Privacy and GDPR-agreement

Privacyverklaring betreffende de verwerking van persoonsgegevens van sollicitanten 

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle Belgische vennootschappen die lid zijn van Grant Thornton International Ltd.  

1.     Wat is het doel van deze privacyverklaring? 

Grant Thornton geeft om uw privacy en is vastbesloten om uw persoonlijke informatie en persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake privacy en bescherming van persoonsgegevens. 

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe Grant Thornton, als verantwoordelijke voor de verwerking, de persoonsgegevens van sollicitanten verwerkt in het kader van haar activiteiten. We kunnen deze verklaring van tijd tot tijd wijzigen, mocht dit nodig zijn.  

2.     Welke persoonsgegevens verwerken we? 

De persoonsgegevens die wij verwerken betreffen onder meer, doch zijn niet beperkt tot: 

  • persoonlijke (contact)gegevens, zoals naam, voornaam, geslacht, adres, telefoonnummer, e-mail, etc.)
  • gegevens betreffende de aanwerving, zoals cv's en / of sollicitatiebrieven, referenties en interviewnotities
  • huidige en vorige beroepsactiviteiten
  • academische curriculum
  • professionele ervaring
  • gewenst loon, onkostenvergoedingen, bonussen, voordelen alle aard en andere vergoedingen, zoals bedrijfswagen, maaltijdcheques, telecom-abonnement, etc.
  • gegevens betreffende de beroepsbekwaamheid, zoals behaalde diploma’s en getuigschriften, etc.
  • gegevens betreffende licenties, toelatingen en vergunningen, etc.
  • foto’s
  • psychische beschrijvingen, zoals assessments
  • immigratiestatuut (enkel indien dit vereist is in het kader van de beoordeling van de mogelijkheid tot aanwerving)
  • andere gegevens die u desgevallend uit eigen beweging aan ons zou bezorgen.

3.     Hoe verzamelen we uw persoonsgegevens? 

Als algemene regel, verzamelen wij de persoonsgegevens rechtstreeks bij u. Wij kunnen echter, in bepaalde omstandigheden, ook persoonsgegevens ontvangen van derde partijen (zoals een sollicitant die doorverwezen wordt door een head hunting kantoor, referenties van door u opgegeven personen, etc.) of deze zelf genereren (zoals bijvoorbeeld eigen interviewnotities, etc.). 

Van tijd tot tijd kunnen we gebruik maken van de diensten van derden (inclusief andere groepsentiteiten) in het kader van de recrutering en kunnen we ook persoonsgegevens ontvangen die door deze derden zijn verzameld in de loop van de uitvoering van hun diensten voor ons of anderszins. Wanneer dit het geval is, zullen wij, desgevallend, alle stappen ondernemen die vereist zijn door de toepasselijke wet- of regelgeving om ervoor te zorgen dat dergelijke derde partijen ons hebben verzekerd dat zij het recht hebben uw persoonsgegevens aan ons bekend te maken en we zullen dergelijke persoonsgegevens niet gebruiken voor enige ander doel dan de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. 

Wij zullen alleen persoonsgegevens verzamelen, verwerken of gebruiken, voor zover toegestaan ​​of opgelegd door de toepasselijke wet- of regelgeving en rekening houdend met de doeleinden waarvoor ze werden verzameld. Waar toegestaan ​​of vereist door de toepasselijke wet- of regelgeving, kunnen wij zonder uw medeweten of toestemming persoonsgegevens van u verzamelen. 

4.     Voor welke doeleinden verwerken we uw persoonsgegevens? 

We kunnen uw persoonsgegevens in het bijzonder voor, doch niet beperkt tot, de hierna vermelde doeleinden verwerken: 

  • het bepalen van uw geschiktheid voor indienstneming, inclusief de verificatie van referenties en kwalificaties
  • beoordeling van de vereiste kwalificaties voor een bepaalde functie of taak (assessment)
  • naleving van de toepasselijke arbeids- of tewerkstellingsregelgeving
  • andere doeleinden die redelijkerwijs nodig zijn in verband met uw toekomstige tewerkstelling. 

5.     Wat is de rechtsgrond voor het verwerken van uw persoonsgegevens? 

Wij kunnen uw persoonsgegevens verwerken op basis van de volgende rechtsgronden: 

  • het beoordelen van de opportuniteit tot het sluiten van een arbeidsovereenkomst en andere daarmee samenhangende contracten
  • de nakoming van onze wettelijke verplichtingen
  • uw toestemming (zoals voor gegevens die wij niet vragen, doch die u ons uit eigen beweging bezorgt of voor toevoeging van uw profiel aan onze wervingsreserve) 
  • op basis van andere verwerkingsgronden zoals voorzien in de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. 

6.     Aan wie geven we uw persoonsgegevens door? 

In zoverre toegestaan door de toepasselijke wet-of regelgeving, kunnen we uw persoonsgegevens onder meer delen met: 

  • onze werknemers en medewerkers die bij de sollicitatie en de beoordeling van kandidaturen betrokken worden
  • onze dienstverleners (daarin begrepen, onze ICT-providers en sociaalrechtelijke dienstverleners)
  • en andere partijen (inclusief andere entiteiten van Grant Thornton) die uw persoonsgegevens nodig hebben
  • In ieder geval zullen we niet meer persoonsgegevens vrijgeven en met niet meer personen delen dan onder de omstandigheden vereist is.

7.     Hoe worden uw persoonsgegevens beschermd? 

Wij hebben een veiligheidsbeleid ontwikkeld, dat op regelmatige tijdstippen getest en bijgestuurd wordt, in het kader waarvan technische en organisatorische maatregelen zijn genomen die erop gericht zijn: 

  • de toegang tot persoonsgegevens te beperken (dit zowel organisatorisch als IT-technisch)
  • de persoonsgegevens te beveiligen (via passende IT-technische maatregelen rekening houdend met de stand van de techniek de daaraan verbonden kosten en de risico’s van de verwerking, zoals encryptie, anti-virussoftware, firewalls, verzending via beveiligde verbindingen, etc.)
  • de juistheid van de gegevens te waarborgen
  • vertrouwelijke behandeling van de persoonsgegevens te waarborgen
  • datalekken (zijnde accidentele of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, verstrekking van of toegang tot de doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens), in de mate van het mogelijke, te verhinderen, op te sporen en te verhelpen. 

8.     Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard? 

Uw persoonsgegevens worden bewaard: 

  • Voor niet-weerhouden sollicitanten : tot 2 jaar vanaf de laatste contactopname waarop wij u geïnformeerd hebben over het niet-weerhouden van uw sollicitatie. 
  • Voor weerhouden sollicitanten: uw sollicitatiegegevens worden toegevoegd aan uw personeelsdossier. Wij zullen u bij indienstneming verder informeren over de verdere bewaring; tenzij de wet, uitdrukkelijk of expliciet, een langere periode of een kortere periode voorschrijft of wanneer er sprake is van een hangende gerechtelijke procedure of inspectie. In het laatste geval worden de relevante persoonsgegevens bewaard tot de gerechtelijke procedure of inspectie definitief werd beslecht. 

9.     Wat zijn uw rechten als betrokkene? 

Als betrokkene, wiens persoonsgegevens wij verwerken, hebt u de volgende rechten die u kosteloos kan uitoefenen: 

  • recht op transparantie (recht om in een klare en begrijpelijke taal geïnformeerd te worden over de verwerking van uw persoonsgegevens)
  • recht op inzage, verbetering en wissing van uw persoonsgegevens
  • recht op overdraagbaarheid van uw gegevens in een gebruikelijke machineleesbare format
  • recht om uw eerder gegeven toestemming terug in te trekken
  • recht om de beperking van de verwerking te vragen of om bezwaar te maken tegen de verwerking
  • recht om klachten te uiten bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.  

Wij dienen u erop te wijzen dat deze rechten niet altijd absoluut zijn, dat wij in bepaalde omstandigheden gerechtigd zijn of zelfs wettelijk verplicht zijn om uw persoonsgegevens verder te verwerken en dat wij derhalve niet steeds (volledig) aan uw verzoek kunnen tegemoetkomen. In dat geval zullen wij u hierover informeren. 

10.   Tot wie kan u zich richten? 

Grant Thornton is er niet toe gehouden om een zogenaamde Data Protection Officer aan te stellen. 

Indien u vragen heeft over deze privacyverklaring, als u zich vragen stelt over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens beheren, of als u uw rechten wenst uit te oefenen, neem dan telefonisch, schriftelijk of per e-mail contact op met onze HR afdeling. U kan hen bereiken via:

  • HR@be.gt.com
  • 03/235.66.66
  • Grant Thornton Belgium, t.a.v. HR-afdeling, Potvlietlaan 6, 2600 Antwerpen.

Heeft u toch nog vragen of geraakt u er niet uit? Dan kan u contact opnemen met onze experten inzake gegevensbescherming en privacy via: privacyrights@be.gt.com.