Privacy- en GDPR-overeenkomst

 

1. Wat is de reikwijdte van deze Privacyverklaring?

 

Deze Privacyverklaring beschrijft hoe DKV Belgium NV ("DKV") de persoonsgegevens van sollicitanten bij DKV (gezamenlijk aangeduid als "u", "uw") verzamelt, gebruikt, raadpleegt of anderszins verwerkt. In alle in deze Privacyverklaring beschreven situaties zal DKV uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke verwerken.

 

DKV is een vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Loksumstraat 25, 1000 Brussel, België, ingeschreven bij de Kruispuntbank voor Ondernemingen met ondernemingsnummer 0414.858.607, tel: +32(0)22876411, e-mail: privacy@dkv.be.

 

DKV hecht veel belang aan uw privacy en zal uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (de "AVG") en eventuele nationale wetgeving die is aangenomen op grond van de AVG (gezamenlijk het "EU Privacyrecht" genoemd). De specifieke begrippen die in deze Privacyverklaring worden gebruikt, hebben de betekenis die daaraan wordt gegeven in het EU Privacyrecht.

 

Wanneer u bij ons solliciteert, bijvoorbeeld via onze website of een website van een derde partij, voor een vacature bij DKV, worden uw persoonsgegevens verwerkt voor aanwervingsdoeleinden en voor de administratie en het beheer van onze (toekomstige) medewerkers.

 

Indien uw sollicitatie niet succesvol is (bijvoorbeeld als de vacature al is ingevuld), worden uw persoonsgegevens evenwel tot een periode nadien bewaard door DKV (zie ook artikel 9 hieronder).

 

Indien uw sollicitatie succesvol is, ontvangt u een andere privacyverklaring.

 

2. Wat zijn de soorten persoonsgegevens die DKV over u verwerkt?

 

DKV verwerkt de volgende soorten persoonsgegevens
over u:

 

  • voornaam/achternaam;
  • adres;
  • leeftijd (geboortedatum);
  • geboorteplaats;
  • opleiding en studies;
  • e-mailadres;
  • geslacht;
  • hobby's en interesses;
  • immigratiestatus (visum, werkvergunning, verblijfs- of reisbeperkingen);
  • levensstijl (gewoonten, sociale contacten, voorkeuren enz.);
  • burgerlijke stand;
  • nationaliteit;
  • persoonlijkheidsvragenlijsten en de resultaten van de logische testen;
  • beeldopnames (foto/video);
  • beroep en tewerkstelling;
  • fysieke gegevens;
  • meningen over persoonlijkheid of karakter;
  • persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten (voor zover noodzakelijk en toegelaten, zie artikel 7 hieronder); en
  • telefoonnummer.

 

3. Uit welke bronnen verkrijgt DKV uw persoonsgegevens?

 

DKV verkrijgt uw persoonsgegevens uit de volgende bronnen:

  • rechtstreeks van u via uw sollicitatie en/of tijdens sollicitatiegesprekken;
  • telefoongesprekken, e-mails en andere communicatie;
  • recruiters en headhunters; en
  • andere derden.

 

4. Wat zijn de doeleinden en de rechtsgronden voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

 

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden en op basis van de volgende rechtsgronden:

 

4.1.      Rekruteringsdoeleinden

 

DKV verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende rekruteringsdoeleinden:

 

  • rekrutering, administratie en beheer van (toekomstige) medewerkers.

 

De verwerking voor rekruteringsdoeleinden is gebaseerd op de volgende rechtsgronden: (i) ad hoc toestemming bij het indienen van uw sollicitatie en het deelnemen aan sollicitatiegesprekken; (ii) noodzaak om stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst; (iii) de gerechtvaardigde belangen van DKV.

 

4.2.      Doeleinden van naleving van wettelijke verplichtingen

 

DKV verwerkt uw persoonsgegevens om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen (bijvoorbeeld verplichtingen op grond van de arbeids- en socialezekerheidswetgeving) die vereist zijn op grond van de geldende wetten, voorschriften of besluiten van de bevoegde nationale autoriteiten en andere overheidsorganen.

 

De verwerking voor doeleinden van naleving van wettelijke verplichtingen is gebaseerd op de volgende rechtsgrond: naleving van wettelijke verplichtingen waaraan DKV is onderworpen.

 

5. Met welke derden worden uw persoonsgegevens gedeeld en voor welke doeleinden?

 

Voor zover strikt noodzakelijk, delen wij uw persoonsgegevens met de volgende derden voor de volgende doeleinden:

 

  • dienstverleners, om DKV in staat te stellen haar activiteiten en bedrijfsvoering te leveren, te ontwikkelen, te controleren en te verbeteren;
  • bepaalde gereglementeerde beroepen, zoals advocaten, notarissen of accountants, met het oog op de naleving van de wettelijke verplichtingen waaraan DKV onderworpen is en/of voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechtsvorderingen; en
  • overheidsorganen, met het oog op de naleving van wettelijke verplichtingen waaraan DKV is onderworpen en/of voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van rechtsvorderingen.

 

6. Wat zijn de gerechtvaardigde belangen waarvoor DKV uw persoonsgegevens verwerkt?

 

Wanneer DKV zich op haar gerechtvaardigde belangen beroept, omvat dit (i) het nastreven van de commerciële activiteiten en doelstellingen van DKV; (ii) de naleving van de toepasselijke richtlijnen, normen en gedragscodes; (iii) de verbetering van de bedrijfsvoering en het dienstenaanbod van DKV; (iv) de bescherming van de activiteiten, aandeelhouders, werknemers en klanten van DKV; (v) het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering; en (vi) de analyse van de concurrentie op de markt.

 

Wanneer DKV zich beroept op haar gerechtvaardigde belangen, maakt het een grondige afweging tussen het belang van DKV en uw belang, waaronder de bescherming van uw persoonlijke levenssfeer.

 

7. In welke omstandigheden verwerkt DKV uw persoonsgegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten?

 

DKV verwerkt uw gegevens met betrekking tot strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten alleen (i) voor zover dat nodig is voor het beheer van haar eigen geschillen; (ii) om redenen van zwaarwegend algemeen belang voor de uitvoering van bij of krachtens de toepasselijke wetgeving vastgestelde taken van algemeen belang; (iii) indien u uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft gegeven voor de verwerking van dergelijke persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden en de verwerking tot die doeleinden beperkt is; en (iv) indien de verwerking betrekking heeft op de persoonsgegevens die kennelijk door u op eigen initiatief voor een of meer specifieke doeleinden zijn verstrekt en de verwerking tot die doeleinden beperkt is.

 

8. Past DKV geautomatiseerde besluitvorming toe?

 

DKV voert verwerkingsactiviteiten uit met behulp van geautomatiseerde middelen die voor u rechtsgevolgen kunnen hebben (bijvoorbeeld persoonlijkheidstesten, het versturen van e-mails via CVWarehouse om u te informeren over de status van uw sollicitatie, enz.). U heeft echter het recht om een menselijke tussenkomst te verkrijgen, het recht om uw standpunt kenbaar te maken en het recht om het besluit aan te vechten.

 

9. Hoe lang bewaart DKV uw persoonsgegevens?

 

DKV bewaart uw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor de uitvoering van de activiteiten die in deze Privacyverklaring zijn beschreven, voor zover dit op andere wijze aan u is gecommuniceerd of voor zover dit op grond van de toepasselijke wetgeving is toegestaan. Zo kan DKV uw persoonsgegevens bijvoorbeeld bewaren als het redelijkerwijs noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, om geschillen op te lossen of rechtszaken te voeren, of als dit anderszins nodig is om deze Privacyverklaring af te dwingen of om fraude en misbruik te voorkomen.

 

Om de juiste bewaartermijn voor de gegevens die DKV van u verzamelt vast te stellen, houdt DKV rekening met de hoeveelheid, de aard en de gevoeligheid van de persoonsgegevens, het potentiële risico op schade door ongeoorloofd gebruik of openbaarmaking van de gegevens, de doeleinden waarvoor DKV de persoonsgegevens verwerkt, de vraag of DKV deze doeleinden op een andere manier kan bereiken, en de toepasselijke wettelijke voorschriften.

 

10. Hoe worden uw persoonsgegevens beschermd?

 

Er worden passende technische en organisatorische maatregelen genomen om een passend niveau van beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, met inbegrip van, maar niet beperkt tot, controles op de toegang tot de bedrijfsruimten en het IT-systeem, geheimhoudingsverplichtingen, enz.

 

In het geval dat persoonsgegevens worden gecompromitteerd als gevolg van een inbreuk in verband met persoonsgegevens, zal DKV de nodige meldingen doen, indien dit overeenkomstig het EU Privacyrecht vereist is.

 

11. Geeft DKV uw persoonsgegevens door buiten de EER?

 

Uw persoonsgegevens worden voornamelijk in de Europese Economische Ruimte ("EER") verwerkt. Het kan echter voorkomen dat DKV in het kader van haar dienstverlening en het beoordelen van uw kandidatuur uw persoonsgegevens doorgeeft aan landen buiten de EER.

 

In dat geval zal DKV passende maatregelen nemen om de persoonsgegevens te beschermen, onder meer door standaard contractuele clausules aan te gaan die door de Europese Commissie overeenkomstig artikel 46, lid 2, van de AVG zijn vastgesteld. Deze kunnen worden geraadpleegd op het hoofdkantoor van DKV.

 

12. Wat zijn uw rechten?

 

Op schriftelijk verzoek, gedateerd en ondertekend, en met bewijs van uw identiteit, heeft u het recht om:

 

  • toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens;
  • de verbetering van onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen;
  • te verkrijgen dat uw persoonsgegevens worden gewist;
  • de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen;
  • de overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens te verkrijgen;
  • bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • uw toestemming in te trekken, indien de verwerking van uw persoonsgegevens daarop is gebaseerd, zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking op basis van toestemming vóór de intrekking aantast;
  • het verkrijgen van menselijke tussenkomst met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering; en
  • een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit waar u woont of waar u denkt dat er sprake is van een inbreuk.

 

De bovengenoemde rechten kunnen onderworpen zijn aan bepaalde wettelijke voorwaarden en/of modaliteiten die in het EU Privacyrecht zijn vastgelegd.

 

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van DKV per post op het adres Loksumstraat 25, 1000 Brussel, België of per e-mail op privacy@dkv.be.

 

13. Wat gebeurt er als DKV wijzigingen aanbrengt aan deze Privacyverklaring?

 

DKV behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring van tijd tot tijd te wijzigen en bij te werken. De laatste versie van deze Privacyverklaring is te allen tijde te raadplegen op https://www.dkv.be/privacy.

 

14. Hoe contact op te nemen met DKV?

 

Als u vragen, opmerkingen, verzoeken of klachten heeft over deze Privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens door DKV, kunt u contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming van DKV per post op het adres Loksumstraat 25, 1000 Brussel, België of per e-mail op privacy@dkv.be.