Working for the Red Cross Flanders

Red Cross Flanders employs 1,280 people and is continuously looking for talents with a strong motivation, an unrelenting strive for quality and a heart for people. Thanks to those people and our 14,000 volunteers we can spread our mission every day in the form of high-quality assistance.

The soft mission that drives us does not keep us from aiming for quality, day after day. Because as a humanitarian organisation we also want to be an excellent employer and a reference in the non-profit world.

3 Management Assistants, Mechelen

Rode Kruis-Vlaanderen komt met haar ruim 13.000 vrijwilligers en meer dan 1200 personeelsleden op voor kwetsbare mensen in binnen- en buitenland. De organisatie is actief, in woord en daad, op het gebied van rampenbestrijding, zelfredzaamheid, bloedvoorziening en zorg voor kwetsbaren. Deze vier krachtlijnen worden vertaald in een grote verscheidenheid aan activiteiten die van Rode Kruis-Vlaanderen een aantrekkelijke werkgever maken. De medewerkers van Rode Kruis-Vlaanderen dragen professionaliteit hoog in het vaandel en leggen hierbij de focus op kwaliteit, efficiëntie en resultaatgerichtheid.

Ter ondersteuning van enkele directieleden zijn wij op zoek naar 3 ervaren management assistants, die ieder 1 directielid ondersteunen en zorgen voor continuïteit.

Functieomschrijving

  • Je geeft administratieve en organisatorische ondersteuning aan de directeur.
  • Je volgt op proactieve wijze de agenda en planning van de directeur op en biedt ondersteuning waar nodig.
  • Je organiseert evenementen en vergaderingen, waarbij je eveneens praktische en logistieke zaken regelt en opvolgt.
  • Je treft de nodige voorbereidingen voor vergaderingen. Je bereidt de dossiers structureel voor en je verzorgt presentaties en overzichten.
  • Je treedt op als aanspreekpunt voor diverse interne en externe contactpersonen (directie, collega’s, bezoekers,…).
  • Je verzorgt een vlotte administratie en werkorganisatie: nalezen en redigeren van documenten, centraal beheren van documenten o.a. in SharePoint (elektronisch documentbeheerssysteem), verzorgen van e-mailverkeer en correspondentie, plannen van overlegmomenten,… . Je bent als Management Assistant ook verantwoordelijk voor het websitebeheer van de dienst, alsook de correcte opvolging van een algemene mailbox van je dienst.
  • Je notuleert tijdens directie- of managementvergaderingen en zorgt voor de opmaak van de verslagen. Hierbij werk je regelmatig met informatie met een strikt vertrouwelijk karakter.
  • Als Management Assistant sta je mee in voor het vlot doorstromen van informatie en draag je op die manier bij aan een correcte interne communicatie over de afdelingen en diensten heen.
  • Je speelt een sleutelrol in de relaties met klanten (afhankelijk van de dienst, kan dit een ziekenhuis zijn, een organisatie, vrijwilligers,…)
  • Je rapporteert aan de directeur HR en Algemeen Secretariaat, de Directeur Humanitaire Diensten of de Directeur Collecte, Productie en Distributie.

 

Jouw profiel

  • Je bezit minimaal een bachelor diploma en kan een ervaring van minimaal 3 jaar in een vergelijkbare functie voorleggen binnen een directieomgeving, bij voorkeur in een complexe organisatie.
  • Een gezonde dosis assertiviteit in combinatie met een discrete, diplomatische en integere houding kenmerken je als persoon.
  • Je bent administratief sterk, je hebt oog voor detail en je weet op proactieve wijze invulling te geven aan je job.
  • Je kan zelfstandig werken en dankzij je organisatorische vaardigheden, weet je steeds het overzicht te bewaren.
  • Je bent correct en duidelijk in je mondelinge en schriftelijke communicatie, waarbij je over een goed taalgevoel beschikt (sporadisch behandelen van Franse en Engelse geschreven of mondelinge boodschappen en documenten).
  • MS Office (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint) kent voor jou weinig geheimen.

 

Ons aanbod

  • Een gevarieerde functie met ruime verantwoordelijkheden op een hoog niveau binnen de organisatie.
  • Je komt terecht in een boeiende omgeving.
  • Voltijdse tewerkstelling.
  • Contract van onbepaalde duur.

 

Plaats van tewerkstelling

Rode Kruis -Vlaanderen, Hoofdzetel, Motstraat 42, 2800 Mechelen.

Als Management Assistant voor de Directeur Collecte, Productie en Distributie ben je bereid om je sporadisch naar Gent te verplaatsen.

 

Interesse

Solliciteer online. Voeg zeker jouw motivatiebrief en CV toe.

Ooooopppsss....

The company you're looking for no longer works with CVWarehouse.
But we have lots of other exciting companies available for you!

Ooooopppsss....

The job you're looking for is no longer online.
But we have lots of other exciting vacancies available for you!