Confidentialité et accord du RGPD

Politique de confidentialité pour les candidats à un emploi

Version 2025-10-09

  1. Introduction

AMP (ci-après « nous ») collecte et traite, en tant que responsable de traitement, les données personnelles des candidats dans le cadre du processus de recrutement.

Nous attachons une grande importance au respect de votre vie privée et traitons vos données personnelles dans le strict respect de la législation sur la protection de la vie privée, en toute transparence.

L'objectif de cette déclaration de confidentialité est de vous informer, de la manière la plus complète et la plus claire possible, sur la manière dont nous traitons vos données personnelles lorsque vous postulez à un emploi au sein de notre organisation.

  1. Identité du responsable du traitement

Vos données personnelles sont collectées et traitées par AMP SA, dont le siège social est situé 233 Chaussée de Vilvorde 1120 Neder-over-Heembeek et dont le siège social est enregistré sous le numéro d'entreprise 0403.482.188.

AMP est le plus grand distributeur de presse en Belgique. À ses débuts, en tant que distributeur national en 1885, AMP dominait déjà le marché. Aujourd’hui, l’entreprise dessert plus de 5 300 points de vente en Belgique. Elle distribue chaque jour plus de 700 000 magazines et 550 000 journaux de respectivement 325 et 175 titres. AMP fait partie du groupe Bpost.

  1. Quelles données personnelles collectons-nous ?

Les données personnelles sont les données qui permettent de vous identifier soit directement (des données telles que votre nom et prénom permettent votre identification immédiate), soit indirectement (des données telles que votre code postal, votre numéro de téléphone ou votre numéro de contrat permettent votre identification indirecte), ainsi que toutes données qui, combinées à un identifiant, se rapportent à votre personne.

Dans le cadre du processus de recrutement, nous sommes amenés à collecter différentes catégories de données personnelles vous concernant. Cela comprend :

  • Données d'identification (par exemple, votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse postale, votre numéro de téléphone (portable), etc.) ;
  • Données démographiques (par exemple, votre sexe, votre date de naissance, votre langue, votre nationalité, etc.) ;
  • Données relatives à l'éducation et à la formation (par exemple, formations, diplômes, certifications, etc.) ;
  • Données professionnelles (par exemple, emplois et employeurs précédents, périodes de chômage, etc.) ;
  • Compétences personnelles (ex : compétences en communication, compétences organisationnelles/managériales, compétences en matière de gestion d'outils informatiques, etc.) ;
  • Photographie (uniquement si vous décidez de la télécharger sur notre plateforme de recrutement dédiée sur notre site web) ;
  • Commentaires du recruteur concernant vos capacités professionnelles et votre personnalité ;
  • Informations supplémentaires que vous choisissez de nous fournir.

Nous attirons votre attention sur le fait que, dans le cadre de notre processus de recrutement, nous n'avons pas besoin de collecter des données sensibles vous concernant, telles que, par exemple, des données révélant votre race ou votre origine ethnique, vos opinions politiques, religieuses ou philosophiques, votre appartenance syndicale, votre santé ou votre vie sexuelle. Veuillez noter que si vous choisissez de nous transmettre spontanément des données sensibles non sollicitées (par exemple dans votre lettre de motivation ou lors d'un entretien), vous le faites sous votre propre responsabilité, et nous ne les prendrons pas en compte lors du processus de recrutement.

  1. Comment obtenons-nous vos données personnelles ?

Nous obtenons ces données personnelles de différentes manières :

  • Soit directement auprès de vous : il s'agit de données que vous nous communiquez vous-même (par exemple sur notre site internet plateforme dédié aux candidatures, dans votre CV ou lettre de motivation, lors d'un entretien, etc.) ;
  • Ou via d'autres canaux : il s'agit de données qui nous sont fournies par des agences de recrutement ou par un tiers (par exemple votre ancien employeur) dans le cadre d'une lettre de référence vous concernant.
  1. Pourquoi et sur quelle base juridique traitons-nous vos données personnelles ?

Nous traitons vos données personnelles à des fins de recrutement, et plus particulièrement pour :

  • vous permettre de soumettre votre CV ou de postuler en ligne ;
  • évaluer votre candidature par rapport à nos offres d'emploi ;
  • communiquer avec vous et répondre à votre candidature (ou à toute question) ;
  • organiser des entretiens ;
  • effectuer des tests de compétences ou de personnalité ;
  • vous proposer d'autres opportunités d'emploi similaires à celle pour laquelle vous postulez ;
  • Rédigez votre contrat de travail pour vous proposer un poste.

AMP traite vos données personnelles soit sur la base de votre consentement, soit sur la base de notre intérêt légitime. En effet, nous avons un intérêt légitime à traiter vos données personnelles dans le cadre du processus de recrutement, afin de nous permettre de choisir les meilleurs candidats pour les postes vacants et ainsi vous proposer les postes qui correspondent le mieux à votre profil.

  1. Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Vos données personnelles seront partagées en interne (au sein d'AMP) avec les personnes impliquées dans le processus de recrutement pour le poste ciblé. Il s'agit notamment des membres du service des ressources humaines, de votre superviseur potentiel, des gestionnaires du service dans lequel se trouve le poste visé, etc.

Pour gérer une partie de notre processus de recrutement, nous faisons appel à un partenaire spécialisé qui agit en tant que sous-traitant et qui est lié contractuellement à nous (il s'agit de la société CVWarehouse, basée à Anvers, qui édite et gère notre portail de recrutement dédié sur notre site web, permettant la publication d'offres d'emploi, la collecte des candidatures et leur gestion). Dans ce cadre, vos données personnelles saisies par vous ou par nous sur le portail en question sont également accessibles à ce partenaire.

Nous pouvons également divulguer des données personnelles à d'autres tiers :

  • lorsque la loi le permet ou l'exige ;
  • lorsque nos prestataires de services de confiance nous fournissent des services en notre nom et selon nos instructions (par exemple, recrutement externalisé et tests d'aptitude). Nous contrôlerons ces fournisseurs et serons responsables de l'utilisation de vos données personnelles à tout moment ;
  • si nous sommes impliqués dans une fusion, une acquisition ou une vente de tout ou partie de nos actifs ; et
  • Lorsque nous croyons de bonne foi que la divulgation est nécessaire pour protéger nos droits, protéger votre sécurité ou celle d'autrui, enquêter sur une fraude ou répondre à une demande gouvernementale.

Notre objectif est de traiter principalement vos données personnelles dans l'UE. Toutefois, à certaines fins de traitement, nous pouvons transférer vos données personnelles en dehors de l'UE ou de l'Espace économique européen (EEE). Dans de tels cas, nous veillons à ce que les exigences légales concernant le traitement des données personnelles en dehors des pays de l'UE/EEE soient respectées. En pratique, cela signifie, par exemple, que les contrats que nous avons avec nos fournisseurs intègrent les clauses contractuelles types de l'UE pertinentes pour garantir la conformité.

  1. Combien de temps conservons-nous vos données personnelles ?

Si votre candidature est conservée et aboutit à une relation de travail, vos données personnelles collectées dans le cadre du processus de recrutement seront transférées dans votre dossier personnel et conservées pendant la durée de votre contrat de travail, et au-delà, pendant les périodes déterminées par le droit belge, et spécifiées dans notre politique de confidentialité pour les employés.

Si votre candidature ne résulte pas dans une relation de travail, nous conservons vos données dans notre base de données de CV pendant une période maximale de 15 ans après la fin de la procédure de recrutement. Cela nous permet, par exemple, de vous contacter si un autre poste correspondant à votre profil se libère au sein de notre organisation.

Si vous ne souhaitez pas que nous conservions vos données à cette fin, vous pouvez à tout moment nous faire part de votre objection à l'adresse suivante : dpo@ampnet.be.

De plus, si vous postulez en ligne via le formulaire de candidature de CVWarehouse à un poste vacant chez AMP, vous disposez, en tant que candidat, d'un login et mot de passe personnel pour la plateforme de candidature de CVWarehouse, sur laquelle vous pouvez à tout moment supprimer votre dossier de candidature et vos données personnelles dans l'application si vous le souhaitez.

  1. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

AMP a pris des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour empêcher la destruction, la perte, la falsification, l'altération, l'accès non autorisé ou la divulgation de vos données personnelles à des tiers et tout autre traitement non autorisé de ces données.

Nous avons mis tout en œuvre pour assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des systèmes d'information et des services qui traitent les données personnelles. Ces mesures comprennent des mesures de sécurité physique et opérationnelle, des clauses de contrôle d'accès, de sensibilisation et de confidentialité. Tous nos employés et les tiers que nous engageons sont tenus de respecter la confidentialité et la sécurité de vos données.

  1. Quels sont vos droits et comment pouvez-vous les exercer ?

Conformément à la législation sur la protection des données, vous disposez, sous certaines conditions prévues par cette législation, de différents droits relatifs à vos données personnelles :

  • Droit d'accès : vous avez le droit d'obtenir des informations concernant le traitement de vos données personnelles, d'accéder à ces données et d'en recevoir une copie ;
  • Droit de rectification : si vous constatez que vos données sont inexactes ou incomplètes, vous avez le droit de nous demander de les rectifier ;
  • Droit à l' effacement (« droit à l'oubli ») : dans certaines circonstances, vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données de nos systèmes. La suppression des données personnelles n'est parfois pas possible en raison d'obligations contractuelles, de dispositions légales et de l'intérêt légitime de notre organisation, ce qui signifie que cette demande ne peut pas toujours être accordée ;
  • Droit à la limitation du traitement : dans certains cas, vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données, auquel cas vos données ne seront plus traitées (mais seront conservées). Cette demande peut être faite, par exemple, si vous constatez que vos données personnelles sont incorrectes, en attente de correction. Nous n'avons à répondre à ces demandes que dans les cas prévus par la loi ;
  • Droit d'opposition : lorsque le traitement de vos données est fondé sur notre intérêt légitime, vous avez le droit de vous y opposer pour des motifs liés à votre situation particulière. Toutefois, sachez que dans ce cas, nous pouvons vous donner des raisons légitimes justifiant la poursuite du traitement, et dans ce cas, nous poursuivrons effectivement le traitement ;
  • Droit à la portabilité des données : dans certaines circonstances, vous avez le droit que les données que vous nous avez fournies vous soient transmises dans un format structuré et interopérable, ou qu'elles soient transmises directement par nos soins à un autre responsable du traitement, dans la mesure où cela est techniquement possible.
  • Droit de retirer votre consentement : lorsque le traitement de vos données est basé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment. Ce retrait ne remettra pas en cause la légalité du traitement de vos données effectué pendant la période précédant le retrait de votre consentement.

Ces droits peuvent être exercés gratuitement et à tout moment en envoyant un e-mail au point de contact unique pour la protection des données à l'adresse dpo@ampnet.be. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois à compter de sa réception. Nous pouvons d'abord vous demander des informations supplémentaires pour confirmer votre identité et nous assurer que la demande provient de vous.

Si, à tout moment, vous estimez qu'AMP porte atteinte à votre vie privée, vous avez le droit d'introduire une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données :

Autorité de protection des données,

Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles,

Tél. +32 (0)2 274 48 00,

Courriel : contact@apd-gba.be.

  1. Comment pouvez-vous rester informé des modifications apportées à cette politique de confidentialité ?

AMP se réserve le droit de modifier ou de mettre à jour la présente politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements apportés à nos pratiques en matière de traitement des données personnelles ou de se conformer aux modifications apportées aux lois applicables.

Chaque fois que la politique est mise à jour, les candidats recevront la dernière version de manière appropriée (par exemple, pendant le processus de recrutement ou sur demande). La date de la mise à jour la plus récente et le numéro de version sont indiqués en haut de ce document.

  1. Comment pouvez-vous nous contacter au sujet de cette politique de confidentialité ?

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles ou des commentaires sur la présente politique de confidentialité, veuillez contacter notre point de contact unique pour la protection des données : dpo@ampnet.be.