Confidentialité et accord du RGPD

Déclaration sur la protection de la vie privée pour les travailleurs et les candidats – D’Ieteren Mobility Company S.A.

Traitement des données à caractère personnel et responsabilité

La présente déclaration décrit la manière dont nous organisons le traitement des données à caractère personnel pour les travailleurs et pour les candidats lors des activités de recrutement, de sélection et d’emploi menées par D’Ieteren Mobility Company pour son compte et par D’Ieteren Automotive pour son compte et pour ses autres filiales.

Nous entendons par “traitement”, toute opération effectuée sur des données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication, la limitation, l’effacement ou la destruction.

D’Ieteren Mobility Company SA, dont le siège social est situé au 50 rue du Mail à B - 1050 Bruxelles, est le responsable du traitement de vos données à caractère personnel. Toute question à ce sujet peut nous être adressée par courrier à l’adresse ci-dessus ou par voie électronique à l’adresse suivante : privacyoffice@dieteren.be.

Qui est D’Ieteren Mobility Company?

D'Ieteren Mobility Company est le réseau de distribution de D'Ieteren Automotive. Ce réseau comprend des concessions offrant une gamme complète de services, notamment la vente, l'entretien et la réparation de véhicules, ainsi que la vente de pneus et d'accessoires. De plus, le réseau propose des contrats d'entretien, des solutions de financement et des assurances.

Quelles données à caractère personnel sont traitées et à quelles fins traitons-nous ces données ?

Il faut entendre par « données à caractère personnel », toute information concernant une personne physique, identifiée ou identifiable. Ci-dessous, nous faisons une distinction selon que vous soyez candidat ou employé.

Vous êtes employé

Nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre du contrat de travail. Plus précisément, les données sont traitées aux fins de :

Gestion, administration et évaluation du personnel ;
Gestion des assurances ;
Gestion et planification du travail ;
Coordination des activités de D’Ieteren Automotive avec certaines de ses filiales et partenaires commerciaux ;
Gestion et administration du personnel et des salaires ;
Sécurité et surveillance sur le lieu du travail ;
Satisfaire aux obligations légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis en tant qu’employeur ;
Promotion des valeurs et de la culture d’entreprise ;
Suivi de la formation des travailleurs et évaluation de la qualité de la formation proposée par D’Ieteren Automotive;
Répondre aux obligations en matière de formation du personnel (lorsque pertinent selon la fonction occupée)
Détection de la fraude sur le lieu de travail et défense des intérêts de D’Ieteren Mobility Company en justice;
Enquêtes de satisfaction destinée aux travailleurs.

A ces fins, nous traitons les données à caractère personnel suivantes :

Données d’identification personnelle (nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de GSM, carte d’identité lorsque cela est légalement requis, état civil, nationalité, …) ;
Le numéro de registre national ;
Les données d’identification financière ;
Toutes les données à caractère personnel dans le cadre de l’organisation du travail (titre, données relatives à une interruption de travail éventuel, à l’ancienneté, …) ;
Les données relatives aux assurances (pension, accident de travail éventuel, responsabilité civile, …) ;
Les données relatives au profil (expérience professionnelle, curriculum vitae, formations suivies, …) ;
Contacts d’urgence ;
Extrait du casier judiciaire si nécessaire au regard du poste occupé (formation de stagiaires mineurs, par exemple) ;
Photographie pour le dossier du personnel ;
Images de surveillance (caméra) dans la mesure où cela est conforme à la réglementation en vigueur ;
Données relatives à l’utilisation des systèmes et outils informatiques mis à disposition de l’employé, conformément à la politique d’utilisation en vigueur ;
En cas de suspicion de fraude et uniquement après identification du travailleur concerné, le contenu de la boite mail professionnelle du travailleur dont la consultation s’opérera conformément à la procédure décrite dans la Politique d’utilisation acceptable du matériel informatique et des données de communication en réseau de D’Ieteren Automotive ( CONTRÔLE DES DONNÉES DE COMMUNICATION EN RÉSEAU (CCT N° 81)).

En fonction de l’activité de traitement en question, nous traitons les données à caractère personnel en nous basant sur les bases juridiques suivantes :

Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale (ONSS, …) ;
Le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat de travail ;
Le traitement est basé sur votre consentement ;
Le traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes, notamment afin d’assurer la sécurité et la confidentialité des données et informations traitées dans le cadre de nos activités.

Vous êtes candidat

Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de nos activités de recrutement et de sélection.

Nous traitons les données à caractère personnel aux fins suivantes :

La recherche et l’identification de profils pertinents ainsi que la présélection de candidats ;
L'évaluation de la capacité à remplir une fonction, un poste ou une mission particulière ;
L’évaluation de vos aptitudes professionnelles ;
Assurer la correspondance avec le candidat ;
La réalisation d’évaluations ou de tests éventuels ;
La préparation du contrat de travail en cas d'évaluation positive et de décision de recruter ;
La constitution d’une réserve de recrutement en vue de futures offres, pour autant que vous ayez donné votre consentement ;
La défense des intérêts de D’Ieteren Mobility Company en cas de litige concernant la procédure de recrutement.

Les données à caractère personnel que nous traitons sont les suivantes :

Données d’identification (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse email, adresse postale, composition de la famille, état civil, date et lieu de naissance) ;
Les données relatives au profil du candidat (expérience professionnelle, curriculum vitae, formations suivies, lettre de motivation, données relatives à la formation et certificat de bonne vie et mœurs si nécessaire, références fournies par les employeurs précédents, …).

En fonction de l’activité de traitement en question, nous traitons les données à caractère personnel en nous basant sur les bases juridiques suivantes :

Le traitement est nécessaire à l’exécution des mesures visant à la possible conclusion d’un contrat de travail (phase précontractuelle) ;
Le traitement est basé sur votre consentement ;
Le traitement est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes, à savoir la sélection et le recrutement des bons candidats pour le fonctionnement optimal de notre organisation, et le cas échéant la défense de nos intérêts en cas de litige ;
Le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale.

Avec qui les données sont-elles partagées ?

Vous êtes employé

Vos données à caractère personnel ne sont pas divulguées à d'autres personnes, à l'exception des cas suivants :

Les travailleurs de notre organisation qui ont effectivement besoin d'y accéder pour l'exercice de leurs fonctions. Ces personnes agissent sous notre supervision et notre responsabilité ;
Vos collègues peuvent consulter vos coordonnées (nom, prénom et adresse email) ;
Les filiales de D’Ieteren Automotive et/ou son réseau de concessionnaires indépendants dans le cadre de l’organisation des activités de D’Ieteren Automotive et pour assurer la mobilité interne au sein de ses différentes entités.
Nous faisons également appel à des fournisseurs externes spécialisés qui effectuent certains traitements en notre nom ou pour notre compte dans le cadre de services proposés à nos clients et prospects, tels que :
- des compagnies d'assurance ;
- secrétariat social ;
- des administrations de paie ;
- des fournisseurs de services informatiques et téléphoniques ;
- des conseils juridiques et avocats.
Si nous sommes légalement tenus de le faire, vos données à caractère personnel seront fournies aux services de police, d'enquête (en ce compris les inspections sociales), aux administrations, aux tribunaux ou à tout autre tiers visé par la loi.

Vous êtes candidat

Vos données à caractère personnel ne sont pas divulguées à d'autres personnes, à l'exception des cas suivants :

Les travailleurs de notre organisation qui ont effectivement besoin d’y accéder afin de pourvoir le poste vacant, y compris les travailleurs qui participent aux entretiens de sélection et les travailleurs de l’administration RH qui participent à l’élaboration de la proposition des conditions d’emploi et du contrat de travail ;
Nous faisons également appel à des fournisseurs externes spécialisés qui effectuent certains traitements en notre nom, tels que :
- des compagnies d'assurance ;
- secrétariat social ;
- des fournisseurs de services informatiques.
Dans le cas où nous faisons appel à des recruteurs externes, vos données sont partagées avec eux dans le cadre du recrutement et de la sélection de candidats.

Comment protégeons-nous vos données et combien de temps les conservons-nous ?

Nous prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données à caractère personnel contre la perte, la destruction, l’altération par inadvertance, les dégâts, l’accès accidentel ou illégal ou tout autre traitement non autorisé.

Vos données sont conservées aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées, comme expliqué dans la présente déclaration.

La durée de traitement varie selon les finalités de traitement :

Pour les travailleurs, conformément aux dispositions légales, les données sont traitées pendant toute la durée du contrat de travail et 5 ans après la fin du contrat de travail ;
- Toutefois la loi prévoit des durées spécifiques plus longues dans certains cas :
  - 15 ans après la fin du contrat de travail pour les données relatives aux contrôles médicaux ou relatives aux rapports de la médecine du travail ;
  - 10 ans après la déclaration en cas d’accident du travail ;
- Les données ne sont plus traitées après la fin du contrat de travail lorsqu’il s’agit d’un usage à des fins d’organisation interne (annuaire du personnel, travailleurs assumant une mission spécifique en cas d’urgence)
Pour les candidats, sauf objection de votre part, les données sont conservées au maximum 2 ans après la fin du processus de sélection, afin de vous recontacter dans le cadre de futures offres d’emploi qui correspondraient à votre profil.

De quels droits disposez-vous ?

Vous disposez des droits suivants concernant les données à caractère personnel que nous récoltons/que vous nous communiquez :

Droit d’accès et droit à la portabilité de vos données :

Vous avez un droit d’accès aux données personnelles qui vous concernent. Vous avez le droit d’obtenir la confirmation que des données vous concernant sont ou ne sont pas traitées, ainsi que d’être informé sur les fins pour lesquelles nous les traitons, le type de donnée traitée, les personnes à qui elles sont communiquées et la durée de conservation de ces données. Vous avez également le droit de recevoir une copie des données personnelles que vous nous avez fournies et de transmettre ou de nous demander de transmettre celles-ci à un autre responsable de traitement

Droit de rectification/suppression – droit à l’oubli

Vous avez le droit de demander la rectification des données vous concernant lorsque vous constatez que celles-ci sont inexactes ou incomplètes. Vous avez également le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. Si vous avez donné votre consentement au traitement de vos données, vous avez la possibilité, à tout moment, de retirer celui-ci.

Droit d’opposition au traitement des données à des fins de marketing

Vous avez le droit de vous opposer à ce que vos données soient traitées à des fins de marketing direct ou de prospection et ce sans justification.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données lorsque vous en contestez l’exactitude, lorsque vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation, ou lorsque celles-ci, alors que nous n’avons plus besoin de les traiter, vous sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice.

Droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle

Vous pouvez toujours si vous le souhaitez, introduire une réclamation concernant le traitement de vos données auprès de l’Autorité de la Protection des Données (APD) à l’adresse suivante : Autorité de la Protection des Données, Rue de la Presse, 35 à 1000 Bruxelles - contact@apd-gba.be.

L’exercice des 4 premiers droits peut être effectué en nous contactant aux adresses mentionnées dans la section « Traitement des données à caractère personnel et responsabilité ».

Activités de traitement effectuées en tant que responsable conjoint du traitement pour le programme D'Ieteren Intra-Mobility

Nom des activités de traitement

Activités de traitement conjoint dans le cadre du programme D'Ieteren Intra-Mobility

Identité des responsables conjoints du traitement

La liste actualisée des entités participantes (entreprises détenues par D'Ieteren Automotive) est disponible sur l'intranet de chaque entité participante (section RH/Intra-Mobilité).

Finalité du traitement

L'offre d'une option de mobilité interne pour tous les travailleurs concernés des entités participantes, en leur permettant de postuler un nouvel emploi au sein d'une autre entité participante (sur une base temporaire ou permanente).

Base juridique du traitement

L'échange de données entre les entités participantes est nécessaire pour exercer l'option de mobilité interne proposée et pour permettre le processus de recrutement par le nouvel employeur éventuel (nécessité contractuelle ou précontractuelle).

Par ailleurs, le traitement des données à caractère personnel qui est nécessaire pour traiter la demande de mobilité interne peut se fonder sur les intérêts légitimes poursuivis par les responsables conjoints du traitement pour traiter la demande de mobilité interne émise par la personne concernée.

Durée du traitement

Les données à caractère personnel sont traitées pendant la durée du contrat de travail (des travailleurs candidats à la mobilité). Après la résiliation du contrat de travail au sein d'une entité participante, les données sont conservées pendant 10 ans dans les archives. Toutefois, les données peuvent être conservées pendant une période plus longue si des obligations légales l'exigent (pour le calcul des droits à pension, par exemple).

Lorsqu'un salarié est transféré à une autre entité participante, l'ensemble de son dossier RH est transféré à la nouvelle entité qui l'embauche, l'entité participante d'origine ne conservant des copies des données à caractère personnel à des fins d'archivage que pendant 10 ans (ou plus longtemps si la loi l'exige).

Type de données à caractère personnel

Données d'identification (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse électronique, adresse postale, composition de la famille, état civil, numéro NISS, langue maternelle, date et lieu de naissance) ;

Données relatives aux conditions de travail de l'employé (salaire mensuel de base, régime de cotisation de retraite, assurance médicale, avantages extra-légaux, congés légaux)

Données relatives à la famille de l'employé (le cas échéant) : Nom et prénom du mari/de la femme/des enfants, date de naissance.

Catégories de personnes concernées

Travailleurs des entités participantes.

Destinataires des données

Outre l'échange de données entre les entités participantes, les données à caractère personnel traitées pour l'exécution des activités de traitement conjoint peuvent être transférées à des tiers dans les cas suivants :

Les fournisseurs de services informatiques engagés par les entités participantes pour fournir les outils utilisés pour la gestion des ressources humaines,
Les autorités fiscales et de sécurité sociale lorsque la loi l'exige,
Le secrétariat social ou les fournisseurs externes chargés de soutenir les activités liées aux ressources humaines des entités participantes,
La société de leasing pour la gestion des voitures de société,
Les compagnies d'assurance proposant des programmes d'assurance spécifiques aux travailleurs des entités participantes,
Le pouvoir judiciaire, la police ou les administrations publiques lorsque la loi l'exige.

Principales modalités de l'accord de responsabilité conjointe

Conformément à l'article 26 du RGPD, les responsables conjoints du traitement ont conclu un accord de responsabilité conjointe, dont les principaux aspects pertinents sont les suivants :

Le traitement des données échangées n'est autorisé par les entités participantes que dans les limites des besoins du programme de mobilité interne ;
Lorsqu'un employé est transféré à une nouvelle entité juridique à la suite de sa demande d'option de mobilité interne, toutes les données à caractère personnel du dossier RH de l'employé sont transférées au nouvel employeur, afin de permettre une gestion cohérente des RH conformément à toutes les exigences légales applicables ;
Chaque entité participante est chargée d'informer ses travailleurs de l'option de mobilité interne et des activités de traitement conjointes qui y sont liées, conformément aux exigences de la politique de protection des données telles qu'elles ont été convenues dans le cadre de l'accord de responsabilité conjointe;
Chaque entité participante reste un contrôleur indépendant pour la gestion de ses travailleurs, conformément à la loi belge ;
Chaque entité participante est responsable du traitement de toute demande/plainte reçue de la part de la personne concernée. En cas de besoin, les autres entités participantes apporteront toute l'aide nécessaire pour répondre à la demande/plainte ;
La sécurité des données à caractère personnel traitées est assurée par chaque entité participante. Toutefois, D'Ieteren Automotive émet, le cas échéant, des recommandations raisonnables en matière de sécurité et les entités participantes s'y conforment.
En cas de violation des données, les parties se coordonnent pour garantir l'information des autorités compétentes (et de la personne concernée, le cas échéant) dans les délais légaux. De même, les entités participantes coordonnent les mesures d'atténuation à mettre en œuvre pour résoudre tout problème de sécurité détecté.
À l'égard des personnes concernées, les responsables conjoints du traitement sont conjointement responsables en cas de violation du RGPD. La limitation spécifique de la responsabilité s'applique aux propres dommages des responsables conjoints, mais ne s'applique pas aux réclamations des personnes concernées.
En cas de sanction imposée par les autorités compétentes pour une violation du RGPD par les responsables conjoints du traitement, les dommages-intérêts sont partagés entre les entités participantes conformément à leurs responsabilités respectives dans la survenance de la violation.
Pour toute demande liée au RGPD, les travailleurs peuvent contacter n'importe laquelle des entités participantes, l'accord de responsabilité conjointe imposant de publier une liste des entités participantes sur l'intranet de chacune d'entre elles.

Activités de traitement effectuées en tant que responsable conjoint concernant l’organisation coordonnée des élections sociales

Tous les 4 ans, les entreprises doivent organiser des élections pour élire les représentants des travailleurs au comité d'entreprise et aux comités de prévention et de protection au travail.

Les activités de traitement conjointes nécessitent que les entités participantes concernées échangent des données à caractère personnel relatives à l'organisation de ces différentes élections.

Nom des activités de traitement

Activités de traitement conjoint dans le cadre de l’organisation coordonnée des élections sociales.

Identité des responsables conjoints du traitement

La liste actualisée des entités participantes (entreprises détenues par D'Ieteren Automotive) est disponible sur l'intranet de chaque entité participante (section RH/Intra-Mobilité).

Finalité du traitement

L’organisation coordonnée des élections sociales au sein des sociétés affiliées à D'Ieteren Automotive.

Base juridique du traitement

Le traitement des données à caractère personnel est nécessaire pour la mise en place coordonnée des élections sociales au sein de toutes les sociétés affiliées à D'Ieteren Automotive. Il repose sur les intérêts légitimes poursuivis par les responsables conjoints du traitement, à savoir l'organisation conjointe d'élections sociales pour l'efficacité et la cohérence de la représentation des travailleurs au sein du CE et des différents CPPT.

Durée du traitement

Les données seront échangées et conservées pendant une période commençant 150 jours avant le premier jour des élections (13 mai 2024) et se terminant au maximum 144 jours après la dernière date des élections (17 mai 2024).

Type de données à caractère personnel

Données d'identification (nom, prénom, adresse email, adresse postale, sexe, numéro NISS, langue maternelle, date de naissance, ...)

Données relatives aux conditions de travail du salarié (incapacité de travail prolongée, adresse email, ancienneté, catégorie professionnelle, identité des intérimaires, ...)

Catégories de personnes concernées

Travailleurs des entités participantes (sociétés appartenant à D'Ieteren Automotive).

Destinataires des données

Outre l'échange de données entre les entités participantes, les données à caractère personnel traitées pour l'exécution des activités de traitement conjointes peuvent être transférées à des tiers dans les cas suivants :

Le secrétariat social (SD Worx) et l'opérateur de vote électronique choisi par D’ieteren Automotive (Assembly Voting) ;
les prestataires de services informatiques engagés par les Entités Participantes ;
les organisations syndicales désignées par la loi ;
l'administration de la sécurité sociale/fiscale lorsque la loi l'exige,
le pouvoir judiciaire, la police ou les administrations publiques lorsque la loi l'exige.

Activités de traitement effectuées en tant que responsable conjoint du traitement pour le Jobsite

Dans le cadre de nos activités, nous pouvons être amené à organiser la sélection et le recrutement de candidats pour nos filiales et pour notre réseau de concessionnaires. Dans ce cadre, D’Ieteren Automotive est le responsable du traitement des données à caractère personnel qui lui sont communiquées directement par le candidat en question.

Toutefois, une fois le processus de recrutement finalisé, il est possible que le candidat s’engage dans un contrat avec une filiale de D’Ieteren Automotive, et, dans ce cas, cette filiale sera le responsable du traitement pour les activités liées à la gestion des ressources humaines telles que décrites dans la présente déclaration. Dès lors, la référence à « Nous » dans la présente déclaration doit être comprise comme se référant à l’entité juridique avec laquelle l’employé a signé un contrat de travail.

Nom des activités de traitement

Activités de traitement conjoint dans le cadre du Jobsite.

Identité des responsables conjoints du traitement

Les activités de traitement conjointes exigent que les entités participantes concernées échangent les données personnelles des candidats qui ont postulé via le site d'emploi.

La liste actualisée des entités participantes (entreprises détenues par D'Ieteren Automotive) est disponible sur l'intranet de chaque entité participante (section RH/Jobsite).

Finalité du traitement

L'objectif est d'améliorer la visibilité des offres d'emploi et d'attirer des talents techniques, ainsi que de déplacer et de développer les talents entre les différentes filiales de D'Ieteren Automotive SA.

Base juridique du traitement

L’échange de données à caractère personnel est nécessaire pour permettre d'attirer des talents techniques au sein des entités participantes concernées. Le traitement des données à caractère personnel relatives à un candidat d'une autre entité participante, en vue de son éventuelle embauche, est nécessaire à l'évaluation du profil du candidat et à la prise de décision de recrutement. Celle-ci peut donc s'appuyer sur la base précontractuelle.

Par ailleurs, le traitement des données à caractère personnel qui est nécessaire pour permettre d'attirer des talents techniques peut reposer sur les intérêts légitimes poursuivis par les responsables conjoints du traitement, à savoir la sélection et le recrutement des bons candidats pour les postes à pourvoir.

Durée du traitement

Les données seront échangées et conservées pendant une période de 2 ans.

Type de données à caractère personnel

Données d'identification (nom, prénom, genre, numéro de téléphone, adresse email, adresse postale, langue maternelle) ;

Données relatives au parcours professionnel du candidat (employeurs précédents, statut social, ancienneté, formation suivie, certifications, ...)

Catégories de personnes concernées

Candidats postulant au sein des entités participantes concernées.

Responsable de l'hébergement des données

D’Ieteren Automotive et chaque entité participante.

Destinataires des données

le bureau de recrutement externe
le secrétariat social
les prestataires de services informatiques engagés par les entités Participantes ;
l'administration de la sécurité sociale/fiscale lorsque la loi l'exige,
le pouvoir judiciaire, la police ou les administrations publiques lorsque la loi l'exige.

Activités de traitement effectuées en tant que responsable conjoint du traitement pour le HR Dashboard

Identité des responsables conjoints

La liste actualisée des entités participantes (sociétés affiliées à D'Ieteren Automotive) est disponible sur la page « D'Ieteren News », publiée sur l'intranet.

Finalité du traitement

L'objectif est de créer des indicateurs clés de performance pour piloter la stratégie RH, de fournir des rapports détaillés et extractibles aux entités participantes et de disposer de données facilement accessibles pour un audit potentiel.

Base juridique du traitement

Les traitements de données à caractère personnel nécessaires à la mise en œuvre du HR Dashboard reposent sur les intérêts légitimes poursuivis par les responsables conjoints du traitement, à savoir le pilotage de leur stratégie RH.

Durée du traitement

Les données seront échangées et conservées pendant une période de sept ans, comme l'exigent les obligations légales (pour la collecte des cotisations de sécurité sociale par exemple).

Type de données personnelles

Coordonnées professionnelles et information sur le lieu de travail (nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone fixe ou mobile, département, centre de coûts, fonctions, ancienneté, formations suivies, certifications, informations sur la flotte, ...)

Coordonnées personnelles et données d'identification (nom, prénom, sexe, adresse e-mail, numéro de téléphone fixe ou mobile, date et lieu de naissance, informations familiales, pays de citoyenneté, diplômes, éducation, ...)

Données financières et de ressources humaines (catégorie d'employé, périodes d'absence, congés, motifs d'absence, salaire et package, ...)

Catégories de personnes concernées

Travailleurs des entités participantes.

Destinataires des données

Outre l'échange de données entre les Entités participantes, les données à caractère personnel traitées pour l'exécution des activités de traitement conjoint peuvent être transférées aux tiers suivants :

les auditeurs externes des entités participantes
les fournisseurs de services informatiques engagés par les Entités participantes ;
les autorités de sécurité sociale/fiscale lorsque la loi l'exige,
la justice, la police ou les administrations publiques lorsque la loi l'exige.

Activités de traitement effectuées en tant que responsable conjoint du traitement pour l’organisation conjointe de la procédure Lanceur d’alerte

Identité des responsables conjoints

La liste actualisée des entités participantes (sociétés affiliées à D'Ieteren Automotive) est disponible sur la page « D'Ieteren News », publiée sur l'intranet.

Finalité du traitement

Les données des travailleurs, en tant qu'informateurs, des entités participantes concernées sont traitées aux fins du suivi du signalement, c'est-à-dire de toute mesure prise par le destinataire du signalement ou toute autorité compétente pour évaluer l'exactitude des allégations formulées dans le signalement et, le cas échéant, pour remédier à l'irrégularité signalée.

Les données des travailleurs, en tant que personne concernée, des entités participantes concernées sont traitées dans le but de vérifier si une irrégularité a été commise par cette personne.

Base juridique du traitement

6.1.c) : l'échange de données à caractère personnel est nécessaire pour respecter les obligations légales de D'Ieteren Automotive SA et des entités participantes concernées, en particulier la loi du 28 novembre 2022 relative à la protection des personnes qui signalent des violations du droit de l'Union ou du droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé.

6.1.f) : à titre subsidiaire, le traitement des données à caractère personnel nécessaire à la mise en œuvre du système d'alerte interne à l'intégrité (procédure d'alerte) peut s'appuyer sur les intérêts légitimes poursuivis par les responsables conjoints, à savoir :

prévenir et combattre la fraude ;
pour effectuer des audits internes ou externes de ses processus de conformité
dans le cadre de toute mesure prise à la suite de la violation signalée (telle qu'une action en justice)

Durée du traitement

Les données personnelles qui ne sont pas pertinentes pour le traitement d'un signalement sont supprimées sans retard injustifié, conformément à l'article 21 de la loi du 28 novembre 2022.

Le rapport lui-même est conservé afin de s'assurer qu'il n'y a pas de mesures de rétorsion, quel que soit son suivi :

Jusqu'à la fin de la relation contractuelle si l'informateur est un salarié ;

Sur la base de nos intérêts légitimes, si le signalement conduit à la constatation d'une violation, les données sont traitées et conservées jusqu'à l'expiration du délai de recours contre la décision.

Lorsqu'aucune violation n'est constatée à la suite du signalement, les données collectées et traitées doivent être détruites, anonymisées ou rendues inutilisables par les responsables conjoints.

Type de données personnelles

Données d'identification telles que nom, prénom, sexe, langue, date et lieu de naissance et nationalité
Données de contact telles que l'adresse, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone fixe et mobile, les connexions aux services en ligne, le compte du réseau de communication, les préférences de contact et de localisation ;
Données relatives à la profession et à l'emploi, telles que le nom de l'employeur, le lieu de travail et le service, la fonction, les activités et les fichiers traités, le contrat de travail ou le contrat de service ;
Données relatives aux litiges civils et administratifs, aux condamnations civiles, pénales et administratives, aux infractions pénales ou aux mesures de sécurité connexes ;
Données de santé ;
Informations sur les événements signalés : le système fournit une zone de texte libre pour signaler les événements. Les données personnelles saisies par le lanceur d'alerte dans ce domaine peuvent également être traitées et des données sensibles peuvent être collectées ;
Informations recueillies pour vérifier les faits rapportés ;
Informations sur les rapports d'audit ;
Des informations sur les suites données à l'alerte ;
Enregistrements d'entretiens avec l'auteur de l'alerte.

Catégories de personnes concernées

Travailleurs des entités participantes (sociétés affiliées à D'Ieteren Automotive).

Destinataires des données

Outre l'échange de données entre les membres du Comité de conformité, les données à caractère personnel traitées pour l'exécution des activités de traitement conjoint peuvent être transférées aux tiers suivants :

le cabinet d'avocats spécialisé et indépendant, Fieldfisher (responsable du reporting externe), et recevant les signalements dans le cadre du système d'alerte à l'intégrité interne
aux membres de Formalize ApS, qui peuvent y être exposés dans le cadre de leur mission de maintenance de la plateforme informatique et de protection des données stockées ;
au délégué à la protection des données si vous souhaitez exercer vos droits ;
la magistrature, la police ou les administrations publiques

Principales modalités de l'accord de traitement conjoint

Conformément à l'exigence de l'article 26 du RGPD, les responsables conjoints du traitement ont conclu un accord de responsable conjoint, dont les principaux aspects pertinents sont les suivants :

Le traitement des données échangées n'est autorisé par les Entités participantes que dans la limite des besoins de la procédure d'alerte ;
Les travailleurs sont informés que leurs données à caractère personnel sont communiquées et traitées par D’Ieteren Automotive SA conformément à toutes les exigences légales applicables ;
Chaque Entité participante est responsable d'informer ses travailleurs sur les activités de traitement conjoint connexes, conformément aux exigences de la politique de protection des données convenues dans l'accord de responsabilité conjointe du traitement ;
Chaque Entité participante reste responsable du traitement indépendant de la gestion de ses travailleurs, conformément au droit belge ;
Chaque entité participante est responsable du traitement de toute demande/plainte reçue de la personne concernée. En cas de besoin, D'Ieteren Automotive SA fournira toute l'assistance utile pour répondre à la demande/réclamation ;
La sécurité des données personnelles traitées est assurée par chaque Entité participante. Toutefois, D'Ieteren Automotive SA/NV émettra des recommandations de sécurité raisonnables le cas échéant, et les Entités participantes s'y conformeront.
En cas de violation de données, les parties se coordonnent pour assurer l'information des autorités compétentes (et de la personne concernée le cas échéant) dans les délais légalement requis. De même, les entités participantes coordonnent les mesures d'atténuation à mettre en œuvre afin de résoudre tout problème de sécurité détecté.
Envers les personnes concernées, les responsables conjoints sont solidairement responsables en cas de violation du RGPD. Une limitation de responsabilité spécifique s'applique aux dommages propres aux responsables conjoints, mais ne s'applique pas aux réclamations de la personne concernée.

Activités de traitement effectuées en tant que responsable conjoint du traitement pour les Valeurs Communes

Identité des responsables conjoints

La liste actualisée des entités participantes (sociétés affiliées à D'Ieteren Automotive) est disponible sur la page « D'Ieteren News », publiée sur l'intranet.

Finalité du traitement

L'objectif est de promouvoir des valeurs communes au sein de l'écosystème de D’Ieteren Automotive.

Base juridique du traitement

Le traitement des données à caractère personnel nécessaire à la mise en place de campagnes de valeurs communes repose sur les intérêts légitimes poursuivis par les responsables conjoints du traitement, à savoir la promotion de leurs valeurs communes.

Durée du traitement

Les données personnelles sont traitées pendant la durée de la campagne.

Type de données personnelles

Coordonnées professionnelles et informations sur le lieu de travail (nom, prénom, adresse e-mail, service, poste,)

Catégories de personnes concernées

Travailleurs des entités participantes.

Destinataires des données

Département RH de D’Ieteren Automotive (Learning & Development - Soft Skill & Values)

Coordonnées de notre Data Protection Officer

Pour toute information concernant la conformité de nos traitements de données à caractère personnel à la réglementation en vigueur, vous pouvez contacter notre responsable de la protection des données (e-mail : privacyoffice@dieteren.be.– Adresse : D’Ieteren Mobility Company SA , Data Protection Officer, 50 rue du Mail à B - 1050 Bruxelles ).

Modification de la présente déclaration

La présente déclaration peut être modifiée afin de rester en conformité avec la réglementation applicable. La déclaration est en permanence disponible sur l’Intranet.

En cas de mise à jour, les travailleurs recevront une notification par mail.

La présente déclaration a été mise à jour en juin 2025.