Privacy- en GDPR-overeenkomst

 MUSEUM VAN HEDENDAAGSE KUNST ANTWERPEN vzw

Leuvenstraat 32 - 2000 Antwerpen

 

PRIVACYVERKLARING i.v.m. selectie en rekrutering

 

In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe het M HKA, Leuvenstraat 32, 2000 Antwerpen met BTW nummer BE 0431 750 859( hierna M HKA genoemd) zich inzet voor de bescherming van de privacy van haar interne en externe kandidaten waarvan persoonsgegevens verzameld worden. Deze afspraken zijn van toepassing op de selectie- en rekruteringsactiviteiten van het M HKA.

 

Met deze privacyverklaring wil het M HKA je op een duidelijke, heldere en leesbare manier informatie geven over hoe we jouw gegevens verzamelen, behandelen en bewaren. Het M HKA hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en aan het feit dat jouw privacy wordt gerespecteerd. Het M HKA houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AGV, Verordening EU 2016/679).

In alle gevallen verzekeren we dat we:

  • Je persoonsgegevens enkel verwerken waarvoor ze aan ons bezorgd zijn;
  • Enkel de persoonsgegevens die we minimaal nodig hebben om een goede werking te verzekeren, verwerken;
  • Altijd om je uitdrukkelijke toestemming te vragen als we je persoonsgegevens opvragen;
  • Je persoonsgegevens niet doorgeven aan derden, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van je rechten m.b.t. jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft over de verwerking van je gegevens of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens (punt 9).

 

  1. Toepassingsgebied

De gegevens die je aan ons bezorgt via de jobsite van het M HKA en in het kader van een sollicitatieprocedure worden hoofdzakelijk verwerkt door het HR-team van het M HKA (hierna M HKA HR genoemd).

Via de jobsite van het M HKA krijg je als kandidaat de mogelijkheid om spontaan te solliciteren en/of specifiek voor een bepaalde vacature te solliciteren. Het M HKA als verwerkingsverantwoordelijke van deze sollicitaties verbindt er zich toe je persoonsgegevens enkel voor volgende verwerkingsdoeleinden te gebruiken:

  • Ontvangen van sollicitaties of vragen over vacatures
  • Kandidaten opvolgen en communiceren over het sollicitatieproces
  • Afspraken inplannen met kandidaten
  • wervingsreserve samenstellen (databank met kandidaat-werknemers)
  • Melding nieuwe vacatures
  • Sollicitatiegedrag analyseren om procedures te verbeteren en fraudepreventie

Om je sollicitatie vlot te laten verlopen of op je vraag gepast te kunnen antwoorden, heeft M HKA een aantal persoonsgegevens nodig, zoals:

  • Identiteitsinformatie (persoonsnaam, …)
  • Contactinformatie (woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, …)
  • Opleiding en vorming (diploma’s, getuigschriften, …)
  • Beroep (werkgever, functie, …)

M HKA HR verzamelt deze persoonsgegevens ofwel rechtstreeks (persoonlijk contact, telefoongesprekken, e-mail, …) of via het sollicitatieformulier met verplichte en optionele inputvelden en opgeladen bestanden (zoals: CV, motivatiebrief, diploma, …) op de jobsite. M HKA HR laat het niet toe om gegevens van kinderen onder de 16 jaar te ontvangen. Als kandidaat voeg je geen gevoelige gegevens toe aan jouw sollicitatie, zoals herkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakvereniging, gezondheid of medische informatie, seksuele leven, verdenkingen, vervolgingen, strafrechtelijk, bestuurlijke veroordelingen en alle andere informatie die onderworpen is aan reguleringen of bescherming uit hoofde van specifieke wetten. Indien je ongevraagd gevoelige gegevens verstrekt aan M HKA, geef je de toestemming aan M HKA HR om deze te wissen. Als je via de jobsite van het M HKA (sollicitatieformulier of contactformulier) persoonsgegevens verstrekt en de checkbox “privacy” aanvinkt, aanvaard je en stem je in met de verwerking van deze persoonsgegevens door M HKA HR. Je bevestigt hiermee tevens deze voorwaarden gelezen en goedgekeurd te hebben. De door jouw verstrekte gegevens zijn zo nauwkeurig mogelijk en worden zo nodig door jezelf of door M HKA HR bijgewerkt. Als je meermaals solliciteert en daarom meermaals in de databank van de jobsite voorkomt, zullen de gegevens in 1 dossier worden samengevoegd.

  1. Geheimhouding

M HKA HR slaat jouw persoonsgegevens op in een beveiligde database. HR waarborgt dat jouw data niet wordt doorgegeven aan derden voor commerciële of andere doeleinden. Ook zal M HKA HR nooit gegevens van kandidaten verkopen of verhandelen. Voor praktische uitvoering kan M HKA HR  beroep doen op leveranciers (bv. rekruteringssoftware, testleverancier, interim- en selectiekantoor, …) die toegang krijgen tot bepaalde gegevens van kandidaten om diensten te leveren in kader van het selectie- en rekruteringsproces (bv. inplannen van een assessment, uitnodiging testafname, …). M HKA HR zorgt ervoor dat deze derden zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaan en zich houden aan alle regels. M HKA HR kan krachtens van toepassing zijnde wetten worden verplicht, bepaalde gegevens van kandidaten te onthullen aan derden, zoals bijvoorbeeld de overheid. Ook kan het nodig zijn dat M HKA HR krachtens van toepassing zijnde wetten gegevens van kandidaten mee te delen om haar wettelijke rechten te beschermen. De toegang tot de gegevens van kandidaten is beperkt tot M HKA HR, sommige personeelsleden van het M HKA (betrokken bij de uitbouw en aanpassingen van de jobsite) en de betrokkenen bij de selectie- en rekruteringsactiviteiten.

  1. Datatransfer

Voor de selectie- en rekruteringsactiviteiten doet M HKA HR beroep op CVWarehouse NV.

  1. Bewaartermijn

Na afloop van de selectie- en rekruteringsprocedure bewaart M HKA HR jouw persoonsgegevens in de wervingsreserve voor het geval er een geschikte vacature is. Tenzij de lokale wetgeving anders bepaalt, worden deze gegevens maximaal 10 jaar bewaard na afsluiten van je sollicitatie. Als je meermaals solliciteert binnen de bewaartermijn, zal telkens de afsluitdatum van je laatste sollicitatie gebruikt worden. Als de bewaartermijn verstreken is, zullen jouw gegevens als kandidaat volledig uit het systeem van de jobsite van het M HKA gewist worden. Enkel om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (waaronder verzoeken van politie en justitie), voorschriften na te leven, geschillen op te lossen, de beveiliging te handhaven, fraude en misbruik te voorkomen, onze Gebruikersovereenkomst af te dwingen, kunnen je persoonlijke gegevens langer bewaard worden als dat redelijkerwijs nodig is.

  1. Rechten van de kandidaat

Als kandidaat heb je het recht om je persoonsgegevens op te vragen (toegang tot inzage of overdragen van data), te laten corrigeren (aanvullen of wijzigen) of zich te verzetten tegen de verwerking (volledig wissen of tijdelijke blokkeren) van je persoonsgegevens. Om deze rechten uit te oefenen kan je een aanvraag doen via onderstaande contactgegevens. M HKA HR zal je aanvraag beantwoorden binnen een termijn van 1 maand na ontvangst van je aanvraag en al dan niet gevolg verlenen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. Wanneer M HKA HR redenen heeft om te twijfelen aan de identiteit van de aanvrager, is M HKA HR gerechtigd om aanvullende informatie te vragen ter controle van de identiteit zodoende elke ongeoorloofde aanvraag te voorkomen.

  1. Cookies en jobsite

Naast de persoonsgegevens die je vrijwillig bezorgt aan M HKA in het kader van een sollicitatie of vraag, gebruikt de jobsite ook cookies om gegevens te verzamelen. Cookies helpen het M HKA inzien hoe kandidaten de jobsite gebruiken en hoe het M HKA deze beter en kandidaatvriendelijker kan maken. Je kan deze cookies op twee manieren accepteren: de cookiemelding die je op je eerste bezoek ziet sluiten of simpelweg verdergaan op de jobsite.

Technisch noodzakelijke cookies:

 

Deze cookies zijn noodzakelijk om de kernfunctionaliteiten van de website mogelijk te maken en kunnen niet worden uitgezet of geweigerd. Deze cookies blijven enkel actief tijdens je sessie op onze website en worden verwijderd door het webbrowser wanneer je uitlogt. We gebruiken momenteel bv. volgende cookies: cookies om te bepalen of je toegestemd hebt om cookies te gebruiken, cookies die taalkeuze onthouden, cookies die navigatie mogelijk maakt en cookies die de zoekfunctie mogelijk maken.

 

Third party en analytische cookies:

 

We gebruiken third party en analytische cookies om de gebruiksmogelijkheden van de website te verbeteren tijdens het navigeren én voor onze marketingdoeleinden, daar deze ons inzichten verschaffen over bezoekers (aantal bezoekers, hoe de website wordt aangewend, welke pagina’s het meest bezocht worden, …). Deze cookies blijven niet langer dan 2 jaar actief en geven ons niet de mogelijkheid je te identificeren wanneer je de website gebruikt.

 

Wanneer je third party cookies gebruikt, kan je mogelijk geïdentificeerd worden door die derde partij (bv. Door Share-knoppen van sociale media die je leiden naar de website van het sociale medium), maar zelf hebben wij geen zeggenschap over deze informatie. We verwijzen daarom naar de privacy voorwaarden van deze derden indien je meer wil weten betreffende het gebruik van jouw persoonsgegevens door deze derden.

 

We gebruiken momenteel zelf volgende third party en analytische cookies, waarvoor wij om jouw toestemming vragen bij het eerste bezoek op de website:

 

Google Analytics (om ons te voorzien van statistieken).

 

Om de jobsite actueel, gebruikersgericht en volledig te houden, maakt deze website gebruik van Google Analytics, een webanalysetool van Google Inc., Amphitheatre Parkway 1600, 94043 Mountain View, CA (VS), (‘Google’) dat ons toestaat om onze website te optimaliseren naar uw behoeften. Google Analytics maakt gebruik van cookies die jouw voorkeuren kunnen volgen wanneer je onze website bezoekt. Dit biedt functionaliteiten zoals het vergemakkelijken van navigatie en stelt ons in staat om onze diensten nog gebruiksvriendelijker te maken. De informatie die voor dit doel wordt gegenereerd (inclusief het IP-adres) wordt standaard geanonimiseerd zodat deze niet kan worden gebruikt om jou te identificeren. De gegevens worden pas geanalyseerd voor rapporten na anonimisering. De informatie die door deze cookies wordt gegenereerd, wordt over het algemeen verzonden naar en opgeslagen op een Google-server in de Verenigde Staten. Als gebruiker van onze services kan je jezelf natuurlijk afmelden voor het gebruik van cookies door je browserinstellingen te allen tijde te wijzigen. Meer informatie over gebruiksvoorwaarden en gegevensbescherming in Google Analytics vind je hier: http://www.google.com/analytics/terms/nl.html.

  1. Taal

De oorspronkelijk taal van deze sollicitatie privacyverklaring is Nederlands. Vertalingen of documenten opgesteld in een andere taal, vormen steeds louter een toegift naar de kandidaat toe. In het geval van verschil tussen de Nederlandse tekst en de vertaalde tekst, zal enkel de Nederlandse tekst gelden.

  1. Wijzigingen

M HKA behoudt zich het recht om op ieder moment deze sollicitatie privacyverklaring aan te passen. Als de wijzigingen een wezenlijke impact hebben op de uitvoering van de afspraken met de kandidaat, zullen deze steeds gecommuniceerd worden aan de kandidaat. Indien de kandidaat het niet eens is met de wijzigingen, kan deze altijd beroep aantekenen bij M HKA HR en in het uiterste geval heeft de kandidaat de mogelijkheid om zijn lopende sollicitatie stop te zetten en zich te laten verwijderen uit de databank.

  1. Contactgegevens

Voor vragen over de sollicitatie privacyverklaring, kan je M HKA contacteren via:

M HKA

T.a.v. HR

Leuvenstraat 32

2000 Antwerpen

personeel@muhka.be

03 205 36 41