Confidentialité et accord du RGPD

1. Introduction

INEOS collecte et traite des données à caractère personnel dans le cadre du recrutement de personnel. Nous attachons une grande importance à la transparence concernant la manière dont nous collectons et utilisons ces données afin de respecter nos obligations en matière de protection des données.

2. Quelles données collectons-nous ?

Lorsque vous postulez à un emploi au sein de l’entreprise, nous vous demandons votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone afin de pouvoir vous contacter si nécessaire. Nous vous demandons également des informations relatives à votre formation, y compris les formations suivies et les qualifications obtenues, afin d’évaluer vos compétences ; des informations sur votre expérience professionnelle ; une copie de votre CV ; ainsi que des informations concernant vos attentes en matière d’emploi et de rémunération.

Vous pouvez également choisir d’inclure des données à caractère personnel similaires dans votre CV et/ou de fournir des données supplémentaires dont INEOS n’a pas besoin. Cela relève de votre seule initiative.

Au cours du processus de sélection des stagiaires, nous collectons également des données d’évaluation.

INEOS peut collecter des données de différentes manières. Par exemple, des données peuvent être recueillies à partir des formulaires de candidature ou des CV, de la correspondance échangée avec vous, des entretiens, réunions ou autres évaluations, des systèmes d’accès sécurisés ainsi que des caméras de surveillance utilisées à des fins de sécurité lorsqu’elles sont présentes sur les sites de l’entreprise que vous pourriez visiter.

Dans certains cas, nous collectons des données à caractère personnel auprès de tiers, telles que des références fournies par d’anciens employeurs. Les références ne sont demandées que lorsqu’elles sont pertinentes pour le poste et après que le candidat en a été informé et a donné son accord.

Les données sont stockées à différents endroits au sein des systèmes de gestion des ressources humaines de l’entreprise.

3. Pourquoi traitons-nous les données à caractère personnel ?

INEOS collecte et traite des données à caractère personnel aux fins du recrutement et de la sélection du personnel. Le traitement de ces données est nécessaire pour prendre des mesures préalables à la conclusion éventuelle d’un contrat de travail, pour satisfaire à des obligations légales et sur la base de l’intérêt légitime d’INEOS à identifier et sélectionner des candidats appropriés pour les postes vacants.

Si vous postulez à un poste, nous procédons à des contrôles des permis de travail afin de vérifier que vous disposez du droit légal de travailler dans l’Union européenne ou dans le pays où vous postulez.

Les données des candidats peuvent être intégrées, pendant la durée de conservation applicable, dans une réserve commune de recrutement gérée via la plateforme CV Warehouse. Cette réserve est uniquement accessible aux sociétés belges d’INEOS mentionnées dans la présente déclaration de confidentialité et utilisant le même système de suivi des candidatures (Applicant Tracking System - ATS). Cela permet aux candidats d’être pris en considération pour d’autres postes vacants pertinents au sein de ces sociétés.

INEOS considère que les candidats peuvent raisonnablement s’attendre à ce que leurs données soient consultées par les sociétés belges d’INEOS mentionnées dans la présente déclaration de confidentialité pour des postes similaires pour lesquels leur profil pourrait être pertinent. Ce traitement est effectué exclusivement dans le cadre de la réserve commune de CV Warehouse et est limité aux collaborateurs impliqués dans les activités de recrutement et de sélection.

4. Qui a accès aux données ?

Vos informations sont partagées en interne avec les membres de l’équipe RH, qui peuvent également les partager avec d’autres collaborateurs d’INEOS impliqués dans le processus de recrutement, de sélection ou d’entretien.

Les données à caractère personnel des candidats sont traitées via la plateforme CV Warehouse. Seules les sociétés belges d’INEOS mentionnées dans la présente déclaration de confidentialité et utilisant ce système ont accès aux données des candidats dans le cadre de leurs activités de recrutement et de sélection.

Si un candidat peut correspondre à un poste en dehors de cette réserve commune de recrutement, son profil ne sera partagé qu’après qu’il en aura été informé et qu’il aura donné son consentement.

Les données à caractère personnel peuvent également être communiquées à des tiers effectuant des vérifications d’antécédents pour le compte d’INEOS. Des accords contractuels sont en place afin de garantir la protection de vos données personnelles.

5. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous prenons la sécurité de vos données très au sérieux. L’entreprise dispose de politiques internes et de contrôles visant à garantir que vos données ne soient ni perdues, ni détruites accidentellement, ni utilisées de manière abusive, ni divulguées, ni accessibles à des personnes autres que les employés autorisés dans le cadre de leurs fonctions. Pour plus d’informations, veuillez consulter la Politique de protection des données d’INEOS. L’accès aux bases de données ou aux systèmes contenant vos informations est réservé aux utilisateurs autorisés.

INEOS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données à caractère personnel, notamment :

• L’authentification multifacteur pour l’accès sécurisé à notre environnement Office 365 ;
• Le chiffrement des disques durs des ordinateurs portables afin d’empêcher tout accès non autorisé aux données en cas de perte ou de vol ;
• Des mesures limitant l’utilisation de disques durs externes (y compris les clés USB) afin d’éviter le stockage de données de l’entreprise dans des emplacements non autorisés.

Lorsque nous faisons appel à des prestataires externes pour le traitement de données à caractère personnel, ceux-ci agissent uniquement sur la base d’instructions écrites. Ils sont soumis à une obligation de confidentialité et doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité des données.

6. Pendant combien de temps conservons-nous les données ?

Nous conservons vos données à caractère personnel pendant une durée maximale d’un an à compter de la date à laquelle vous nous les avez fournies. Durant cette période, vos données pourront être consultées dans le cadre d’autres postes vacants appropriés au sein des sociétés belges d’INEOS participant à la réserve commune de recrutement via CV Warehouse.

Si vous rejoignez notre entreprise, vos données personnelles seront conservées et transférées dans votre dossier du personnel. Dans ce cas, vous recevrez une déclaration de confidentialité distincte.

7. Vos droits

En tant que personne concernée, vous disposez de plusieurs droits. Vous pouvez :

• Demander l’accès à vos données personnelles et en obtenir une copie ;
• Exiger la rectification de données inexactes ou incomplètes vous concernant ;
• Demander l’arrêt du traitement de vos données ou leur suppression, par exemple lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux finalités du traitement ;
• Vous opposer au traitement de vos données lorsque celui-ci repose sur l’intérêt légitime de l’entreprise ;
• Demander la limitation temporaire du traitement si l’exactitude des données est contestée ou s’il existe un litige concernant la prépondérance de vos intérêts sur les motifs légitimes invoqués par l’entreprise.

Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez contacter le responsable RH de l’entité INEOS concernée en Belgique.

Si vous estimez que l’entreprise n’a pas respecté vos droits en matière de protection des données, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente de protection des données en Belgique.

Coordonnées

Si vous estimez que vos données à caractère personnel ne sont pas traitées conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données (APD).

8. Prise de décision automatisée

INEOS n’utilise pas de processus de prise de décision fondé exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques à l’égard des candidats. Les candidatures sont toujours examinées par des collaborateurs habilités participant au processus de sélection.

Les versions de ce document sont contrôlées et font l’objet d’une révision et d’une mise à jour annuelles, ou chaque fois qu’un changement important intervient.