Privacy- en GDPR-overeenkomst

Privacybeleid voor sollicitanten

Versie 2025-10-09

  1. Introductie

AMP (hierna "wij" genoemd) verzamelt en verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens van kandidaten in het kader van het wervingsproces.

Uw privacy is belangrijk voor ons en verwerkt uw persoonsgegevens in strikte overeenstemming met de privacywetgeving en op een transparante manier.

Het doel van deze privacyverklaring is om u zo volledig en duidelijk mogelijk te informeren over de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken wanneer u solliciteert naar een functie binnen onze organisatie.

  1. Identiteit van de voor de verwerking verantwoordelijke

Uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door AMP NV, met maatschappelijke zetel te 1120 Neder-over-Heembeek 233 Chaussée de Vilvoorde en met maatschappelijke zetel onder het ondernemingsnummer 0403.482.188.

AMP is de grootste persdistributeur van België. Al vanaf de start in 1885 als nationale persverdeler is AMP marktleider. Vandaag bedient AMP ruim 5.300 verkooppunten in België. Het bedrijf verdeelt dagelijks meer dan 700.000 magazines en 550.000 kranten, waarvan 325 verschillende magazinetitels en 175 krantentitels. AMP maakt deel uit van de groep bpost.

  1. Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Persoonsgegevens zijn gegevens waarmee u kunt worden geïdentificeerd, hetzij direct (aan de hand van gegevens zoals uw voor- en achternaam kunt u onmiddellijk worden geïdentificeerd) of indirect (aan de hand van gegevens zoals uw postcode, telefoonnummer of contractnummer kunt u indirect worden geïdentificeerd), evenals alle gegevens die, in combinatie met een identificator,  betrekking hebben op jou.

Als onderdeel van het wervingsproces kunnen we verschillende categorieën persoonsgegevens over u verzamelen. Dit omvat:

  • Identificatiegegevens (bv. uw naam, e-mailadres, postadres, (mobiel) telefoonnummer, enz.);
  • Demografische gegevens (bv. geslacht, geboortedatum, taal, nationaliteit, enz.);
  • Onderwijs- en opleidingsgegevens (bv. opleidingen, diploma's, certificeringen, enz.);
  • Professionele gegevens (bv. vorige jobs en werkgevers, periodes van werkloosheid, enz.);
  • Persoonlijke vaardigheden (bijv. communicatieve vaardigheden, organisatorische/leidinggevende vaardigheden, IT-managementvaardigheden, enz.);
  • Foto (alleen als u besluit deze te uploaden naar ons speciale wervingsplatform op onze website);
  • Opmerkingen van de recruiter over uw professionele capaciteiten en persoonlijkheid;
  • Aanvullende informatie die u aan ons verstrekt.

We willen u erop wijzen dat we in het kader van ons wervingsproces geen gevoelige gegevens over u hoeven te verzamelen, zoals bijvoorbeeld gegevens over uw ras of etnische afkomst, politieke, religieuze of filosofische opvattingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksleven. Houd er rekening mee dat als u ervoor kiest om ons vrijwillig ongevraagd gevoelige gegevens te verstrekken (bijv. in uw begeleidende brief of tijdens een sollicitatiegesprek), u dit op eigen risico doet en dat we hier geen rekening mee zullen houden tijdens het wervingsproces.

  1. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen deze persoonsgegevens op een aantal manieren:

  • Ofwel rechtstreeks van u: dit zijn gegevens die u zelf aan ons verstrekt (bv. op ons websiteplatform voor sollicitaties, in uw cv of motivatiebrief, tijdens een sollicitatiegesprek, enz.);
  • Of via andere kanalen: dit zijn gegevens die ons worden verstrekt door rekruteringsbureaus of door een derde partij (bv. uw voormalige werkgever) als onderdeel van een referentiebrief over u.
  1. Waarom en op welke rechtsgrondslag verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor wervingsdoeleinden, en in het bijzonder om:

  • u in staat te stellen uw cv in te dienen of online te solliciteren;
  • uw sollicitatie te beoordelen aan de hand van onze vacatures;
  • met u te communiceren en te reageren op uw sollicitatie (of eventuele vragen);
  • interviews organiseren;
  • Voer vaardigheids- of persoonlijkheidstests uit.
  • u andere vacatures aan te bieden die vergelijkbaar zijn met degene waarvoor u solliciteert;
  • Schrijf je arbeidsovereenkomst om je een baan aan te bieden.

AMP verwerkt uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming of op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij hebben immers een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van het rekruteringsproces, om ons in staat te stellen de beste kandidaten voor vacatures te kiezen en u zo de functies aan te bieden die het best bij uw profiel passen.

  1. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden intern (binnen AMP) gedeeld met degenen die betrokken zijn bij het wervingsproces voor de beoogde functie. Dit zijn onder meer leden van de afdeling personeelszaken, uw potentiële leidinggevende, managers van de afdeling waarin de functie zich bevindt, enz.

Om een deel van ons rekruteringsproces te beheren, doen we een beroep op een gespecialiseerde partner die optreedt als onderaannemer en contractueel met ons verbonden is (dit is het bedrijf CVWarehouse, gevestigd in Antwerpen, dat ons speciale rekruteringsportaal op onze website publiceert en beheert, waardoor de publicatie van vacatures mogelijk wordt,  het verzamelen van aanvragen en het beheer ervan). In dit verband zijn uw persoonsgegevens die door u of door ons op het betreffende portaal zijn ingevoerd, ook toegankelijk voor deze partner.

We kunnen ook persoonsgegevens aan andere derden bekendmaken:

  • indien toegestaan of vereist door de wet;
  • wanneer onze verleners van vertrouwensdiensten namens ons en volgens onze instructies diensten aan ons verlenen (bijv. uitbestede werving en geschiktheidstests). Wij zullen deze aanbieders controleren en zullen te allen tijde verantwoordelijk zijn voor het gebruik van uw persoonsgegevens;
  • als we betrokken zijn bij een fusie, overname of verkoop van alle of een deel van onze activa; en
  • Wanneer we te goeder trouw geloven dat openbaarmaking noodzakelijk is om onze rechten te beschermen, uw veiligheid of de veiligheid van anderen te beschermen, fraude te onderzoeken of te reageren op een verzoek van de overheid.

Ons doel is om uw persoonsgegevens voornamelijk in de EU te verwerken. Voor bepaalde verwerkingsdoeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens echter overdragen buiten de EU of de Europese Economische Ruimte (EER). In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat wordt voldaan aan de wettelijke vereisten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens buiten de EU/EER-landen. In de praktijk betekent dit bijvoorbeeld dat de contracten die we met onze leveranciers hebben, de relevante EU-standaardcontractbepalingen bevatten om naleving te garanderen.

  1. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Als uw sollicitatie wordt bewaard en resulteert in een arbeidsrelatie, worden uw persoonsgegevens die in het kader van het wervingsproces zijn verzameld, overgebracht naar uw persoonlijk dossier en bewaard voor de duur van uw arbeidsovereenkomst, en daarna, gedurende de periodes bepaald door de Belgische wetgeving en gespecificeerd in ons privacybeleid voor werknemers.

Als uw sollicitatie niet resulteert in een arbeidsrelatie, bewaren wij uw gegevens gedurende een periode van maximaal 15 jaar in de cv database na het einde van de wervingsprocedure. Dit bijvoorbeeld om contact met u op te kunnen nemen in het geval dat er een andere functie beschikbaar komt binnen onze organisatie die overeenkomt met uw profiel.

Als u echter niet wenst dat wij uw persoonsgegevens voor dit doel bewaren, kunt u ons te allen tijde op de hoogte stellen van uw bezwaar op het volgende adres: dpo@ampnet.be.

Daarenboven, indien u online solliciteert via het sollicitatieformulier van CVWarehouse op een vacature van AMP, dan heeft u als sollicitant zelf ook een persoonlijke login en paswoord voor het kandidaat platform van CVWarehouse waarin u ook zelf op elk moment uw sollicitatiedossier en persoonsgegevens kan verwijderen in de applicatie indien u dit wenst.

  1. Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

AMP heeft technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de ongeoorloofde toegang tot of de openbaarmaking van uw persoonsgegevens aan derden en elke andere niet toegestane verwerking van uw persoonsgegevens tegen te gaan.

Wij hebben er alles aan gedaan om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatiesystemen en diensten die persoonsgegevens verwerken te waarborgen. Deze maatregelen omvatten fysieke en operationele beveiligingsmaatregelen, toegangscontrole, bewustmaking en vertrouwelijkheidsclausules. Al onze medewerkers en door ons ingeschakelde derden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid en beveiliging van uw gegevens te respecteren.

  1. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u deze uitoefenen?

In overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming beschikt u, onder bepaalde voorwaarden die in deze wetgeving zijn voorzien, over verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

  • Recht op inzage : u heeft het recht om informatie te verkrijgen over de verwerking van uw persoonsgegevens, om toegang te krijgen tot deze gegevens en om er een kopie van te ontvangen;
  • Recht op rectificatie: als u vaststelt dat uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, hebt u het recht om ons te vragen deze te corrigeren;
  • Recht op vergetelheid ("recht op vergetelheid"): In bepaalde omstandigheden hebt u het recht om ons te vragen uw gegevens uit onze systemen te verwijderen. Het wissen van persoonsgegevens is soms niet mogelijk vanwege contractuele verplichtingen, wettelijke bepalingen en het gerechtvaardigd belang van onze organisatie, waardoor dit verzoek niet altijd kan worden ingewilligd;
  • Recht op beperking van de verwerking : In bepaalde gevallen kunt u verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens, in welk geval uw gegevens niet langer worden verwerkt (maar worden opgeslagen). Dit verzoek kan bijvoorbeeld worden gedaan als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist zijn, in afwachting van correctie. Wij zijn alleen verplicht om op dergelijke verzoeken te reageren in gevallen waarin de wet voorziet;
  • Recht van bezwaar : wanneer de verwerking van uw gegevens is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang, hebt u het recht om bezwaar te maken om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Houd er echter rekening mee dat we u in dit geval legitieme redenen kunnen geven om de verwerking voort te zetten, en in dit geval zullen we de verwerking inderdaad voortzetten;
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens : Onder bepaalde omstandigheden hebt u het recht om de gegevens die u aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, interoperabel formaat naar u te laten verzenden of rechtstreeks door ons aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten verzenden, voor zover dit technisch mogelijk is.
  • Recht om uw toestemming in te trekken : wanneer de verwerking van uw gegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken. Deze intrekking doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking van uw gegevens die heeft plaatsgevonden in de periode voorafgaand aan de intrekking van uw toestemming.

Deze rechten kunnen te allen tijde kosteloos worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar het centrale contactpunt voor gegevensbescherming op dpo@ampnet.be. Wij verbinden ons ertoe om binnen een maand na ontvangst op uw verzoek te reageren. We kunnen u eerst om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen en ervoor te zorgen dat het verzoek van u afkomstig is.

Als u op enig moment van mening bent dat AMP uw privacy schendt, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Autoriteit Persoonsgegevens,

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel,

Tel. +32 (0)2 274 48 00,

E-mailadres: contact@apd-gba.be.

  1. Hoe kunt u op de hoogte blijven van wijzigingen in dit privacybeleid?

AMP behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid van tijd tot tijd te wijzigen of bij te werken om wijzigingen in onze praktijken voor de verwerking van persoonsgegevens weer te geven of om te voldoen aan wijzigingen in de toepasselijke wetgeving.

Wanneer het beleid wordt bijgewerkt, ontvangen kandidaten de nieuwste versie op de juiste manier (bijvoorbeeld tijdens het wervingsproces of op verzoek). De meest recente updatedatum en het versienummer staan bovenaan dit document vermeld.

  1. Hoe kunt u contact met ons opnemen over dit privacybeleid?

Als u vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring, neem dan contact op met ons centrale aanspreekpunt voor gegevensbescherming: dpo@ampnet.be.