Privacy and GDPR-agreement

Colmar nv

Déclaration de protection de la vie privée pour les postulants (RGPD)

 

Article 1er – Contexte

Lors du traitement de données à caractère personnel, il convient de toujours tenir compte du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi belge sur la protection de la vie privée de 1992. Cette réglementation assure la sauvegarde du droit à la protection des données à caractère personnel.

 

Article 2 – Principes généraux du traitement des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel doivent être :

  • traitées de manière licite, loyale et transparente à l’égard du candidat ;
  • collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d’une manière incompatible avec ces finalités ;
  • adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
  • exactes et, si nécessaire, tenues à jour ;
  • conservées sous une forme permettant l'identification du candidat pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
  • traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données à caractère personnel, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle, à l'aide de mesures techniques ou organisationnelles appropriées.En tant que responsable du traitement, l’entreprise est responsable du respect de ces principes.

Article 3 – Aperçu des droits des personnes concernées

Les droits du candidat sont les suivants :[1]

  • Droit d’accès – par l’exercice de ce droit, vous pouvez obtenir tant un accès qu’une copie aux données à caractère personnel que nous traitons vous concernant ;
  • Droit de correction – par l’exercice de ce droit, vous pouvez toujours demander que des corrections ou compléments soient apportés à vos données à caractère personnel. Leur adaptation suivra sur simple demande ;
  • Droit à l’effacement – par l’exercice de ce droit, vous pouvez demander que vos données soient effacées en cas d’irrégularités dans leur traitement ;
  • Droit à la limitation du traitement – par l’exercice de ce droit, vous pouvez demander une limitation du traitement lorsque des erreurs apparaissent et qu’une demande de correction est en cours ou si vous estimez qu'une irrégularité est survenue. Cela signifie que vos données à caractère personnel pourront exclusivement être traitées moyennant votre consentement. Cela ne touche pas le simple enregistrement des données à caractère personnel, ni leur traitement éventuel dans le cadre d’une procédure judiciaire visant à la protection de personnes physiques ou morales ou pour des motifs importants d’intérêt général ;
  • Droit à la portabilité – par l’exercice de ce droit, vous pouvez demander que les données que vous avez fournies vous soient restituées ou soient transférées directement à un tiers dans un format accessible. Ce droit peut toutefois éventuellement être limité par l’exercice d’un principe de proportionnalité spécifique ;
  • Droit au refus du traitement automatisé des données – par l’exercice de ce droit, vous pouvez déclarer que vous ne souhaitez pas que vos données à caractère personnel fassent l’objet de processus et traitements de données totalement automatisés sans intervention humaine ;
  • Droit de retrait du consentement – par l’exercice de ce droit, vous pouvez retirer à tout moment un consentement donné précédemment. Il sera alors mis fin à tout traitement.

Article 4 – Identification du responsable du traitement  L'administration du personnel et/ou la politique de RH impliquent le traitement de diverses données à caractère personnel. Ces traitements ne sont pas toujours exigés par des dispositions légales, mais sont considérés comme essentiels dans le cadre de la poursuite éventuelle de l’exécution d'un contrat de travail et/ou du fonctionnement organisationnel de l'entreprise. Elles sont en outre indispensables pour la poursuite de la procédure de recrutement et sont fondées sur un intérêt légitime. Vos données à caractère personnel suivantes sont traitées dans ce cadre 

Article 5 – Identification des données à caractère personnel

Les coordonnées du délégué à la protection des données sont les suivantes : info@colmar.be

  • Coordonnées générales (nom, adresse, e-mail, numéro de téléphone) ;
  • Information pour le traitement des salaires (numéro de registre national, ancienneté, état civil, numéro de compte bancaire, situation familiale, date de naissance) ;
  • Références indiquées auprès d’anciens employeurs ;
  • CV (y compris informations déclarées) ;
  • Lettre de motivation (y compris informations déclarées) ;
  • Salaire et fiches de paie ;
  • Notes prises lors de l’entretien d’embauche ;
  • Photo ;
  • Evaluations
  • Résultats des tests 

Des catégories particulières de données à caractère personnel ne sont pas traitées.

 

Article 6 – Transmission des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel peuvent, le cas échéant, être transmises aux tiers suivants :

  • Secrétariat social ;
  • Compagnie d’assurances ;
  • Hudson (testes psychotechniques) ;
  • CV Warehouse (base de données candidatures)
  • Agence intérim (en cas d’embauche par intérim) 

Vos données à caractère personnel ne seront ni vendues, ni louées, ni partagées, ni transmises de quelque manière que ce soit à des tiers sans consentement préalable.

Article 7 – Délais de conservation

En cas d’embauche par la suite, toutes les données seront conservées au moins durant les délais de conservation légaux, puis conformément aux dispositions en matière de protection de la vie privée reprises dans le règlement de travail interne de l’entreprise.

Au terme de la procédure de recrutement, votre candidature, en ce compris les données à caractère personnel qu’elle contient telles que définies à l’article 5, sera conservée pendant 10 ans après votre dernière candidature, et ce, en vue de la constitution d’une réserve de recrutement interne à l’entreprise. 

À l’expiration de ce délai, les données ne seront plus conservées, sauf moyennant la reconduction de votre consentement.

[1] Si vous souhaitez exercer un ou plusieurs des droits susmentionnés, vous devez prendre contact avec la personne dont les coordonnées sont mentionnées à l’article 3.