Privacyverklaring voor werknemers en sollicitanten
D’Ieteren Mobility Company NV

1. Persoonsgegevensverwerking en verantwoordelijkheid

 Deze verklaring beschrijft hoe we de verwerking van persoonsgegevens van werknemers en sollicitanten organiseren tijdens wervings-, selectie- en tewerkstellingsactiviteiten die worden uitgevoerd door D’Ieteren Mobility Company voor haar rekening en door D'Ieteren Automotive voor haar rekening en voor haar andere dochterondernemingen.  

Onder "verwerking" verstaan we elke handeling die wordt uitgevoerd met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, ordenen, structureren, bewaren, aanpassen of wijzigen, extractie, raadplegen, gebruiken, mededelen, beperken, wissen of vernietigen.

D’Ieteren Mobility Company NV, met maatschappelijke zetel te Maliestraat 50 - 1050 Brussel, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens. Alle vragen over dit onderwerp kunnen ons worden toegestuurd per post naar bovenstaand adres of per e-mail naar het volgende adres: privacyoffice@dieteren.be.

 

1. Wie is D’Ieteren Mobility Company ?

D'Ieteren Mobility Company is het distributienetwerk van D'Ieteren Automotive. Dit netwerk omvat dealers die een volledig scala aan diensten aanbieden, waaronder de verkoop, het onderhoud en de herstelling van voertuigen, evenals de verkoop van banden en accessoires. Bovendien biedt het netwerk onderhoudscontracten, financieringsoplossingen en verzekeringen aan.

 

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt en voor welke doeleinden verwerken we deze gegevens?

Persoonsgegevens" betekent alle informatie met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Hieronder maken we een onderscheid naargelang u een sollicitant of een werknemer bent.

U bent een werknemer

Wij verwerken uw persoonsgegevens in het kader van de arbeidsovereenkomst. Meer specifiek worden gegevens verwerkt met het oog op :

• Personeelsbeheer, -administratie en -beoordeling;
• Verzekeringsbeheer;
• Werkbeheer en -planning;
• Personeels- en loonbeheer en -administratie;
• Coördinatie van de activiteiten van D'Ieteren Automotive met sommige van haar dochterondernemingen en zakenpartners;
• Veiligheid en toezicht op de werkplek;
• Om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen waaraan we als werkgever onderworpen zijn;
• Het bevorderen van de bedrijfswaarden en -cultuur;
• Opvolging van de opleiding van het personeel en evaluatie van de kwaliteit van de opleidingen aangeboden door D'Ieteren Automotive;
• Voldoen aan de opleidingsverplichtingen van het personeel (indien relevant voor de functie)
• Fraude op het werk opsporen en de belangen van D’Ieteren Mobility Company in rechte verdedigen;
• Tevredenheidsonderzoek onder de werknemers.

Voor deze doeleinden verwerken we de volgende persoonsgegevens:

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, postadres, e-mailadres, mobiel telefoonnummer, identiteitskaart indien wettelijk vereist, burgerlijke staat, nationaliteit, enz.;)
• Het rijksregisternummer;
• Financiële identificatiegegevens;
• Alle persoonsgegevens met betrekking tot de organisatie van het werk (titel, gegevens met betrekking tot een mogelijke werkonderbreking, anciënniteit, …)
• Verzekeringsgegevens (pensioen, eventueel arbeidsongeval, burgerlijke aansprakelijkheid, …)
• Profielgegevens (beroepservaring, curriculum vitae, gevolgde opleidingen, …;
• Contactpersonen voor noodgevallen;
• Uittreksel uit het strafregister indien nodig voor de beklede functie (opleiding van minderjarige stagiairs, bijvoorbeeld) ;
• Foto voor het personeelsdossier;
• Bewakingsbeelden (camera) voor zover dit in overeenstemming is met de geldende regelgeving;
• Gegevens met betrekking tot het gebruik van IT-systemen en -hulpmiddelen die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld, in overeenstemming met het geldende gebruiksbeleid;
• In geval van een vermoeden van fraude en pas nadat de betrokken werknemer geïdentificeerd is, wordt de inhoud van de professionele mailbox van de werknemer geraadpleegd volgens de procedure die beschreven is in het Beleid voor aanvaardbaar gebruik van computermateriaal en online communicatiemiddelen netwerkcommunicatiegegevens van D’Ieteren Automotive (5. CONTROLE VAN DE COMMUNICATIEGEGEVENS BINNEN HET NETWERK (CAO nr. 81)).  

Afhankelijk van de verwerkingsactiviteit in kwestie verwerken we de persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (RSZ, enz.);
• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst;
• De verwerking is gebaseerd op uw toestemming;
• Verwerking is noodzakelijk met het oog op onze gerechtvaardigde belangen, in het bijzonder om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de gegevens en informatie te waarborgen die in het kader van onze activiteiten worden verwerkt.

U bent een sollicitant

We verzamelen en verwerken uw persoonsgegevens in het kader van onze wervings- en selectieactiviteiten.

Wij verwerken de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Zoeken en identificeren van relevante profielen en de voorselectie van kandidaten;
• Beoordelen of u in staat bent om een bepaalde functie, positie of bijzondere opdracht te vervullen;
• Evaluatie van uw professionele vaardigheden;
• Voeren van briefwisseling met de sollicitant;
• Beoordelingen of eventuele testen uitvoeren;
• De arbeidsovereenkomst voorbereiden in geval van een positieve beoordeling en een beslissing om aan te werven;
• Om een wervingsreserve op te bouwen voor toekomstige aanbiedingen, mits u hiervoor uw toestemming hebt gegeven;
• De verdediging van de belangen van D’Ieteren Mobility Company in geval van een geschil met betrekking tot de aanwervingsprocedure.

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens (naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres, postadres, gezinssamenstelling, burgerlijke staat, geboortedatum en -plaats);
• Gegevens met betrekking tot het profiel van de sollicitant (beroepservaring, curriculum vitae, gevolgde opleidingen, motivatiebrief, gegevens met betrekking tot de opleiding en bewijs van goed gedrag en zeden indien nodig, referenties van vorige werkgevers, enz.)

Afhankelijk van de verwerkingsactiviteit in kwestie verwerken we de persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgrondslagen:

• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van maatregelen gericht op de mogelijke sluiting van een arbeidsovereenkomst (precontractuele fase);
• De verwerking is gebaseerd op uw toestemming;
• De verwerking is noodzakelijk met het oog op onze gerechtvaardigde belangen, te weten het selecteren en werven van de juiste sollicitanten voor het optimaal functioneren van onze organisatie, en indien nodig het verdedigen van onze belangen in geval van een geschil;
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

 

4. Met wie worden de gegevens gedeeld?

U bent een werknemer

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan andere personen, behalve in de volgende gevallen:

• De werknemers van onze organisatie die er daadwerkelijk toegang toe moeten hebben om hun taken uit te voeren. Deze mensen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid;
• Uw collega's kunnen uw contactgegevens raadplegen (achternaam, voornaam en e-mailadres);
• De dochterondernemingen van D’Ieteren Automotive en/of het netwerk van onafhankelijke dealers om de activiteiten van D’Ieteren Automotive en de interne mobiliteit binnen de verschillende entiteiten te garanderen
• We doen eveneens beroep op gespecialiseerde externe leveranciers om bepaalde verwerkingen namens ons uit te voeren, zoals :
  • verzekeringsmaatschappijen ;
  • sociaal secretariaat ;
  • loonadministraties ;
  • IT- of telefonie dienstverleners;
  • Juridische adviseurs en advocaten.
• Als we wettelijk verplicht zijn om dit te doen, worden uw persoonsgegevens verstrekt aan de politie, opsporingsdiensten (inclusief sociale inspecties), overheidsdiensten, rechtbanken of aan andere derden die onder de wet vallen;

U bent een sollicitant

Uw persoonsgegevens worden niet doorgegeven aan andere personen, behalve in de volgende gevallen:

• De werknemers van onze organisatie die er daadwerkelijk toegang toe nodig hebben om de vacature te vervullen, waaronder medewerkers die betrokken zijn bij selectiegesprekken en werknemers van de HR-administratie die betrokken zijn bij het uitwerken van de voorgestelde arbeidsvoorwaarden en het arbeidscontract;
• We doen ook beroep op gespecialiseerde externe leveranciers om bepaalde verwerkingsactiviteiten namens ons uit te voeren of voor onze rekening voor klant- en prospectdienste, zoals :
  • verzekeringsmaatschappijen ;
  • sociaal secretariaat ;
  • IT-dienstverleners.
• Als we gebruikmaken van externe wervers, worden uw gegevens met hen gedeeld in het kader van de werving en selectie van sollicitanten.

 

5. Hoe beschermen we uw gegevens en hoe lang bewaren we ze?

 

We nemen alle gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking.

Uw gegevens worden bewaard zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, zoals uitgelegd in deze verklaring.

De duur van de verwerking varieert afhankelijk van de verwerkingsdoeleinden:

• Voor werknemers worden de gegevens, in overeenstemming met de wettelijke bepalingen, verwerkt voor de gehele duur van de arbeidsovereenkomst en gedurende 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst;
  • De wet voorziet echter in specifieke langere perioden in bepaalde gevallen:
    • 15 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst voor gegevens met betrekking tot medische controles of bedrijfsgeneeskundige rapporten;
    • 10 jaar na de aangifte bij een arbeidsongeval;
  • Gegevens worden niet langer verwerkt na het einde van de arbeidsovereenkomst wanneer ze worden gebruikt voor interne organisatorische doeleinden (personeelsoverzicht, werknemers met een specifieke taak in noodgevallen).

 

• In het geval van sollicitanten worden de gegevens tot maximaal 2 jaar na het einde van de selectieprocedure bewaard om u opnieuw te contacteren over toekomstige vacatures die overeenstemmen met uw profiel, tenzij u hiertegen bezwaar maakt.

 

6. Welke rechten hebt u?

 

U hebt de volgende rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die wij verzamelen/die u ons meedeelt:

• Recht op inzage en recht op overdraagbaarheid van uw gegevens:

U hebt het recht op toegang tot uw persoonsgegevens. U hebt het recht om bevestiging te krijgen dat gegevens die op u betrekking hebben al dan niet worden verwerkt en om te worden geïnformeerd over de doeleinden waarvoor we ze verwerken, het soort gegevens dat wordt verwerkt, de personen aan wie ze worden meegedeeld en hoe lang ze worden bewaard. U hebt ook het recht om een kopie te ontvangen van de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt en deze door te geven of ons te vragen deze door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

• Recht op rectificatie/gegevenswissing - recht op vergetelheid

U hebt het recht om de rectificatie te vragen van uw persoonsgegevens als u constateert dat deze onjuist of onvolledig zijn. U hebt ook het recht om te vragen dat uw persoonsgegevens gewist worden als ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Als u uw toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw gegevens, kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken.

• Recht op bezwaar te maken tegen de verwerking van gegevens voor marketingdoeleinden

U hebt het recht om zonder verantwoording bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketing of prospectiedoeleinden.

• Recht op beperking van de verwerking

U hebt het recht om een beperking van de verwerking van uw gegevens te verkrijgen als u de juistheid ervan betwist, als u bezwaar maakt tegen het wissen van uw gegevens en in plaats daarvan verzoekt om een beperking van het gebruik ervan, of als deze gegevens, hoewel ze niet langer door ons hoeven te worden verwerkt, voor u nog steeds noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

• Recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit

Als u dat wenst, kunt u over de verwerking van uw gegevens altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) op het volgende adres: Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel - contact@apd-gba.be.

De eerste 4 rechten kunnen worden uitgeoefend door contact met ons op te nemen op de adressen die worden vermeld in de sectie "Persoonsgegevensverwerking en verantwoordelijkheid".

 

7. Verwerkingsactiviteiten uitgevoerd als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke voor het D'Ieteren Intra-Mobility programma

 
Benaming van de verwerkingsactiviteiten

Gezamenlijke verwerkingsactiviteiten in het kader van het programma D'Ieteren Intra-Mobility

Identiteit van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken

De bijgewerkte lijst van deelnemende entiteiten (bedrijven verbonden met D'Ieteren Automotive) is beschikbaar op het intranet van elke deelnemende entiteit (rubriek HR/Intra-Mobility).

Doel van de verwerking

Het aanbod van een interne mobiliteitsmogelijkheid voor alle betrokken werknemers van de deelnemende entiteiten, door het hen mogelijk te maken te solliciteren naar een nieuwe baan bij een andere deelnemende entiteit (op tijdelijke of permanente basis).

Rechtsgrondslag voor de verwerking

De uitwisseling van gegevens tussen de deelnemende entiteiten is noodzakelijk om de voorgestelde interne mobiliteitsoptie uit te oefenen en om het rekruteringsproces door de potentiële nieuwe werkgever mogelijk te maken (contractuele of precontractuele noodzaak).

Bovendien kan de verwerking van persoonsgegevens die nodig is om het verzoek om interne mobiliteit te verwerken, gebaseerd zijn op de gerechtvaardigde belangen die de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken nastreven om het verzoek om interne mobiliteit van de betrokkene te behandelen.  

Duur van de verwerking 

De persoonsgegevens worden verwerkt voor de duur van de arbeidsovereenkomst (van de solliciterende werknemers). Na de beëindiging van de arbeidsovereenkomst met een deelnemende entiteit worden de gegevens 10 jaar in de archieven bewaard.  Gegevens kunnen echter langer worden bewaard als wettelijke verplichtingen dit vereisen (bijvoorbeeld voor de berekening van pensioenrechten).

Wanneer een werknemer wordt overgeplaatst naar een andere deelnemende entiteit, wordt zijn volledige HR-dossier overgedragen aan de nieuwe entiteit die hem in dienst neemt, waarbij de oorspronkelijke deelnemende entiteit slechts gedurende 10 jaar kopieën van persoonlijke gegevens bewaart voor archiveringsdoeleinden (of langer indien wettelijk vereist).

Type persoonsgegevens

Identificatiegegevens (achternaam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres, postadres, gezinssamenstelling, burgerlijke staat, INSZ-nummer, moedertaal, geboortedatum en -plaats);

Gegevens met betrekking tot de arbeidsvoorwaarden van de werknemer (maandelijks basisloon, pensioenbijdrageregeling, medische verzekering, extralegale voordelen, wettelijk verlof)

Gegevens met betrekking tot het gezin van de werknemer (indien van toepassing): Naam en voornaam van echtgenoot/echtgenote/kinderen, geboortedatum.

Categorieën van betrokken personen

Werknemers van de deelnemende entiteiten.

Ontvangers van de gegevens

 

Naast de uitwisseling van gegevens tussen de deelnemende entiteiten kunnen persoonsgegevens die worden verwerkt voor het uitvoeren van gezamenlijke verwerkingsactiviteiten in de volgende gevallen aan derden worden doorgegeven:

• IT-dienstverleners die door deelnemende entiteiten worden ingehuurd om de tools te leveren die worden gebruikt voor personeelsbeheer,
• Belastings- en socialezekerheidsinstanties indien wettelijk vereist,
• Het sociaal secretariaat of externe leveranciers die verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van de activiteiten gelinkt aan de human resources van de deelnemende entiteiten,
• De leasemaatschappijen voor het beheer van bedrijfswagens,
• Verzekeringsmaatschappijen die specifieke verzekeringsprogramma's aanbieden aan werknemers van de deelnemende entiteiten,
• De rechterlijke macht, de politie of overheidsinstanties indien wettelijk vereist.

 

Belangrijkste voorwaarden van de overeenkomst inzake gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid

In overeenstemming met artikel 26 van de AVG hebben de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheidsovereenkomst gesloten, waarvan de belangrijkste relevante aspecten de volgende zijn:  

• De deelnemende entiteiten staan de verwerking van de uitgewisselde gegevens alleen toe binnen de grenzen van de vereisten van het interne mobiliteitsprogramma;
• Wanneer een werknemer wordt overgeplaatst naar een nieuwe juridische entiteit na zijn verzoek voor een interne mobiliteitsoptie, worden alle persoonsgegevens in het HR-dossier van de werknemer overgedragen aan de nieuwe werkgever, om een coherent HR-beheer mogelijk te maken in overeenstemming met alle toepasselijke wettelijke vereisten;
• Elke deelnemende entiteit is verantwoordelijk voor het informeren van haar werknemers over de interne mobiliteitsoptie en de daaraan gelinkte gezamenlijke verwerkingsactiviteiten, in overeenstemming met de vereisten van het gegevensbeschermingsbeleid zoals overeengekomen in het kader van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheidsovereenkomst;
• Elke deelnemende entiteit blijft een onafhankelijke controleur voor het beheer van haar werknemers, in overeenstemming met de Belgische wetgeving;
• Elke deelnemende entiteit is verantwoordelijk voor de afhandeling van elk verzoek/elke klacht ontvangen vanwege de betrokken persoon. Indien nodig verlenen de andere deelnemende entiteiten alle bijstand die nodig is om op het verzoek/de klacht te antwoorden;
• De beveiliging van de verwerkte persoonsgegevens wordt door elke deelnemende entiteit gegarandeerd. D'Ieteren Automotive doet echter, waar nodig, redelijke aanbevelingen voor de beveiliging en de deelnemende entiteiten leven deze na.
• In het geval van een inbreuk op persoonsgegevens coördineren de partijen zich om ervoor te zorgen dat de bevoegde autoriteiten (en de betrokkene, indien van toepassing) binnen de wettelijke termijn worden geïnformeerd. Evenzo coördineren de deelnemende entiteiten de risicobeperkende maatregelen die moeten worden geïmplementeerd om alle geïdentificeerde beveiligingsproblemen op te lossen.
• Ten aanzien van de betrokkenen zijn de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken gezamenlijk aansprakelijk in geval van een inbreuk op de AVG. De specifieke aansprakelijkheidsbeperking geldt voor de eigen schade van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, maar niet voor de vorderingen van de betrokkenen.
• In het geval van een sanctie opgelegd door de bevoegde autoriteiten voor een inbreuk op de AVG door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, wordt de schadevergoeding verdeeld tussen de deelnemende entiteiten in overeenstemming met hun respectieve verantwoordelijkheden voor het ontstaan van de inbreuk.
• Voor elk AVG-gerelateerd verzoek kunnen werknemers contact opnemen met elk van de deelnemende entiteiten, aangezien de overeenkomst inzake gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid vereist dat een lijst van deelnemende entiteiten wordt gepubliceerd op het intranet van elke entiteit.

 

8. Verwerkingsactiviteiten uitgevoerd als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de gecoördineerde organisatie van sociale verkiezingen

 

Om de 4 jaar moeten bedrijven verkiezingen organiseren om werknemersvertegenwoordigers te verkiezen voor de ondernemingsraad en de comités voor preventie en bescherming op het werk.

De gezamenlijke verwerkingsactiviteiten vereisen dat de betrokken deelnemende entiteiten persoonsgegevens uitwisselen met betrekking tot de organisatie van die verschillende verkiezingen.

Benaming van de verwerkingsactiviteiten

Gezamenlijke verwerkingsactiviteiten in het kader van de gecoördineerde organisatie van de sociale verkiezingen.

Identiteit van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken

De bijgewerkte lijst van deelnemende entiteiten (bedrijven verbonden met D'Ieteren Automotive) is beschikbaar op het intranet van elke deelnemende entiteit (rubriek HR/Intra-Mobility).

Doel van de verwerking

De gecoördineerde organisatie van sociale verkiezingen binnen de bedrijven die aangesloten zijn bij D'Ieteren Automotive.

Rechtsgrondslag voor de verwerking

De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de gecoördineerde uitvoering van de sociale verkiezingen binnen alle bedrijven die verbonden zijn met D'Ieteren Automotive. De verwerking is gebaseerd op de gerechtvaardigde belangen die door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken worden nagestreefd, namelijk de gezamenlijke organisatie van sociale verkiezingen om de doeltreffendheid en coherentie van de werknemersvertegenwoordiging binnen de Ondernemingsraad en de verschillende CPBW's te waarborgen.

Duur van de verwerking

De gegevens worden uitgewisseld en opgeslagen gedurende een periode die 150 dagen voor de eerste dag van de verkiezingen (13 mei 2024) begint en maximaal 144 dagen na de laatste verkiezingsdatum (17 mei 2024) eindigt.

Type persoonsgegevens

Identificatiegegevens (achternaam, voornaam, e-mailadres, postadres, geslacht, INSZ-nummer, moedertaal, geboortedatum, enz.) 

Gegevens met betrekking tot de arbeidsomstandigheden van de werknemer (langdurige arbeidsongeschiktheid, e-mailadres, anciënniteit, beroepscategorie, identiteit van uitzendkrachten, enz.)

Categorieën van betrokken personen

Werknemers van de deelnemende entiteiten (bedrijven verbonden met D'Ieteren Automotive).

Ontvangers van de gegevens

Naast de uitwisseling van gegevens tussen de deelnemende entiteiten kunnen persoonsgegevens die worden verwerkt voor het uitvoeren van gezamenlijke verwerkingsactiviteiten in de volgende gevallen aan derden worden doorgegeven:

• Het sociaal secretariaat (SD Worx) en de elektronische stemoperator gekozen door D'ieteren Automotive (Assembly Voting);
• IT-dienstverleners ingehuurd door Deelnemende Entiteiten;
• bij wet aangewezen vakbonden ;
• de socialezekerheids-/ belastingsinstanties indien wettelijk vereist, 
• de rechterlijke macht, de politie of overheidsinstanties wanneer dit wettelijk vereist is.

Verwerkingsactiviteiten uitgevoerd als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke voor Jobsite

In het kader van onze activiteiten kunnen we genoodzaakt zijn om de selectie en rekrutering van sollicitanten voor onze dochterondernemingen en voor ons dealernetwerk te organiseren. In deze context is D'Ieteren Automotive de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die rechtstreeks door de sollicitant in kwestie aan D'Ieteren Automotive worden meegedeeld.   

Zodra het wervingsproces is afgerond, is het echter mogelijk dat de sollicitant een contract aangaat met een dochteronderneming van D'Ieteren Automotive, en in dat geval zal die dochteronderneming de verwerkingsverantwoordelijke zijn voor de activiteiten gelinkt aan het beheer van de human resources zoals beschreven in deze verklaring. Bijgevolg moet de verwijzing naar "Wij" in deze verklaring worden begrepen als een verwijzing naar de juridische entiteit waarmee de werknemer een arbeidsovereenkomst heeft gesloten.

Benaming van de verwerkingsactiviteiten

Gezamenlijke verwerkingsactiviteiten in het kader van de Jobsite.

Identiteit van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken

Gezamenlijke verwerkingsactiviteiten vereisen dat de betrokken deelnemende entiteiten persoonsgegevens uitwisselen van sollicitanten die via de vacaturesite hebben gesolliciteerd.

De bijgewerkte lijst van deelnemende entiteiten (bedrijven verbonden met D'Ieteren Automotive) is beschikbaar op het intranet van elke deelnemende entiteit (rubriek HR/Jobsite).

Doel van de verwerking

Het doel is om de zichtbaarheid van vacatures te verbeteren en technisch talent aan te trekken, maar ook om talent te verplaatsen en te ontwikkelen tussen de verschillende dochterondernemingen van D'Ieteren Automotive NV.   

Rechtsgrondslag voor de verwerking

De uitwisseling van persoonsgegevens is noodzakelijk om het mogelijk te maken om technisch talent aan te trekken binnen de betrokken deelnemende entiteiten. De verwerking van persoonsgegevens van een sollicitant van een andere deelnemende entiteit, met het oog op zijn/haar eventuele aanwerving, is noodzakelijk om het profiel van de sollicitant te beoordelen en een aanwervingsbeslissing te nemen. Deze beslissing kan daarom gebaseerd zijn op de precontractuele basis.

Bovendien kan de verwerking van persoonsgegevens die nodig is om technisch talent aan te trekken, gebaseerd zijn op de gerechtvaardigde belangen die worden nagestreefd door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, namelijk de selectie en werving van de juiste sollicitanten voor de functies die moeten worden ingevuld.

 

Duur van de verwerking

De gegevens zullen worden uitgewisseld en bewaard gedurende een periode van 2 jaar.

 

Type persoonsgegevens

Identificatiegegevens (achternaam, voornaam, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, postadres, moedertaal);

Gegevens betreffende de professionele achtergrond van de sollicitant (vorige werkgevers, sociale status, anciënniteit, gevolgde opleiding, kwalificaties, enz.)

Categorieën van betrokken personen

Sollicitanten die solliciteren binnen de betrokken deelnemende entiteiten.

Verantwoordelijke voor datahosting

D'Ieteren Automotive en elke deelnemende entiteit.

Ontvangers van de gegevens

Naast de uitwisseling van gegevens tussen de deelnemende entiteiten kunnen persoonsgegevens die worden verwerkt voor het uitvoeren van gezamenlijke verwerkingsactiviteiten, worden doorgegeven aan de volgende derden:

• het externe wervingsbureau
• het sociaal secretariaat
• IT-dienstverleners ingehuurd door deelnemende entiteiten;
• de socialezekerheids-/ belastingsinstanties indien wettelijk vereist,
• de rechterlijke macht, de politie of overheidsinstanties wanneer dit wettelijk vereist is.

 

10. Verwerkingsactiviteiten uitgevoerd als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke voor het HR Dashboard

  

Identiteit van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken

De geactualiseerde lijst van de deelnemende entiteiten (bedrijven verbonden met D'Ieteren Automotive) is beschikbaar op de pagina "D'Ieteren News", gepubliceerd op het intranet.

Doel van de verwerking

Het doel is om belangrijke prestatie-indicatoren te creëren om de HR-strategie te sturen, gedetailleerde en uittrekbare rapporten te leveren aan de deelnemende entiteiten en gegevens gemakkelijk toegankelijk te maken voor mogelijke audits.

Rechtsgrondslag voor de verwerking

De verwerkingen van persoonsgegevens die nodig zijn voor de implementatie van het HR Dashboard zijn gebaseerd op de gerechtvaardigde belangen die worden nagestreefd door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, namelijk het sturen van hun HR-strategie.

 

Duur van de verwerking

Gegevens zullen worden uitgewisseld en opgeslagen voor een periode van zeven jaar, zoals vereist door wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld voor het innen van socialezekerheidsbijdragen).

Type persoonsgegevens

Professionele gegevens en informatie over de werkplek (naam, voornaam, e-mailadres, vast of mobiel telefoonnummer, afdeling, kostenplaats, functies, anciënniteit, gevolgde opleidingen, certificaten, informatie over het wagenpark, enz.)

Persoonlijke gegevens en identificatiegegevens (naam, voornaam, geslacht, e-mailadres, vast of mobiel telefoonnummer, geboortedatum en -plaats, familiegegevens, land van nationaliteit, diploma's, opleiding, enz.)

Financiële gegevens en human resources gegevens (werknemerscategorie, perioden van afwezigheid, verlof, redenen voor afwezigheid, loon en arbeidsvoorwaarden, enz.)

Categorieën van betrokken personen

Werknemers van deelnemende entiteiten.

Ontvangers van de gegevens

Naast de uitwisseling van gegevens tussen de deelnemende entiteiten kunnen persoonsgegevens die worden verwerkt voor de uitvoering van gezamenlijke verwerkingsactiviteiten, worden doorgegeven aan de volgende derden:

• de externe auditeurs van de deelnemende entiteiten
• IT-dienstverleners ingehuurd door de deelnemende entiteiten;
• socialezekerheids-/ belastingsinstanties indien wettelijk vereist,
• de rechterlijke macht, de politie of overheidsinstanties wanneer dit wettelijk vereist is.

  

11. Verwerkingsactiviteiten uitgevoerd als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke voor de gezamenlijke organisatie van de klokkenluidersprocedure

Identiteit van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken

De geactualiseerde lijst van de deelnemende entiteiten (bedrijven verbonden met D'Ieteren Automotive) is beschikbaar op de pagina "D'Ieteren News", gepubliceerd op het intranet.

Doel van de verwerking

De gegevens van werknemers, als informanten, van de betrokken deelnemende entiteiten worden verwerkt ten behoeve van de follow-up van de melding, d.w.z. voor alle door de geadresseerde van de melding of door een bevoegde autoriteit genomen maatregelen om de juistheid van de beweringen in de melding te beoordelen en, in voorkomend geval, aan de gemelde onregelmatigheid te verhelpen.

De gegevens van werknemers, als betrokkenen, van de deelnemende entiteiten in kwestie worden verwerkt om na te gaan of door die persoon een onregelmatigheid is begaan.

Rechtsgrondslag voor de verwerking

6.1.c): de uitwisseling van persoonsgegevens is noodzakelijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen van D'Ieteren Automotive NV en de betrokken deelnemende entiteiten, in het bijzonder de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector.  

6.1.f): ondergeschikt kan de verwerking van persoonsgegevens die noodzakelijk is voor de tenuitvoerlegging van het interne integriteitswaarschuwingssysteem (meldingsprocedure) worden gebaseerd op de gerechtvaardigde belangen die door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken worden nagestreefd, namelijk :

• voorkomen en bestrijden van fraude ;
• om interne of externe audits van haar compliance processen uit te voeren
• in het kader van enige maatregel die wordt genomen naar aanleiding van de gerapporteerde inbreuk (zoals een gerechtelijke procedure)

  

Duur van de verwerking

Persoonsgegevens die niet relevant zijn voor de verwerking van een melding worden onmiddellijk verwijderd, overeenkomstig artikel 21 van de wet van 28 november 2022.

Het rapport zelf wordt bewaard om ervoor te zorgen dat er geen vergeldingsmaatregelen worden genomen, ongeacht de follow-up:

• Tot het einde van de contractuele relatie als de informant een werknemer is;

Op basis van onze gerechtvaardigde belangen, als de melding leidt tot de ontdekking van een inbreuk, worden de gegevens verwerkt en opgeslagen tot het verstrijken van de termijn voor het instellen van een rechtsmiddel tegen de beslissing.   

Als er naar aanleiding van de melding geen inbreuk wordt vastgesteld, moeten de verzamelde en verwerkte gegevens door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken vernietigd, anoniem of onbruikbaar gemaakt worden.

Type persoonsgegevens 

• Identificatiegegevens zoals naam, voornaam, geslacht, taal, geboortedatum en -plaats en nationaliteit 
• Contactgegevens zoals adres, e-mailadres, vast en mobiel telefoonnummer, verbindingen met onlinediensten, communicatienetwerkaccount, contact- en locatievoorkeuren;
• Gegevens met betrekking tot het beroep en de tewerkstelling, zoals naam van de werkgever, plaats van het werk en de afdeling, de functie, de activiteiten en behandelde dossiers, arbeidscontract of dienstencontract;
• Gegevens met betrekking tot civiele en administratieve geschillen, civiele, strafrechtelijke en administratieve veroordelingen, strafbare feiten of aanverwante veiligheidsmaatregelen;
• Gezondheidsgegevens;
• Informatie over de gemelde gebeurtenissen: het systeem voorziet in een vrije tekstruimte voor het melden van de gebeurtenissen. Persoonlijke gegevens die door de klokkenluider in dit gebied zijn ingevoerd, kunnen ook worden verwerkt en er kunnen gevoelige gegevens worden verzameld;
• Informatie verzameld om de gerapporteerde feiten te verifiëren;
• Informatie over auditverslagen;
• Informatie over de actie die is ondernomen naar aanleiding van de melding;
• Opnamen van interviews met de auteur van de melding.

  

Categorieën van betrokken personen  

Werknemers van deelnemende entiteiten (bedrijven verbonden met D'Ieteren Automotive).

Ontvangers van de gegevens

Naast de uitwisseling van gegevens tussen leden van de Compliancecommissie, kunnen persoonsgegevens die worden verwerkt voor het uitvoeren van gezamenlijke verwerkingsactiviteiten worden doorgegeven aan de volgende derden: 

• het gespecialiseerde onafhankelijke advocatenkantoor Fieldfisher (verantwoordelijk voor externe rapportering), dat meldingen ontvangt als onderdeel van het interne integriteitswaarschuwingssysteem
• leden van Formalize ApS, die hieraan blootgesteld kunnen worden als onderdeel van hun taak om het IT-platform te onderhouden en de opgeslagen gegevens te beschermen;
• aan de functionaris voor gegevensbescherming als u uw rechten wilt uitoefenen;
• de rechterlijke macht, de politie of overheidsinstanties

Belangrijkste voorwaarden van de gezamenlijke verwerkingsovereenkomst

In overeenstemming met de vereisten van artikel 26 van de AVG hebben de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheidsovereenkomst gesloten, waarvan de belangrijkste relevante aspecten de volgende zijn:

• De deelnemende entiteiten staan de verwerking van de uitgewisselde gegevens alleen toe binnen de grenzen van de vereisten van de meldingsprocedure;
• De werknemers worden geïnformeerd dat hun persoonsgegevens door D'ieteren Automotive NV worden meegedeeld en verwerkt in overeenstemming met alle toepasselijke wettelijke vereisten;
• Elke deelnemende entiteit is verantwoordelijk voor het informeren van haar werknemers over de gerelateerde gezamenlijke verwerkingsactiviteiten, in overeenstemming met de vereisten van het gegevensbeschermingsbeleid, overeengekomen in de overeenkomst van gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.
• Elke deelnemende Entiteit blijft een onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke voor het beheer van zijn werknemers, in overeenstemming met het Belgisch recht;
• Elke deelnemende entiteit blijft verantwoordelijk voor de afhandeling van elk verzoek/elke klacht ontvangen vanwege de betrokken persoon. Indien nodig zal D’Ieteren Automotive NV alle nodige bijstand verlenen om op het verzoek/de klacht te antwoorden;
• De beveiliging van de verwerkte persoonsgegevens wordt door elke deelnemende entiteit gegarandeerd. D'Ieteren Automotive NV doet echter, desgevallend, redelijke aanbevelingen voor de beveiliging en de deelnemende Entiteiten leven deze na.
• In het geval van een inbreuk op persoonsgegevens coördineren de partijen zich om ervoor te zorgen dat de bevoegde autoriteiten (en de betrokkene, indien van toepassing) binnen de wettelijke termijn worden geïnformeerd. Evenzo coördineren de deelnemende entiteiten de risicobeperkende maatregelen die moeten worden geïmplementeerd om alle geïdentificeerde beveiligingsproblemen op te lossen.
• Ten aanzien van de betrokkenen zijn de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken solidair aansprakelijk in geval van een inbreuk op de AVG. Een specifieke aansprakelijkheidsbeperking is van toepassing op de eigen schade van de gezamenlijk verantwoordelijken, maar niet op de vorderingen van de betrokkene.

 

12. Verwerkingsactiviteiten uitgevoerd als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke voor Common Values

  

Identiteit van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken

De geactualiseerde lijst van de deelnemende entiteiten (bedrijven verbonden met D'Ieteren Automotive) is beschikbaar op de pagina "D'Ieteren News", gepubliceerd op het intranet.

Doel van de verwerking

Het doel is om gemeenschappelijke waarden te promoten binnen het ecosysteem van D'Ieteren Automotive.

Rechtsgrondslag voor de verwerking

De verwerking van persoonsgegevens die nodig is voor de uitvoering van campagnes voor gedeelde waarden is gebaseerd op de gerechtvaardigde belangen die worden nagestreefd door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, namelijk het bevorderen van hun gedeelde waarden.

Duur van de verwerking

Persoonsgegevens worden verwerkt voor de duur van de campagne.

Type persoonsgegevens

Professionele gegevens en informatie over de werkplek (achternaam, voornaam, e-mailadres, afdeling, functie, enz.)

Categorieën van betrokken personen

Werknemers van de deelnemende entiteiten.

Ontvangers van de gegevens

HR-afdeling van D'Ieteren Automotive (Learning & Development - Soft Skill & Values)

Contactgegevens van onze functionaris voor gegevensbescherming

Voor alle informatie over de conformiteit van onze verwerkingen van persoonsgegevens met de geldende regelgeving kunt u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (e-mail: privacyoffice@dieteren.be. - Adres: D’Ieteren Mobility Company NV , Data Protection Officer, Maliestraat 50 - 1050 Brussel).

 

14. Wijziging van deze verklaring
    
    

Deze verklaring kan worden gewijzigd om aan de toepasselijke regelgeving te blijven voldoen.  De verklaring is permanent beschikbaar op het Intranet .

In het geval van een update ontvangen werknemers een kennisgeving per e-mail.

 

Deze verklaring werd bijgewerkt in juni 2025.