Privacy and GDPR-agreement

 

1. Quelle est la portée de la présente Déclaration Vie Privée ?

 

La présente Déclaration Vie Privée décrit la manière dont DKV Belgium SA ("DKV") collecte, utilise, consulte ou traite de toute autre manière les données à caractère personnel de ses demandeurs d'emploi pour des postes au sein du DKV (collectivement dénommés "vous", "votre" ou "vos"). Dans toutes les situations décrites dans la présente Déclaration Vie Privée, DKV traitera vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement des données

 

DKV est une société de droit belge, dont le siège social est situé 25 rue de Loxum, 1000 Bruxelles, Belgique, inscrite auprès de la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d'entreprise 0414.858.607, tél : +32(0)22876411, email : privacy@dkv.be.

 

DKV attache une grande importance à la protection de votre vie privée et traite vos données à caractère personnel conformément au Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 (le "RGPD") et à toute législation nationale dérivée adoptée en vertu du RGPD (collectivement appelés "Droit européen en matière de protection de la vie privée"). Les termes spécifiques utilisés dans la présente Déclaration Vie Privée ont la signification qui leur est donnée dans le Droit européen en matière de protection de la vie privée

 

Lorsque vous nous soumettez une demande d'emploi, par exemple par l'intermédiaire de notre site web ou d'un site web tiers, pour un poste vacant à DKV, vos données à caractère personnel sont traitées à des fins de recrutement, ainsi que pour l'administration et la gestion de notre (futur) personnel.

 

Si votre candidature n'est pas retenue (par exemple, si le poste vacant a déjà été pourvu), vos données à caractère personnel seront toutefois conservées par DKV pendant un certain temps (voir l'article 9 ci-dessous).

 

Si votre candidature est retenue, vous recevrez une autre déclaration de confidentialité.

 

2. Quels sont les types de données à caractère personnel que DKV traite à votre sujet ?

 

DKV traite les types de données à caractère personnel suivants vous concernant:

 

  • prénom/nom ;
  • adresse ;
  • âge (date de naissance) ;
  • lieu de naissance ;
  • éducation et études ;
  • adresse électronique ;
  • sexe ;
  • passe-temps et intérêts ;
  • statut d'immigration (visa, permis de travail, restrictions de séjour ou de voyage) ;
  • mode de vie (habitudes, contacts sociaux, préférences, etc.) ;
  • état civil ;
  • nationalité ;
  • questionnaires de personnalité et résultats des tests de logique;
  • enregistrements photographiques (photo/vidéo) ;
  • profession et emploi ;
  • données physiques ;
  • opinions concernant la personnalité ou le caractère ;
  • données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et peines dans la mesure où cela est nécessaire et autorisé, (voir l'article 7 ci-dessous) ; et
  • numéro de téléphone.

 

3. De quelles sources DKV obtient-elle vos données à caractère personnel ?

 

DKV obtient vos données à caractère personnel auprès des sources suivantes:

  • directement de votre part par le biais de votre candidature et/ou lors des entretiens ;
  • les appels téléphoniques, les courriels et autres communications ;
  • les recruteurs et les chasseurs de têtes ; et
  • autres tierces parties.

 

4. Quels sont les objectifs et les fondements juridiques du traitement de vos données à caractère personnel ?

 

Vos données à caractère personnel sont traitées aux fins suivantes et sur la base des motifs juridiques suivants:

 

4.1.      Objectifs de recrutement

 

DKV traite vos données à caractère personnel en vue des objectifs de recrutement suivants :

 

  • le recrutement et l'administration et la gestion du (futur) personnel.

 

Le traitement à des objectifs de recrutement se fonde sur les motifs juridiques suivants : (i) consentement ad hoc lors du dépôt de la demande d'emploi et de la participation aux entretiens ; (ii) nécessité de prendre des mesures avant de conclure un contrat ; (iii) intérêts légitimes de DKV.

 

4.2.      Conformité aux obligations légales

 

DKV traite vos données à caractère personnel pour assurer le respect des obligations légales et réglementaires (par exemple, les obligations découlant du droit du travail et de la sécurité sociale) requises par les lois, règlements ou ordonnances applicables émises par les autorités nationales compétentes et d'autres organismes publics.

 

Le traitement à des fins de conformité se fonde sur le motif juridique suivant : le respect des obligations légales auxquelles DKV est soumise.

 

5. Quels sont les tiers avec lesquels vos données à caractère personnel sont partagées et en vue de quelles finalités ?

 

Dans la mesure strictement nécessaire, vos données à caractère personnel peuvent être partagées avec les tiers suivants en vue des finalités suivantes :

 

  • les prestataires de services, afin de permettre à DKV de fournir, de développer, de contrôler et d'améliorer ses activités ;
  • certaines professions réglementées, telles que les avocats, les notaires ou les commissaires aux comptes, aux fins du respect des obligations légales auxquelles DKV est soumise et/ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense d'actions en justice ; et
  • les entités publiques, aux fins du respect des obligations légales auxquelles DKV est soumise et/ou pour l'établissement, l'exercice ou la défense d'actions en justice.

 

6. Quels sont les intérêts légitimes sur base desquels DKV traite vos données à caractère personnel ?

 

Lorsque DKV se fonde sur ses intérêts légitimes, cela inclut (i) la poursuite des activités et des objectifs commerciaux de DKV ; (ii) le respect des directives, normes et codes de conduite applicables ; (iii) l'amélioration des opérations commerciales et de l'offre de services de DKV ; (iv) la protection de l'entreprise, des actionnaires, des employés et des clients de DKV ; (v) l'établissement, la défense et l'exercice de droits légaux ; et (vi) l'analyse de la concurrence sur le marché.

 

Lorsque DKV invoque ses intérêts légitimes, elle pèse soigneusement l'intérêt de DKV et votre intérêt, y compris la protection de votre vie privée.

 

7. Dans quelles circonstances DKV traite-t-elle vos données à caractère personnel relatives à des condamnations pénales et peines ?

 

DKV ne traitera vos données à caractère personnel relatives à vos condamnations pénales et peines que (i) dans la mesure nécessaire à la gestion de ses propres litiges ; (ii) pour des raisons d'intérêt public important pour l'exécution de tâches d'intérêt public établies par ou conformément aux lois applicables ; (iii) si vous avez donné votre consentement écrit explicite au traitement de ces données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques et si le traitement est limité à ces finalités ; et (iv) si le traitement porte sur les données à caractère personnel que vous avez apparemment communiquées de votre propre initiative pour une ou plusieurs finalités spécifiques et si le traitement est limité à ces buts.

 

8. DKV applique-t-elle la prise de décision automatisée ?

 

DKV procède à des traitements automatisés susceptibles de produire des effets juridiques vous concernant (par exemple, l’évaluation de la personnalité, l’envoi des mails via CVWarehouse pour vous informer du statut de votre candidature, etc.). Vous avez toutefois le droit d'obtenir une intervention humaine, d'exprimer votre point de vue et de contester la décision.

 

9. Combien de temps DKV conserve-t-elle vos données à caractère personnel ?

 

DKV conserve vos données à caractère personnel aussi longtemps qu'elles sont nécessaires à l'exécution des activités décrites dans la présente Déclaration Vie Privée, aussi longtemps qu'elles vous sont communiquées par ailleurs ou aussi longtemps que la loi applicable le permet. Par exemple, DKV peut conserver vos données à caractère personnel si cela est raisonnablement nécessaire pour se conformer à des obligations légales, résoudre des litiges ou des contentieux, ou si cela est nécessaire pour faire respecter la présente Déclaration Vie Privée ou prévenir les fraudes et les abus.

 

Pour déterminer la durée de conservation appropriée des informations que DKV recueille auprès de vous, DKV tient compte de la quantité, de la nature et de la sensibilité des données à caractère personnel, du risque potentiel de préjudice résultant de l'utilisation ou de la divulgation non autorisée des données à caractère personnel, des finalités pour lesquelles DKV traite les données à caractère personnel et de la possibilité d'atteindre ces finalités par d'autres moyens, ainsi que des exigences légales applicables.

 

10. Comment vos données à caractère personnel sont-elles protégées ?

 

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre afin d'assurer un niveau de sécurité adéquat de vos données à caractère personnel, y compris, mais sans s'y limiter, les contrôles d'accès aux systèmes physiques et informatiques, les obligations de confidentialité, etc.

 

Dans le cas où des données à caractère personnel seraient compromises à la suite d'une violation de données à caractère personnel, DKV effectuera les notifications nécessaires, si le Droit européen en matière de protection de la vie privée l'exige.

 

11. DKV transfère-t-elle vos données à caractère personnel en dehors de l'EEE ?

 

Vos données à caractère personnel sont traitées principalement dans l'Espace économique européen ("EEE"). Toutefois, dans le cadre de la gestion de ses activités et de l'évaluation de votre candidature, DKV peut transférer des données à caractère personnel vers des pays situés en dehors de l'EEE.

 

Dans ce cas, DKV prendra les mesures appropriées pour protéger les données à caractère personnel, notamment en concluant des clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne conformément à l'article 46, paragraphe 2, du RGPD. Ces clauses peuvent être consultées au siège de DKV.

 

 

12. Quels sont vos droits ?

 

Sur demande écrite datée et signée, et avec une preuve de votre identité, vous avez le droit de:

 

  • obtenir l'accès à vos données à caractère personnel;
  • obtenir la rectification de données à caractère personnel incorrectes;
  • obtenir l'effacement de vos données à caractère personnel;
  • obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel;
  • obtenir la portabilité de vos données à caractère personnel;
  • s'opposer au traitement de vos données à caractère personnel;
  • retirer votre consentement, dans le cas où le traitement de vos données à caractère personnelle est basé sur ceux-ci, sans affecter la légalité du traitement basé sur le consentement avant le retrait;
  • obtenir une intervention humaine en ce qui concerne la prise de décision automatisée et le profilage, et
  • déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle de votre lieu de résidence ou de celle où vous pensez qu'une infraction a pu être commise.

 

Les droits ci-dessus peuvent être soumis à certaines conditions et/ou modalités juridiques énoncées dans le Droit européen en matière de protection de la vie privée.

 

Afin d'exercer vos droits, veuillez contacter le délégué à la protection des données de DKV par courrier à l'adresse suivante : 25 Rue de Loxum, 1000 Bruxelles, Belgique ou par e-mail à privacy@dkv.be.

 

13. Que se passe-t-il si DKV apporte des modifications à la présente Déclaration Vie Privée ?

 

DKV se réserve le droit de modifier et de mettre à jour la présente Déclaration Vie Privée de temps à autre. La dernière version de la présente Déclaration Vie Privée peut être consultée en tout temps à l'adresse https://www.dkv.be/privacy.

 

14. Comment contacter DKV ?

 

Si vous avez des questions, commentaires, remarques, demandes ou plaintes concernant la présente Déclaration Vie Privée ou le traitement de vos données à caractère personnel par DKV, veuillez contacter le délégué à la protection des données de DKV par courrier à l’adresse suivante : 25 Rue de Loxum,
1000 Bruxelles, Belgique ou par e-mail à privacy@dkv.be.