Privacy- en GDPR-overeenkomst

1. INLEIDING

Ecopower cvba (hierna: de “Onderneming”) hecht veel belang aan een veilige, transparante en vertrouwelijke verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. In het bijzonder willen wij de gegevens van o.a. onze coöperanten, klanten, leveranciers, werknemers en andere contactpersonen beschermen tegen onder meer verlies, lekken, fouten, onterechte toegangen of onrechtmatige verwerkingen.

Wij willen u door middel van dit privacy beleid informeren over de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Wij vragen dat u dit privacy beleid aandachtig leest, vermits deze essentiële informatie bevat over hoe uw persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor.

Door het meedelen van uw persoonsgegevens verklaart u uitdrukkelijk kennis te hebben genomen van dit privacy beleid en gaat u er eveneens uitdrukkelijk mee akkoord, alsook met de verwerking zelf.

2. TOEPASSINGSGEBIED

Dit privacy beleid heeft betrekking op alle diensten die door (of aan) ons worden verstrekt en in het algemeen op alle activiteiten die wij uitvoeren.

3. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

Ecopower cvba, met maatschappelijke zetel te 2600 Berchem, Posthoflei 3, bus 3, en met ondernemingsnummer 0445 389 356, is de verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens.

Bij de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens respecteren wij de Belgische regelgeving inzake bescherming van persoonsgegevens, evenals de Algemene Verordening Gegevensbescherming of (de ‘AVG’), beter bekend onder de Engelse benaming de General Data Protection Regulation (de ‘GDPR’), vanaf haar inwerkingtreding op 25 mei 2018.

4. PERSOONSGEGEVENS

Naar gelang uw activiteiten en uw relatie tot onze onderneming en zoals verder onder punt 5 gedetailleerd, verwerken wij volgende persoonsgegevens:

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, aanspreektitel, …) en persoonlijke bijzonderheden (geboortedatum, …) alsook het klant- en/of coöperanten nummer en het EAN-nummer;
• Elektronische identificatiegegevens (IP-adressen, …) met betrekking tot het gebruik van de website en de optimalisatie daarvan (met inbegrip van anonieme statistieken);
• Gegevens omtrent de samenstelling van het gezin (huwelijk of huidige vorm van samenleven, maritaal overzicht, bijzonderheden betreffende de andere familie– of gezinsleden) met betrekking tot het uitvoeren van onze contracten of onze wettelijke verplichtingen;
• Rijksregisternummer in het kader van onze wettelijke verplichtingen (bv. voor sociaal tarief);
• Financiële identificatiegegevens, financiële middelen, schulden en uitgaven, financiële hulp;
• Gegevens inzake beroepsactiviteiten, solvabiliteit, schulden en uitgaven en financiële transacties, compensaties en het btw-nummer voor professionele klanten;
• Gegevens over overeenkomsten en schikkingen;
• Woningkenmerken en afbeeldingen (in het kader van een EPB-participatie, PV-installaties, Ecotraject, …), alsook gegevens omtrent de bezittingen en huurgegevens (locatie van de woning, …);
• Leefgewoonten en gebruiksgegevens van bepaalde goederen (gas en elektriciteit, pellets) voor het Ecotraject of andere;
• Lidmaatschappen van bepaalde organisaties (bv. omdat deze recht geven op een korting) of het feit dat u coöperant bij een andere coöperatie en via deze weg klant wil worden bij Ecopower;
• Medische gegevens (bv. in het geval van notariële volmachten) voor het correct uitvoeren van onze contractuele verbintenissen en/of wettelijke verplichtingen;
• Gerechtelijke gegevens betreffende gerechtelijke maatregelen (bv. in het geval van voogdijschap of de aanstelling van een bewindvoerder, …) van onze coöperanten/klanten;
• Gegevens van sollicitanten (opleiding, huidige betrekking, loopbaan, samenstelling van het gezin, …);
• Gegevens van ons personeel zoals toegelicht in onze afzonderlijke policy voor werknemers.

Wij wijzen u er vriendelijk op dat u de verantwoordelijkheid draagt voor alle gegevens die u ons verstrekt en dat wij vertrouwen op de juistheid ervan. Indien uw gegevens niet meer up-to-date zouden zijn, verzoeken wij u ons dit per kerende te melden.

U bent niet verplicht om uw persoonsgegevens mee te delen, maar u begrijpt dat het verlenen van bepaalde diensten of het samenwerken onmogelijk wordt wanneer u niet instemt met de verzameling en verwerking.

5. VERWERKINGSDOELEINDEN EN RECHTSGROND

5.1 Gegevens van coöperanten

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van onze coöperanten. Wij verwerken de volgende persoonsgegevens: persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, contactgegevens, …) en bijzonderheden (geboortedatum, …), coöperantennummer en desgevallend het aandeelhouderschap van een andere coöperatie, financiële identificatiegegevens (bankrekeningnummer, …) en financiële middelen (aandelenportefeuille bij Ecopower en investering in het kader van EPB-participatie) en woningkenmerken (adres en oppervlakte in het kader van EPB-registratie). Desgevallend verwerken wij ook gegevens met betrekking tot uw gezinssamenstelling, huwelijk of huidige vorm van samenleven en uw maritaal overzicht. In bepaalde situaties zoals bijvoorbeeld in het kader van een erfenis of een notariële volmacht, zullen wij gegevens over uw bezittingen, uw familiesituatie en/of uw medische toestand (psychisch en of medisch) verwerken. In het geval van wanbetaling als klant van Ecopower, verwerkt Ecopower mogelijks ook gegevens omtrent uw financiële transacties en compensaties. Tot slot kunnen ook gerechtelijke gegevens betreffende gerechtelijke maatregelen (bv. in het geval van voogdijschap of de aanstelling van een bewindvoerder, …) door ons verwerkt worden indien van dat van ons gevraagd wordt.

De doeleinden van deze verwerkingen zijn de registratie en administratie van de aandeelhouders van de vennootschap. De rechtsgronden zijn het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.
Voor activiteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events en dergelijke) zal steeds de toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.

5.2 Gegevens van klanten (elektriciteit, pellets en briketten, Ecotraject, …)

In het kader van onze dienstverlening en onze activiteiten verzamelen en verwerken wij persoonsgegevens van onze klanten en opdrachtgevers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. Wij verwerken daarbij de volgende persoonsgegevens: uw persoonlijke identificatiegegevens (naam, adres, contactgegevens, …), klantnummer, EAN-nummer, financiële identificatiegegevens (bankrekeningnummer, …), lidmaatschappen van andere organisaties die bijvoorbeeld recht geven op korting of voor klanten die lid zijn van een andere coöperatie waarmee Ecopower een akkoord heeft voor het leveren van elektriciteit, gegevens betreffende eventuele financiële hulp en uw rijksregisternummer in het kader van het recht op sociaal tarief, gegevens betreffende uw bezittingen alsook eventuele huurgegevens en woningkenmerken (bv. uw adres in het kader van PV-contracten). Indien noodzakelijk verwerken wij ook gegevens over uw gezinssamenstelling, uw huwelijk of huidige vorm van samenleven. In bepaalde situaties zoals bijvoorbeeld in het kader van een erfenis of een notariële volmacht, zullen wij gegevens over uw bezittingen, uw familiesituatie en/of uw medische toestand (psychisch en of medisch) verwerken. Tevens verwerkt Ecopower ook gegevens omtrent de financiële transacties (openstaande en betaalde bedragen) en compensaties, overeenkomsten en schikkingen.
Van onze professionele klanten verwerken wij bijkomende gegevens als de beroepsactiviteiten, solvabiliteit, btw-nummer en NACE-code.

Voor klanten die zich inschrijven op het Ecotraject worden aanvullend volgende gegevens verwerkt: gegevens betreffende de levensstijl (verbruikspatronen), woningkenmerken (aard van de woning, …) en afbeeldingen (cameraopname, digitale beelden, …).

De doeleinden voor deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomsten met onze klanten, het klantenbeheer, de boekhouding en activiteiten zoals het toesturen van promotionele of commerciële informatie. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.

Voor activiteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events en dergelijke) zal steeds de toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.

5.3 Gegevens van leveranciers

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van onze leveranciers, hun personeel, medewerkers, aangestelden en andere nuttige contactpersonen. Wij verwerken de volgende persoonsgegevens: persoonlijke identificatiegegevens, financiële identificatiegegevens, solvabiliteit, financiële transacties, beroepsactiviteiten, overeenkomsten en schikkingen, btw-nummer.

De doeleinden van deze verwerkingen zijn de uitvoering van de overeenkomst, het leveranciersbeheer en onze boekhouding. De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst, het vervullen van wettelijke en reglementaire verplichtingen en/of ons gerechtvaardigd belang.

Voor activiteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events en dergelijke) zal steeds de toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.

5.4 Gegevens van personeel / sollicitanten

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze werknemers in het kader van ons personeelsbeheer en de loonadministratie. Gelet op de specifieke aard ervan, wordt deze verwerking meer uitgebreid geregeld in een afzonderlijk privacy beleid voor werknemers.
In het kader van aanwervingsprocedure verwerkt Ecopower gegevens van sollicitanten zoals identificatiegegevens, contactgegevens, informatie aangaande tewerkstelling en opleiding en elke andere (eventueel gevoelige) informatie die een kandidaat zou delen via zijn of haar CV of motivatiebrief.

5.5 Andere gegevens

Naast de hierboven voorziene gegevens verwerken wij ook persoonsgegevens van anderen, zoals mogelijke nieuwe klanten/prospecten, nuttige contacten binnen onze sector en netwerkcontacten. De doeleinden van deze verwerkingen zijn in het belang van onze activiteiten, marketing en public relations. De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.
Voor activiteiten per e-mail (zoals een nieuwsbrief of uitnodiging voor events en dergelijke) zal steeds de toestemming worden gevraagd en kan deze ook op elk moment worden ingetrokken.

5.6 Gebruik van de website

Wanneer u onze website gebruikt kan het zijn dat bepaalde gegevens worden verwerkt zoals bijvoorbeeld uw IP-adres, browser type of het besturingsprogramma dat u gebruikt, of de domeinnaam van de website langs u waar u naar onze website gekomen bent. We verzamelen deze gegevens om het gebruik van onze website te analyseren en te optimaliseren waar nodig en desgevallend onze dienstverlening te verbeteren.
De rechtsgrond is ons gerechtvaardigd belang of in sommige gevallen de uitvoering van een overeenkomst.
Meer informatie over het gebruik van de website kan u terugvinden op de pagina websitegebruik - juridische bepalingen via volgende link: https://www.ecopower.be/websitegebruik. Informatie over de wijze waarop wij gegevens in verband met website gebruik verzamelen en analyseren vindt u in onze cookieverklaring via deze link: https://www.ecopower.be/cookieverklaring.

5.7 Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

6. DUUR VAN DE VERWERKING

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking en in functie van de (al dan niet contractuele) relatie die wij met u hebben.

Gegevens van coöperanten bewaren we gedurende tien jaar na de uittreding uit de Vennootschap op welk moment deze uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moet bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

De gegevens die wij bijvoorbeeld verwerken in het kader van het wetboek Vennootschappen (bv. het aandeelhoudersregister, …) houden wij bij tot zolang Ecopower actief blijft en tot 5 jaar na de vereffening van de vennootschap.

Gegevens van klanten (elektriciteit, pellets en briketten en Ecotraject) en leveranciers zullen in principe na een termijn van tien jaar na de beëindiging van de overeenkomst, de samenwerking of het project uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moet bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

Gegevens die worden verwerkt enkel en alleen in het kader van de Quickscan (zonder dat hier een Ecotraject op volgt) worden bewaard gedurende drie jaar.

Gegevens van sollicitanten bewaren we gedurende een periode van twee jaar na afloop van de selectieprocedure.
De andere gegevens waarvan hierboven melding gemaakt worden in principe oneindig bewaard.

Gegevens van bezoekers van onze website bewaren we conform onze cookieverklaring.

7. RECHTEN

In overeenstemming en onder de voorwaarden van de Belgische privacywetgeving en de bepalingen van de GDPR delen wij u mee dat u over de volgende rechten beschikt:

• Recht op toegang en inzage: u heeft het recht om kosteloos kennis te nemen van de gegevens die wij over u hebben en na te gaan waarvoor deze worden aangewend.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht om rectificatie (verbetering) van uw onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen, evenals om onvolledige persoonsgegevens te vervolledigen.
• Recht op gegevenswissing of beperking: u heeft het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken in de omstandigheden en onder de voorwaarden zoals bepaald door de GDPR. Wij kunnen de gegevenswissing of beperking weigeren van enige persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht de door u zelf betreffende persoonsgegevens, die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. U heeft het recht deze gegevens over te dragen aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking.
• Recht van bezwaar: u heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wegens ernstige en legitieme motieven. Gelieve er evenwel rekening mee te houden dat u zich niet kan verzetten tegen de verwerking van persoonsgegevens die voor ons noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van een wettelijke verplichting, de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigd belang, en dit zolang deze gegevens noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld.
• Recht van intrekking van de toestemming: Indien de verwerking van de persoonsgegevens is gebaseerd op de voorafgaande toestemming, beschikt u te allen tijde over het recht deze toestemming in te trekken. Deze persoonsgegevens zullen dan enkel nog verwerkt worden indien wij hiervoor over een andere rechtsgrond beschikken.
• Automatische beslissingen en profilering: wij bevestigen dat de verwerking van de persoonsgegevens geen profilering omvat en dat u niet aan volledige geautomatiseerde beslissingen wordt onderworpen.

U kan voormelde rechten uitoefenen door contact op te nemen met Ecopower via info@ecopower.be of per post naar de maatschappelijke zetel van Ecopower hierboven vermeld.

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige en legitieme manier om te gaan met uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Indien u desalniettemin van oordeel bent dat uw rechten geschonden zouden zijn en u binnen onze onderneming voor uw bezorgdheden geen gehoor zou vinden, staat het u vrij een klacht in te dienen bij:

Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
E-mail: commission@privacycommission.be

U kan zich bijkomend richten tot een rechtbank wanneer u meent dat u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens.

8. DOORGIFTE AAN DERDEN

Bepaalde persoonsgegevens die door ons worden verzameld, zullen worden doorgegeven aan en mogelijk verwerkt worden door derde dienstverleners, zoals onze transporteurs (pellets en briketten), IT-leveranciers, cloud server providers, onze revisor, onze verzekeringsmaatschappijen, ons sociaal secretariaat voor wat betreft personeelsgegevens, distributienetbeheerders, onze evenwichtsverantwoordelijke, onze financiële instellingen en controle-instanties, de betrokken federale of andere overheidsdiensten, onze deurwaarder en juridische raadgevers.

In het geval dat klanten coöperant zijn van een coöperaties waarmee Ecopower een akkoord voor afname van elektriciteit heeft, worden ook hiermee gegevens uitgewisseld (zoals naam, adres en klantnummer).

Het is mogelijk dat één of meer van bovenvermelde derde partijen gelokaliseerd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Er zullen evenwel alleen persoonsgegevens worden doorgestuurd naar derde landen met een passend beschermingsniveau.

De werknemers, managers en/of vertegenwoordigers van de hierboven vermelde dienstverleners of instellingen en de gespecialiseerde dienstverleners door hen aangesteld, dienen de vertrouwelijke aard van uw persoonsgegevens te respecteren en kunnen deze gegevens enkel gebruiken voor de doeleinden in het kader waarvan zij werden verstrekt.
Indien nodig kunnen uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan andere derde partijen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer wij geheel of gedeeltelijk gereorganiseerd zouden worden, onze activiteiten zouden worden overgedragen of indien wij failliet verklaard zou worden. Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens moeten worden doorgegeven ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan een bepaalde wettelijke verplichting. Wij zullen in dat geval redelijke inspanningen leveren om u voorafgaand te informeren over deze mededeling aan andere derde partijen. U zal evenwel erkennen en begrijpen dat dit in bepaalde omstandigheden niet altijd technisch of commercieel haalbaar is of dat er mogelijk wettelijke beperkingen van toepassing kunnen zijn.

Wij zullen uw persoonsgegevens in geen geval verkopen of commercieel ter beschikking stellen aan direct marketing bureaus of gelijkaardige dienstverleners, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

9. TECHNISCHE EN ORGANISATORISCHE MAATREGELEN

Wij nemen de nodige technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens volgens een afdoend veiligheidsniveau te verwerken en deze te beschermen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.
In geen geval kan de Onderneming aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

10. TOEGANG DOOR DERDEN

Met het oog op de verwerking van uw persoonsgegevens, verlenen wij toegang tot uw persoonsgegevens aan onze werknemers, medewerkers en aangestelden. Wij garanderen een gelijkaardig niveau van bescherming door contractuele verplichtingen tegenstelbaar te maken aan deze werknemers, medewerkers en aangestelden, die gelijkaardig zijn aan dit privacy beleid.

11. NOG VRAGEN?

Indien u na het lezen van dit privacy beleid verdere vragen of opmerkingen heeft met betrekking tot de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens, kan u contact opnemen met Ecopower via info@ecopower.be, of via het nummer 03 287 37 79.

12. WIJZIGINGEN AAN ONS PRIVACY BELEID

Ecopower kan haar privacy beleid steeds wijzigen, uiteraard mits naleving van het geldende juridische kader. Elke wijziging aan ons beleid zal steeds aangekondigd worden aan op onze website.

Voorgaande versies van het privacy beleid worden bijgehouden en kunnen steeds worden geraadpleegd. Neem hiervoor contact met ons op via info@ecopower.be.