Confidentialité
I. Qui sommes-nous ?
2024/03/25
CVWarehouse NV (ci-après "CVWarehouse"), exploite le portail candidats de CVWarehouse et le portail entreprises
sur le site web de CVWarehouse et est le responsable du traitement ou le sous-traitant (voir plus loin) pour le
traitement des données personnelles.
Vous pouvez nous contacter par le biais des coordonnées suivantes :
CVWAREHOUSE NV
Lambermontstraat 10
2000 Antwerp
Belgium
Tel: +32 3 202 42
20
E-mail: info@cvwarehouse.com
Nous avons nommé un délégué à la protection des données ('DPO') qui
supervise toutes les questions relatives à la confidentialité au sein de CVWarehouse. Les
coordonnées de notre DPD sont les suivantes :
Mme. Lieve Van de Loo
Tel: +32 3 202 42 20
E-mail: dpo@cvwarehouse.com
II. Quelles sont les données personnelles que nous traitons et pour quelles raisons ?
A. Informations agrégées anonymes
Il s'agit d'informations sur tous nos visiteurs réunis, telles que les sections de notre site Web que les
visiteurs consultent le plus fréquemment, les services qu'ils préfèrent utiliser, ainsi que le
navigateur et le système d'exploitation utilisés par un visiteur. Pour protéger le droit
à la vie privée de nos visiteurs, ces informations sont anonymes et agrégées. Par
conséquent, aucun visiteur individuel de CVWarehouse ne peut être identifié sur la base de ces
informations. Nous pouvons utiliser ces informations pour générer des chiffres de trafic anonymes que
nous pouvons divulguer à nos clients et au public.
B.Données personnelles
- Adresses de protocole Internet
I Dans nos fichiers journaux (qui sont des fichiers contenant des données sur des événements
pour référence ultérieure), nous pouvons collecter et stocker les adresses de protocole
Internet des candidats et des clients pour des raisons de sécurité des données (pour
prévenir et/ou détecter les fraudes, les intentions malveillantes ou les cyberattaques). Nous pouvons
également collecter les adresses de protocole Internet, les rendre anonymes et établir des
statistiques anonymes, afin de mesurer le nombre de personnes sur notre site web (trafic) et d'équilibrer la
charge de nos systèmes en conséquence pour fournir des temps de réponse optimaux. Nous pouvons
utiliser ces statistiques anonymes à des fins comptables pour calculer le nombre de clics reçus via
notre propre site ou les sites web de nos partenaires commerciaux, mais nous n'utiliserons pas ces informations pour
identifier les visiteurs du site web (base juridique : intérêt légitime).
- Coordonnées de nos clients/fournisseurs
Comme nous devons être en mesure de traiter les coordonnées de nos clients/fournisseurs et des personnes
travaillant pour eux/agissant en leur nom, nous traitons ces données à caractère personnel dans
le seul but d'exécuter le contrat que nous avons avec nos clients/fournisseurs (base juridique :
exécution du contrat).
- Coordonnées des prospects
À des fins de prospection, nous traitons les
coordonnées des clients potentiels. Cela pourrait signifier que nous traitons des données à
caractère personnel si ces coordonnées font référence à une personne physique
travaillant pour un client potentiel (base juridique : intérêt légitime).
- Formulaire de contact
Lorsque vous nous contactez par le biais du formulaire de contact de notre site web, nous
traitons les données personnelles que vous nous fournissez afin de traiter votre demande (base juridique :
consentement).
- Données relatives aux candidats
Lorsque vous nous fournissez vos données personnelles (en vous enregistrant pour un profil) ou que vous
fournissez vos données personnelles à nos clients (entreprises auprès desquelles vous pouvez
postuler), ces données sont traitées par CVWarehouse.
En vous inscrivant sur notre site web, vous pouvez créer et utiliser un profil CVWarehouse. Les employeurs
potentiels peuvent vous permettre d'utiliser votre profil pour postuler à un emploi, auquel cas vous
décidez de divulguer les données personnelles de votre profil à cet employeur potentiel. Nous
traiterons toutes les données personnelles que vous nous fournissez, telles que (mais sans s'y limiter)
l'identité et les coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse e-mail,
date et lieu de naissance, état civil, nationalité, sexe,...), la profession, l'éducation, les
adhésions et éventuellement aussi des informations sensibles (telles que des données sur la
santé) si ces données sont fournies par vous. En tant que CVWarehouse, nous n'enregistrons les
données personnelles que lorsque vous les ajoutez dans votre profil et nous ne traitons pas vos
données personnelles à d'autres fins, à moins que nous ne demandions votre consentement pour le
faire. Dans ce cas, nous sommes considérés comme un contrôleur de données (base juridique
: exécution de l'accord). Si un employeur potentiel a opté pour la création d'un profil pour postuler à un
emploi, mais que vous ne souhaitez pas le faire, nous vous conseillons d'envoyer votre candidature par d'autres
moyens, tels que le courrier électronique, à cet employeur potentiel. La création d'un profil peut être nécessaire
pour utiliser le site d'emploi d'un employeur potentiel, mais n'est absolument pas nécessaire pour postuler auprès
de cet employeur potentiel.
Lorsque vous divulguez les données à caractère personnel figurant dans votre profil à un
employeur potentiel, le traitement ultérieur de vos données à caractère personnel par
cet employeur potentiel relève entièrement et uniquement de la responsabilité de ce dernier.
Nous ne serons plus considérés comme un responsable du traitement des données pour cet acte de
traitement, mais seulement comme un sous-traitant, car nous fournissons à cet employeur potentiel, le
responsable du traitement des données, une plateforme afin de traiter les données du processus de
candidature dans le cadre de sa recherche des bons candidats pour ses offres d'emploi.
Nos clients sont également seuls responsables, en tant que responsables du traitement, des informations qu'ils
ajoutent eux-mêmes à un profil de candidat à la suite d'un entretien d'embauche ou des
informations qu'ils demandent aux candidats dans un formulaire de candidature ou au cours du processus de
candidature. Bien que nos clients s'engagent contractuellement à n'utiliser vos données que pour les
besoins de recrutement de leur propre entreprise, le non-respect de cette obligation contractuelle par ces
entreprises peut être notifié à notre service
d'assistance.
- Mailings personnels ("alertes emploi")
Nous traiterons également les données personnelles des candidats pour des mailings personnels
(appelés "alertes emploi") si le candidat s'inscrit à des mailings relatifs à des offres
d'emploi d'un ou de plusieurs clients donnés. Le fait de consentir à ce traitement nous permettra
d'envoyer des courriers en nous basant sur les alertes à l'emploi auxquelles le candidat s'est inscrit.
Là encore, les données à caractère personnel ne seront transmises à un client
qu'après que le candidat lui-même aura décidé qu'il souhaite partager ses données
à caractère personnel lorsqu'il est intéressé par une offre d'emploi (base juridique :
consentement). Dans certains cas, nos clients gèrent eux-mêmes ces mailings d'alertes d'emploi et traitent donc
directement les données des candidats lorsque les candidats s'inscrivent aux alertes d'emploi. Dans ce cas, ce n'est
pas CVWarehouse mais le client qui est le contrôleur. Cette situation sera indiquée par le fait que la politique de
confidentialité du client est référencée sur la page d'inscription et non pas la politique de confidentialité de
CVWarehouse.
- Candidatures pour une offre d'emploi auprès de la société CVWarehouse elle-même.
Lorsqu'une personne postule pour une offre d'emploi de CVWarehouse en tant qu'organisation elle-même (pas un de
nos clients), ces données personnelles seront traitées par CVWarehouse à ces fins de
candidature (base légale : consentement).
III. Avec qui les données personnelles collectées sont-elles partagées ?
A. Données des candidats
Contrairement à d'autres sites de recrutement, CVWarehouse ne donne jamais accès à des tiers aux
données personnelles des candidats qu'ils ont transférées directement à CVWarehouse,
sans que le candidat lui-même ne le décide (voir section ci-dessus). De cette façon, nous
garantissons une plus grande confidentialité et sécurité d'utilisation de ces informations
personnelles que ce qui est généralement disponible sur ce marché. Toutes les informations
fournies restent privées et sont uniquement utilisées aux fins décrites dans la présente
politique. Par conséquent, l'essentiel des données personnelles collectées n'est accessible
qu'aux employés de CVWarehouse, qui ont signé un accord spécifique de non-divulgation
concernant le traitement de ces données.
Dans le cas où vous créez un profil gratuit sur le site de CVWarehouse et que vous entrez des
données, vos données sont soumises uniquement à CVWarehouse et seront sauvegardées dans
votre profil. Vos données ne seront transmises à un employeur potentiel qu'après que vous
l'ayez explicitement décidé en divulguant vos données. Chaque client qui utilise le portail des
entreprises sur nos sites web conclut un accord de non-divulgation avec nous et ne peut consulter que les
données des candidats qui ont décidé de divulguer leurs données à ces entreprises
spécifiques ou les candidats qui ont postulé directement auprès d'elles.
Il est probable que vos données personnelles seront partagées avec d'autres parties externes par les
entreprises elles-mêmes pendant le processus de candidature, ce qui sera toutefois couvert par des accords de
traitement des données et/ou d'autres accords conclus par nos clients eux-mêmes, car ils sont les seuls
responsables de ces transferts à des tiers.
Aujourd'hui, le profil d'un candidat n'est accessible sur le site de CVWarehouse que dans la section de connexion de
l'entreprise, par les employeurs qui ont conclu une relation contractuelle avec CVWarehouse. Un CV peut toutefois
être rendu accessible dans le futur via d'autres sites web de filiales ou succursales de CVWarehouse dans
d'autres pays de l'UE et éventuellement aux Etats-Unis et dans les pays de l'Asie-Pacifique. Dans ce cas, le
candidat en sera informé en temps utile et il lui sera demandé d'y consentir par le biais de la
connexion au profil ou par e-mail.
B.Général
En plus de ce qui précède, toutes les données personnelles traitées par CVWarehouse
peuvent également être partagées avec nos partenaires techniques, afin de pouvoir fournir nos
services aux clients et aux candidats.
Notre site web est hébergé sur un serveur situé dans l'UE et entretenu par CEGEKA NV (Belgique)
qui a accès à nos bases de données pour assurer la maintenance contractuelle, mais ne peut pas
accéder aux zones protégées par un login ou un mot de passe. Dans le cadre du support technique
de nos activités commerciales, nous travaillons également avec des sociétés qui
fournissent les services ou outils suivants : comptabilité, hébergement d'adresses
électroniques d'entreprise, partage de fichiers internes, gestionnaire de tâches interne, support
client, campagne d'e-mailing, gestion téléphonique et logiciel CRM.
Nous travaillons également avec un nombre limité de parties techniques externes qui fournissent
à nos clients et candidats certaines des fonctionnalités de notre site web ou qui nous apportent une
assistance technique. Actuellement, nous travaillons avec les parties suivantes, qui agissent en tant que processeur
et avec lesquelles nous avons signé un accord de traitement des données :
- FLIPBASE BV (Pays-Bas) : fonctionnalités vidéo optionnelles
- TEXTKERNEL LLC US/SOVREN (serveurs US et EEE) : fonctionnalité optionnelle de cv parsing
- ALTICE (Portugal) : fonctionnalité optionnelle de cv parsing e-mail hosting
Pour nous conformer à nos obligations légales ou statutaires, par exemple (la prévention) de la
fraude et des abus, nous pouvons également choisir de partager certaines données personnelles si nous
jugeons cette action nécessaire ou si nous sommes obligés de le faire.
Lorsque nous travaillons avec des sous-traitants basés en dehors de l'EEE, nous nous assurons que des mesures
de protection appropriées sont en place pour protéger les données à caractère
personnel.
IV. Combien de temps conservons-nous les données personnelles ?
Pour les données des candidats dans les profils de CVWarehouse, y compris les adresses IP liées aux
candidats, nous maintenons une politique de conservation par laquelle nous supprimons les données
après 10 ans d'inactivité. Pour les mailings personnels, nous maintenons la même politique
étant donné que ces mailings sont liés au profil, cependant vous pouvez vous désinscrire
à tout moment pour ces mailings.
Vos données personnelles en tant que candidat ne seront pas non plus conservées dans notre base de
données lorsque vous n'utiliserez plus nos services en supprimant votre profil, en utilisant l'option dans
votre profil personnel. Nous supprimerons également vos données personnelles si vous nous le
demandez et si l'option de suppression de votre profil n'est pas possible. Toute demande de suppression
(automatisée ou manuelle) aura également pour conséquence que nos clients (auprès
desquels vous avez peut-être postulé pour un emploi) ne pourront plus consulter vos données
personnelles puisque votre profil sera supprimé.
Pour savoir combien de temps vos données personnelles sont conservées par nos clients auprès
desquels vous avez postulé, nous vous renvoyons à la politique de confidentialité du ou des
clients en question.
Pour les données relatives aux clients/fournisseurs/prospects ou reçues via notre formulaire de
contact, nous appliquons une politique de conservation de 10 ans après la fin du contrat avec un client ou du
dernier contact, selon le cas.
V. Vos droits et comment les exercer ?
Vous disposez de plusieurs droits concernant les données personnelles que vous nous fournissez, que vous
pouvez exercer en nous notifiant ou en notifiant directement notre DPD en utilisant les coordonnées
mentionnées ci-dessus.
- le droit d'obtenir des informations sur le traitement et l'accès à des copies des données
personnelles traitées par CVWarehouse et, si ces données personnelles sont inexactes ou
incomplètes, le droit de rectifier ou de compléter ces données ;
- le droit de faire supprimer vos données personnelles ou - dans certains cas - de faire limiter le
traitement/de s'opposer au traitement.
- Veuillez noter que lorsque vous exercez votre droit de suppression des données de votre profil personnel,
nous ne supprimerons que le profil auquel est liée l'adresse électronique que vous utilisez pour
exercer votre droit de suppression. Si vous avez plusieurs profils avec plusieurs adresses électroniques
et que vous souhaitez que toutes vos informations soient supprimées, vous devez exercer ce droit pour
chaque profil et vous devrez le préciser lors de votre demande auprès de nous ;
- le transfert de vos données personnelles que vous nous avez fournies, soit en vous fournissant une copie
dans un format lisible, soit en transférant les données directement à une autre
entité si vous en faites la demande ; le droit de retirer votre consentement pour les envois personnels ;
- Le droit de s'opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons de marketing direct.
Nous n'avons pas recours à la prise de décision automatisée (y compris le profilage) lors du
traitement de vos données personnelles.
Lorsque nous ne sommes pas le responsable du traitement de vos données personnelles mais simplement le
sous-traitant (voir section III), nous transmettrons vos questions ou vos plaintes au véritable responsable
du traitement, le client, qui contrôle vos données personnelles et qui est en tant que tel
chargé de vous faciliter l'exercice de vos droits et de répondre à vos questions.
Si vous le souhaitez, par exemple lorsque vous estimez que votre demande n'a pas été traitée de
manière satisfaisante, vous avez toujours le droit de déposer une plainte auprès de
l'autorité de contrôle de la protection des données, qui est l'autorité compétente
pour nous (ou auprès de l'autorité de contrôle de votre choix) :
Autorité de protection des données –
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35 Rue de la Presse
1000 Brussels
Tel: +32 (0)2 274 48
00
E-mail: contact@apd-gba.be
VI. Liens vers d'autres sites web
Les sites Web de CVWarehouse peuvent contenir des hyperliens vers d'autres sites Web qui ne sont pas sous le
contrôle, l'influence ou la responsabilité de CVWarehouse. CVWarehouse n'est pas responsable de la
protection des données personnelles ou des pratiques de sécurité des données des autres
sites Web ou des sociétés qui les exploitent. Nous vous recommandons donc vivement de lire les
politiques de protection de la vie privée de ces autres sites afin de vous permettre de savoir comment ils
peuvent traiter vos données personnelles. CVWarehouse n'est pas responsable de l'utilisation qu'ils peuvent
faire de vos données personnelles. Bien que nous présélectionnions les entreprises et les
opportunités, CVWarehouse n'a aucun contrôle et n'est donc pas responsable de la
légalité, de la fiabilité, de la qualité, de la véracité ou de
l'exactitude des offres d'emploi publiées sur son site. Nous vous encourageons à nous informer
rapidement si vous avez connaissance de pratiques abusives ou frauduleuses par le biais de sites web liés aux
sites de CVWarehouse et/ou par des sociétés ou des personnes responsables de telles pratiques ou y
contribuant. Il en va de même pour les sites web de tiers qui sont liés à nos sites web.
Les liens vers les médias sociaux et les boutons de partage des médias sociaux sur notre site web vous
conduiront vers le site web externe du média social, sur lequel CVWarehouse n'a aucun contrôle (puisque
vous aurez quitté le site web de CVWarehouse). Nous ne permettons pas aux sites web tiers de vous tracer en
utilisant notre site web ou ses fonctionnalités.
VII. Sécurité des données
Pour accéder à vos données privées, vous devrez vous connecter et soumettre un mot de
passe ou d'autres types d'authentification exclusive. La sécurité de l'authentification est
assurée par diverses méthodes de sécurité telles que la détection des intrusions,
les pare-feu, le cryptage, les procédures manuelles et autres. En outre, les mots de passe ou toute autre
information d'authentification ne seront jamais communiqués par courrier électronique, car nous ne
pouvons pas garantir des mesures de sécurité concluantes sur tous les navigateurs et toutes les
plates-formes de courrier électronique par lesquels ces informations transiteraient. Veuillez consulter la
section FAQ pour plus de détails sur la perte des informations d'authentification et le déblocage des
comptes bloqués.
VIII. Politique relative aux cookies
- QUE SONT LES COOKIES ?
Les cookies sont de petits fichiers placés sur le navigateur de votre ordinateur ou de votre téléphone portable par
les sites web que vous visitez. Les cookies sont largement utilisés pour le fonctionnement des sites web, pour
améliorer l'expérience des utilisateurs ainsi que pour partager certaines informations avec le propriétaire d'un
site web.
Les visiteurs ont le choix de configurer leur navigateur de manière à accepter tous les cookies, à les rejeter ou à
les informer lorsqu'un cookie est utilisé. Le rejet des cookies peut toutefois avoir pour conséquence que certains
services personnalisés ne pourront pas être proposés au visiteur ou que le site web ne fonctionnera plus
correctement, ce qui peut entraîner l'impossibilité d'utiliser toutes les fonctionnalités du site web.
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