomst (land/regio/stad) van kandidaten. We zullen deze informatie echter niet gebruiken om bezoekers van de website te identificeren.

Wanneer u uw persoonsgegevens doorgeeft aan ons (door te registreren via een profiel) of onze klanten (bedrijven waarvoor u solliciteert), zullen wij, CVWarehouse, uw gegevens verwerken. We zullen alle persoonsgegevens die u ons bezorgt verwerken, onder andere (maar niet uitsluitend) identiteit en contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum en -plaats, burgerlijk staat, nationaliteit, geslacht,…), functie, opleiding, lidmaatschappen en mogelijk gevoelige informatie (zoals medische gegevens) wanneer u dergelijke gegevens aan ons bezorgt. Als CVWarehouse zullen wij enkel de persoonsgegevens voor u opslaan wanneer u zulke persoonsgegevens toevoegt aan uw profiel (en voorzien aan u de mogelijkheid om de persoonsgegevens te delen met onze klanten wanneer u bij hen solliciteert, zowel met als zonder profiel – zie verder) en we zullen zelf uw persoonsgegevens niet verder verwerken voor andere doeleinden tenzij in het geval we uw toestemming vragen om dit te mogen doen.

III. Waarom verwerkt CVWarehouse persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omwille van de volgende redenen:

  1. Om u onze diensten te kunnen aanbieden en zodoende de overeenkomst met u uit te voeren (Art 6 (1) (b) GDPR). Door te registreren op onze website onder ‘gratis registratie’ kan u een CVWarehouse-profiel aanmaken en gebruiken en met dit profiel kan u in contact geraken met potentiële werkgevers, indien u beslist om de persoonsgegevens in uw profiel bekend te maken bij een potentiële werkgever. In dit geval kwalificeren wij als een gegevensbeheerder. Eenmaal u de persoonsgegevens in uw profiel bekend maakt aan een potentiële werkgever, is de verdere verwerking van de persoonsgegevens door die potentiële werkgever volledig en uitsluitend de verantwoordelijkheid van die potentiële werkgever. Voor deze verwerkingshandeling komen wij niet meer in aanmerking als gegevensbeheerder.
  2. Omdat onze klanten een jobsite gebruiken die door ons voorzien en beheerd wordt om persoonsgegevens van kandidaten die bij hen solliciteren, te verwerken. Een kandidaat-profiel aanmaken en een CV uploaden in een tekstdocument voor een vacature van onze klanten biedt de mogelijkheid aan CVWarehouse-klanten om persoonlijke informatie te verwerken in de zoektocht naar de geschikte kandidaten voor hun vacatures. In dit geval kwalificeren wij als een gegevensverwerker en voor dit type verwerking zijn onze klanten de gegevensbeheerders.
  3. We zullen uw persoonsgegevens ook verwerken voor persoonlijke mailings als u dit toestaat door volgende optie aan te vinken: “Ja, ik wil dat CVWarehouse NV mij op de hoogte houdt van nieuwe opportuniteiten, een breder netwerk van jobs en kandidaten” (Art 6 (1) (a) GDPR). Hiermee instemmen zal ons toestaan u mailings te versturen, onszelf baserend op de informatie in uw profiel, met betrekking tot vacatures van onze klanten. Wederom: uw gegevens zullen enkel gedeeld worden, wanneer u dit zelf beslist, naar aanleiding van een voor u interessante vacature. In dit geval kwalificeren wij ook als een gegevensbeheerder.

Voor meer praktische info over dit onderwerp kan u terecht in onze FAQ-sectie.

IV. Met wie worden de verzamelde persoonsgegevens gedeeld?

In tegenstelling tot andere rekruteringssites, geeft CVWarehouse derden geen toegang tot persoonsgegevens van kandidaten die zij rechtstreeks naar CVWarehouse hebben gestuurd; tenzij de kandidaat hiervoor zijn of haar toestemming verschaft. Op deze manier garanderen wij meer privacy en veiligheid met betrekking tot het gebruik van dergelijke persoonsgegevens dan doorgaans het geval is in deze markt. Alle door u verschafte informatie blijft privé en wordt enkel gebruikt voor doeleinden omschreven op onze website.

Vooreerst, zijn de verzamelde persoonsgegevens uitsluitend beschikbaar voor medewerkers van CVWarehouse. CVWarehouse-medewerkers hebben allemaal een specifieke geheimhoudingsovereenkomst ondertekend betreffende het verwerken van gegevens. Elke klant die het bedrijfsportaal op onze website gebruikt, gaat een geheimhoudingsovereenkomst aan met CVWarehouse en kan enkel de details van kandidaten bekijken die besloten hebben hun gegevens voor specifieke bedrijven beschikbaar te maken of van kandidaten die rechtstreeks bij specifieke bedrijven hebben gesolliciteerd.

Er zijn drie mogelijke scenario’s die toelaten dat uw persoonsgegevens gedeeld kunnen worden:

  1. Bij een “gratis registratie” op de CVWarehouse-website, waarbij u uw persoonsgegevens opgeeft maar niet solliciteert voor een vacature op de website, worden uw persoonsgegevens enkel voor CVWarehouse beschikbaar gesteld en zullen deze worden opgeslagen in uw profiel. Uw gegevens worden enkel aan potentiële werkgevers doorgegeven, nadat u expliciet kiest om uw gegevens zichtbaar te maken.
  2. Wanneer u solliciteert voor een vacature bij CVWarehouse zelf (niet bij één van onze klanten), zullen uw gegevens enkel verwerkt worden door CVWarehouse voor sollicitatie-doeleinden en worden deze nooit doorgegeven aan derden.
  3. Wanneer u solliciteert voor een specifieke online vacature van een klant (en potentiële werkgever) via de website van CVWarehouse of de eigen website van de klant, zullen uw persoonsgegevens verwerkt worden door die klant en eveneens zichtbaar zijn voor CVWarehouse. CVWarehouse voorziet namelijk het technische middel waarmee klanten persoonsgegevens van sollicitanten verwerken.

In de eerste twee gevallen, treedt CVWarehouse op als verwerkingsverantwoordelijke, aangezien u uw persoonsgegevens toevoegt aan onze database om u toe te staan een profiel te creëren. In het derde geval, is de potentiële werkgever (of klant) de verwerkingsverantwoordelijke en is CVWarehouse louter verwerker, daar CVWarehouse een job site aanbiedt, die gebruikt wordt door het bedrijf om uw gegevens te verwerken. In het eerste en het derde geval, zijn onze klanten ook uitsluitend verantwoordelijk als verwerkingsverantwoordelijke voor de informatie die ze zélf aan een profiel van een kandidaat toevoegen volgend op een sollicitatiegesprek of voor de informatie die ze aan kandidaten zouden willen vragen in een sollicitatieformulier of in de loop van het sollicitatieproces. Hoewel onze klanten contractueel overeenkomen om uw gegevens uitsluitend te gebruiken voor hun eigen wervingsbehoeften, kan niet-naleving door dergelijke bedrijven van deze contractuele verplichting aan ons worden gemeld Support Department.

Vandaag is een kandidaat-profiel enkel toegankelijk op de CVWarehouse website op de bedrijfsportaal, dit enkel voor werkgevers die een contractuele afspraak met CVWarehouse hebben. Het is echter wel mogelijk dat een CV beschikbaar wordt gemaakt in de toekomst via andere website van CVWarehouse dochterondernemingen of vestigingen in andere EU-lidstaten en mogelijk in de Verenigde Staten en Azië. In dat geval zal de kandidaat tijdig op de hoogte worden gebracht en zal de kandidaat om toestemming worden gevraagd via zijn of haar profiel of via e-mail.

Los van CVWarehouse en haar klanten kunnen persoonsgegevens ten tweede ook gedeeld worden met onze technische partners met als doel u onze diensten te kunnen leveren. Onze website wordt gehost op een server in de EU die wordt beheerd door CEGEKA NV (Universiteitslaan 9, 3500 Hasselt, Belgium). Laatstgenoemde heeft toegang tot onze databases om het contractuele onderhoud te garanderen, maar heeft geen toegang tot velden beschermd door een login en paswoord. Niettemin heeft CEGEKA een geheimhoudingsovereenkomst en gegevensverwerkingsovereenkomst met ons. We werken eveneens met enkele externe technische partijen om onze klanten en kandidaten te voorzien van sommige functionaliteiten op onze website. Momenteel werken wij met de volgende partijen, die de rol van verwerker hebben en met wie wij een gegevensverwerkingsovereenkomst hebben getekend:

  • Flipbase BV (Plantage Kerklaan 35-2, 1018CV Amsterdam, Nederland)

In gevallen waarbij onze klanten de gegevensbeheerder zijn (zie boven) worden uw persoonlijke gegevens gedeeld met andere externe partijen, maar dit wordt gedekt door gegevensverwerkingsovereenkomsten en/of andere overeenkomsten die werden afgesloten door onze klanten zelf.

V. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens van kandidaten?

Wanneer u geen gebruik meer maakt van onze diensten, kan u ervoor zorgen dat uw persoonsgegevens niet meer bewaard worden in onze database, door uw profiel te verwijderen.

We zullen uw profiel en alle persoonsgegevens hierin opgenomen verwijderen, als u dit ons vraagt, eerder dan dit zelf te doen. U brengt hiervoor ons of onze DPO op de hoogte via de contactgegevens hierboven. Een dergelijk verzoek heeft eveneens tot gevolg dat onze klanten (bij wie u mogelijk heeft gesolliciteerd voor een vacature) uw persoonsgegevens niet meer kunnen raadplegen, aangezien uw profiel verwijderd zal worden.

Voor informatie betreffende hoe lang persoonsgegevens opgeslagen worden door onze klanten waarvoor u rechtstreeks hebt gesolliciteerd via hun website en niet via uw profiel, verwijzen wij u door naar de privacy voorwaarden van de klant(en) in kwestie.

VI. Uw rechten en hoe deze uit te oefenen

U hebt verschillende rechten gekoppeld aan de persoonsgegevens die u ons geeft. U kan deze uitoefenen door ons of onze DPO rechtstreeks op de hoogte te brengen via de contactgegevens hierboven.

  • het recht om informatie te verstrekken over de verwerking en toegang te krijgen tot kopieën van de persoonsgegevens die verwerkt worden door CVWarehouse en in het geval dat deze persoonsgegevens inaccuraat of onvolledig zijn, de correctie of aanvulling hiervan;
  • het recht om uw persoonsgegevens verwijderd te zien of de verwerking beperkt te zien. Gelieve te noteren dat wanneer u uw recht van verwijdering van uw persoonlijke gegevens uitoefent, wij enkel het profiel zullen verwijderen dat gelinkt is aan het e-mailadres dat u gebruikt om uw recht van verwijdering uit te oefenen. Indien u over meerdere profielen met meerdere e-mailadressen beschikt en wenst dat al uw informatie verwijderd wordt, is het nodig dat u dit recht uitoefent voor elk profiel en u zal dit moeten aangeven op uw verzoek naar ons.
  • de overdracht van uw persoonsgegevens, hetzij door u een kopie in een leesbaar formaat te bezorgen of door de gegevens rechtstreeks door te sturen naar een ander platform;
  • het recht om uw toestemming in te trekken voor persoonlijke mailings;

Wij maken geen gebruik van geautomatiseerde beslissingen (incl. profilering) bij het verwerken van uw persoonlijke gegevens.

In het geval dat wij niet de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens zijn maar louter verwerker (zie Secties III en IV), zullen wij uw vragen of klachten doorsturen naar de eigenlijke verwerkingsverantwoordelijke, onze klant, die die uw persoonsgegevens beheert en zodoende verantwoordelijk is voor het faciliteren van het uitoefenen van uw rechten en het beantwoorden van uw vragen.

Als u dit wenst, bijvoorbeeld indien u van mening mocht zijn dat uw aanvraag niet op een correcte manier werd behandeld, dan hebt u altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming, dewelke voor ons de bevoegde autoriteit is:

  • «Autorité de protection des données – Gegevensbeschermingsautoriteit»
  • Drukpersstraat 35
  • 1000 Brussels,
  • België
  • Tel: +32 (0)2 274 48 00
  • E-mail: contact@apd-gba.be

of bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming van uw gewoonlijke verblijfplaats (Art 77 GDPR).

VII. Links naar andere websites

CVWarehouse websites kunnen hyperlinks bevatten naar andere websites die buiten de controle, invloed of verantwoordelijkheid van CVWarehouse vallen. CVWarehouse is niet verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens of het privacybeleid van andere bedrijven. Om die reden raden we u sterk aan de privacy voorwaarden van dergelijke websites grondig te lezen zodat u op de hoogte bent van de manier waarop zij u data verwerken. Hoewel wij de bedrijven en vacatures screenen, heeft CVWarehouse geen controle over de legaliteit, betrouwbaarheid, kwaliteit en waarheid of accuraatheid van de jobaanbiedingen die op haar website worden gepost. Bijgevolg is CVWarehouse hier ook niet verantwoordelijk voor. We moedigen u daarom aan om ons onmiddellijk op de hoogte te brengen van onrechtmatige of frauduleuze praktijken die uitgaan van websites gelinkt aan CVWarehouse en/of door bedrijven of personen die verantwoordelijk zijn voor of bijdragen aan dergelijke praktijken. Hetzelfde geldt voor websites van derden die gelinkt zijn aan onze websites.

De Share-knoppen van sociale media op onze website leiden u tot de externe website van het sociale medium, waarover CVWarehouse geen controle heeft (aangezien u de CVWarehouse-website verlaten zal hebben). Wij staan niet toe aan websites van derden om u te traceren via het gebruik van onze website of zijn functionaliteiten.

VIII. Veiligheid van gegevens

Om toegang te krijgen tot persoonlijke gegevens, dienen zowel bedrijven als kandidaten expliciet in te loggen en een paswoord in te geven of zich op een andere ondubbelzinnige manier te authentiseren. De authenticatiebeveiliging wordt mogelijk gemaakt door verscheidene beveiligingsmethoden zoals indringersdetectie, firewalls, encryptie, manuele procedures en andere.

Daarbovenop worden paswoorden of andere authenticatiemethoden nooit via e-mail gecommuniceerd, aangezien we geen sluitende veiligheidsmaatregelen kunnen garanderen op alle browsers en e-mailplatformen waar dergelijke informatie doorkomt. Gelieve de FAQ te raadplegen voor meer gedetailleerde informatie rond het verlies van authenticatiedetails en het ontgrendelen van geblokkeerde accounts.

IX. Cookies

Cookies zijn kleine bestanden die uw webbrowser op uw harde schijf plaatst om het surfen op websites te faciliteren en uw online ervaring te vergemakkelijken. Cookies worden doorgaans gebruikt om informatie op te slagen met betrekking tot uw voorkeuren rond het gebruik van onze website.

Als u tegen het gebruik van (bepaalde) cookies gekant bent, kan u uw browser zo configureren in de privacyinstellingen om deze cookies te weigeren. Dit kan echter leiden tot problemen tijdens het surfen op onze website. Gelieve de help-pagina van uw browser te raadplegen voor verdere uitleg.

CVWarehouse gebruikt de volgende soorten cookies:

  • Technisch noodzakelijke cookies:

    Deze cookies zijn noodzakelijk om de kernfunctionaliteiten van de website mogelijk te maken en kunnen niet worden uitgezet of geweigerd. Deze cookies blijven enkel actief tijdens uw sessie op onze website en worden verwijderd door uw webbrowser wanneer u uitlogt. We gebruiken momenteel bv. volgende cookies: cookies om te bepalen of u toegestemd hebt om cookies te gebruiken, cookies die taalkeuze onthouden, cookies die navigatie mogelijk maakt en cookies die de zoekfunctie mogelijk maken.

  • Third party en analytische cookies:

    We gebruiken third party en analytische cookies om de gebruiksmogelijkheden van de website te verbeteren tijdens het navigeren én voor onze marketingdoeleinden, daar deze ons inzichten verschaffen over bezoekers (aantal bezoekers, hoe de website wordt aangewend, welke pagina’s het meest bezocht worden, …). Deze cookies blijven niet langer dan 2 jaar actief en geven ons niet de mogelijkheid u te identificeren wanneer u de website gebruikt.

    Wanneer u third party cookies gebruikt, kan u mogelijk geïdentificeerd worden door die derde partij (bv. Door Share-knoppen van sociale media die u leiden naar de website van het sociale medium), maar zelf hebben wij geen zeggenschap over deze informatie. We verwijzen daarom naar de privacy voorwaarden van deze derden indien u meer wil weten betreffende het gebruik van uw persoonsgegevens door deze derden. Onze klanten mogen hun jobsite personaliseren (zoals die door ons ondersteund wordt) door cookies daarop te plaatsen die zij controleren en waar wij geen zicht op hebben. We verwijzen hiervoor naar het cookie-beleid van onze klanten.

We gebruiken momenteel zelf volgende third party en analytische cookies, waarvoor wij om uw toestemming vragen bij uw eerste bezoek op de website:

Google Analytics (om ons te voorzien van statistieken).

Om de CVWarehouse-website actueel, gebruikersgericht en volledig te houden, maakt deze website gebruik van Google Analytics, een webanalysetool van Google Inc., Amphitheatre Parkway 1600, 94043 Mountain View, CA (VS), (‘Google’) dat ons toestaat om onze website te optimaliseren naar uw behoeften. Google Analytics maakt gebruik van cookies die uw voorkeuren kunnen volgen wanneer u onze website bezoekt. Dit biedt functionaliteiten zoals het vergemakkelijken van navigatie en stelt ons in staat om onze diensten nog gebruiksvriendelijker te maken. De informatie die voor dit doel wordt gegenereerd (inclusief het IP-adres) wordt standaard geanonimiseerd zodat deze niet kan worden gebruikt om u te identificeren. De gegevens worden pas geanalyseerd voor rapporten na anonimisering. De informatie die door deze cookies wordt gegenereerd, wordt over het algemeen verzonden naar en opgeslagen op een Google-server in de Verenigde Staten. Als gebruiker van onze services kunt u zich natuurlijk afmelden voor het gebruik van cookies door uw browserinstellingen te allen tijde te wijzigen. Meer informatie over gebruiksvoorwaarden en gegevensbescherming in Google Analytics vindt u hier: http://www.google.com/analytics/terms/nl.html.