Confidentialité et accord du RGPD

Politique de confidentialité pour le recrutement et pour la sélection

Introduction

AMP (ci-dessous « nous ») collecte et traite, en tant que responsable du traitement, les données personnelles des candidats à l’emploi dans le cadre de la procédure de recrutement.

Nous accordons une grande importance au respect de votre vie privée et traitons vos données personnelles dans le strict respect de la législation en matière de protection de la vie privée, en toute transparence.

L’objectif de cette déclaration de confidentialité est de vous informer, de la manière la plus complète et aisée possible, sur la manière dont nous traitons vos données personnelles lorsque vous postulez pour un emploi au sein de notre organisation.

Identité du responsable du traitement

Le traitement des données à caractère personnel des candidats à un emploi au sein de AMP (que ces données soient collectées via la plateforme dédiée à cet effet sur le site internet ampnet.be ou via un autre canal – tels que le réseau social LinkedIn ou l’e-mail) s’effectue sous la responsabilité de AMP.

AMP est le leader du marché belge de la distribution de la presse. Depuis sa création en 1885 en tant que distributeur national de presse, la société est leader dans le secteur. Aujourd'hui, AMP dessert plus de 5 300 points de vente en Belgique. Chaque jour, la société distribue plus de 700 000 magazines et 550 000 journaux, dont 325 titres de magazines uniques et 175 titres de journaux. AMP fait partie du groupe Ubiway qui lui-même fait partie du groupe Bpost.

AMP est une Société Anonyme dont le siège social se situe au 451, Route de Lennik, 1070 Bruxelles (BELGIQUE), immatriculée au Registre de la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0403.482.188.

Quelles données personnelles collectons-nous?

Une donnée personnelle est une donnée permettant de vous identifier soit directement (des données telles que votre nom et prénom permettent votre identification immédiate), soit indirectement (des données telles que votre code postal, votre numéro de téléphone ou votre numéro de contrat permettent votre identification de manière indirecte), ainsi que toute donnée qui, croisée avec un identifiant, se rapporte à votre personne.

Dans le cadre de la procédure de recrutement des candidats à l’emploi, nous sommes amenés à récolter différentes catégories de données personnelles concernant le candidat. Cela inclut :

Données d’identification (ex : votre nom, adresse de courrier électronique, adresse postale, numéro de téléphone (mobile), …) ;
Données démographiques (ex : votre sexe, date de naissance, langue, nationalité, …) ;
Données d’éducation et formation (ex : formations, diplômes, certifications, …) ;
Données professionnelles (ex : emplois et employeurs précédents, périodes sans emploi, …) ;
Compétences personnelles (ex : compétences en communication, compétences organisationnelles/ managériales, compétences en termes de gestion des outils informatiques, …) ;
Photographie (uniquement dans le cas où vous décidez de la télécharger sur notre plateforme dédiée au recrutement sur notre site internet);
Appréciations du recruteur concernant vos capacités professionnelles et votre personnalité ;
Informations complémentaires que vous choisissez de nous communiquer.

Nous attirons votre attention sur le fait que, dans le cadre de notre procédure de recrutement ou de sélection, nous n’avons pas besoin de collecter des données sensibles vous concernant, comme par exemple des données révélant votre race ou origine ethnique, vos opinions politiques, religieuses ou philosophiques, votre appartenance à un syndicat, votre santé ou votre vie sexuelle. Sachez que si vous choisissez de nous communiquez spontanément des données sensibles non sollicitées (par exemple dans votre lettre de motivation ou lors de l’interview), vous le faites sous votre propre responsabilité et nous ne les prendrons pas en compte lors du processus de recrutement.

Comment obtenons-nous vos données personnelles?

Nous obtenons ces données personnelles de différentes façons :

Soit directement auprès de vous : il s’agit de données que vous nous communiquez vous-même (par exemple dans sur notre plateforme dédiée aux candidatures sur notre site internet, dans votre CV ou lettre de motivation, lors de l’interview, …) ;
Soit via d’autres canaux : il s’agit de données qui nous sont fournies par des agences de recrutement ou par un tiers (par exemple votre ancien employeur) dans le cadre d’une lettre de recommandation vous concernant.

Pourquoi et sur quel fondement légal traitons-nous vos données personnelles?

Nous traitons vos données personnelles à des fins de recrutement, et plus particulièrement pour :

vous permettre de déposer votre CV ou de soumettre votre candidature en ligne ;
évaluer votre candidature par rapport à nos postes vacants ;
communiquer avec vous et répondre à votre candidature (ou éventuelles questions) ;
organiser des interviews ;
réaliser des tests de compétences ou de personnalité ;
vous proposez d’autres opportunités de postes semblables à celui pour lequel vous postulez ;
préparer votre contrat de travail pour vous offrir un poste.

AMP traite vos données personnelles soit sur base de votre consentement, soit sur base de notre intérêt légitime. En effet, nous avons un intérêt légitime à traiter vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement, afin de nous permette de choisir les meilleurs candidats aux postes vacants et ainsi de vous proposer les postes qui correspondent le mieux à votre profil.

Avec qui partageons-nous vos données personnelles?

Vos données personnelles seront partagées en interne (au sein de AMP) aux personnes impliquées dans la procédure de recrutement pour le poste visé. Ces personnes sont notamment les membres du département RH, votre potentiel supérieur hiérarchique, les managers du département dans lequel se trouve le poste visé, …

Pour gérer une partie de notre processus de recrutement, nous faisons appel à un partenaire spécialisé qui agit comme sous-traitant et est lié contractuellement à nous (il s’agit de la société CVWarehouse, basée à Anvers, qui édite et gère notre portail dédié au recrutement sur notre site internet, permettant de diffuser des offres d’emploi, de collecter des candidatures et de les gérer). Dans ce cadre, vos données personnelles entrées par vous ou par nous sur le portail en question sont également accessibles à ce partenaire.

Pendant combien de temps conservons-nous vos données personnelles?

Si votre candidature à un poste est retenue et aboutit à une relation de travail, vos données personnelles récoltées dans le cadre de la procédure de recrutement seront transférées vers votre dossier personnel d’employé et conservées durant toute la durée de votre contrat de travail, et au-delà, pendant les périodes déterminées par la loi belge, et précisée dans notre Déclaration de Confidentialité pour les employés.

Si votre candidature n'est pas retenue, nous conserverons vos données pendant une période maximale de un an après la fin de la procédure de recrutement, pour le cas où un autre poste correspondant à votre candidature se libérerait, et pour pouvoir vous contacter dans ce cas. Toutefois, si vous ne souhaitez pas que nous conservions vos données personnelles à cet effet, vous pouvez à tout moment nous communiquez votre refus à l’adresse suivante : HR@ampnet.be .

Si votre candidature comme entrepreneur indépendant pour la gestion d’un de nos magasins est retenue, vos données personnelles seront conservées durant toute la durée du contrat d’entreprise. Lorsque le contrat d’entreprise prend fin, vos données personnelles seront conservées pendant une durée de 10 ans à dater de la fin du contrat (durée de la prescription légale).

Comment protégeons-nous vos données personnelles?

AMP a pris des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour empêcher la destruction, la perte, la falsification, l'altération, l'accès non autorisé ou la divulgation de vos données personnelles à des tiers et tout autre traitement non autorisé de ces données.

Nous avons tout mis en œuvre pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des systèmes d'information et des services qui traitent les données personnelles. Ces mesures comprennent des mesures de sécurité physique et opérationnelle, le contrôle d'accès, la sensibilisation et des clauses de confidentialité. Tous nos employés et les tiers que nous engageons sont tenus de respecter la confidentialité et la sécurité de vos données.

Quels sont vos droits et comment les exercer?

Conformément à la législation relative à la protection des données, vous disposez, sous certaines conditions bien définies dans cette législation, de différents droits par rapport à vos données personnelles :

Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles, d’accéder à celles-ci et d’en recevoir une copie ;
Droit de rectification : si vous constatez que vos données sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de nous demander de les rectifier ;
Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : dans certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données de nos systèmes. La suppression de données personnelles n'est parfois pas possible en raison d'obligations contractuelles, de dispositions légales et de l'intérêt légitime de notre organisation, ce qui signifie que cette demande ne peut pas toujours être accordée ;
Droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données, auquel cas vos données ne seront plus traitées (mais seront conservées). Cette demande peut être faite, par exemple, si vous constatez que vos données personnelles sont incorrectes, en attendant leur rectification. Nous n'avons à répondre à ces demandes que dans les cas prévus par la loi ;
Droit d’opposition : lorsque le traitement de vos données est basé sur notre intérêt légitime, vous avez le droit de vous y opposer pour des motifs liés à votre situation particulière. Cependant, sachez que dans ce cas, nous pouvons vous présenter des motifs légitimes justifiant la poursuite du traitement, et dans ce cas, nous poursuivrons effectivement le traitement ;
Droit à la portabilité des données : dans certaines circonstances, vous avez le droit d'obtenir que les données que vous nous avez fournies vous soient transmises dans un format structuré et interopérable, ou soient transmises directement par nous à un autre responsable du traitement, à condition que cela soit techniquement possible.
Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement de vos données est basé sur votre consentement, vous avez le droit de retirer celui-ci à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement de vos données effectué durant la période précédant le retrait de votre consentement.

Ces droits peuvent être exercés gratuitement et à tout moment en envoyant un e-mail au point de contact délégué à la protection des données à l’adresse HR@ampnet.be . Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Il est possible que nous vous demandions d'abord des renseignements supplémentaires afin de confirmer votre identité et de nous assurer que la demande provient de vous.

Vous avez le droit de contacter l’Autorité de protection des données (Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, tél +32 (0)2 274 48 00, e-mail : contact@apd-gba.be) dans le cas de plaintes au sujet du traitement de vos données personnelles, ou lorsque vous êtes convaincu(e) qu’un tel traitement est en infraction avec la loi. Nous vous encourageons à vous adresser d’abord à nous pour trouver une solution.

Comment rester au courant des modifications apportées à cette politique de confidentialité?

AMP peut modifier ou mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements apportés à nos pratiques concernant le traitement de vos données personnelles ou les changements apportés aux lois applicables. Pour ce faire, nous affichons la version mise à jour sur le présent site internet.

Nous vous invitons donc à consulter régulièrement la dernière version en ligne de cette déclaration. La date des modifications les plus récentes figure sur cette page.

Comment nous contacter au sujet de cette politique de confidentialité?

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles ou des remarques relatives à la présente politique de confidentialité, veuillez nous contacter notre Point de Contact délégué à la protection des données :

Soit par courrier adressé à AMP, Route de Lennik 451, 1070 Anderlecht, Belgium, (avec la mention « Data Protection »)
Soit par e-mail à l’adresse suivante : HR@ampnet.be