Privacy- en GDPR-overeenkomst

Privacybeleid voor de werving van personeel

Inleiding

AMP (hierna "wij" of "ons") verzamelt en verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke de persoonsgegevens van sollicitanten in het kader van de wervingsprocedure.

Wij hechten veel belang aan uw privacy en behandelen uw persoonlijke gegevens in strikte overeenstemming met de privacywetgeving en op een transparante manier.

Het doel van deze privacyverklaring is om u zo volledig en eenvoudig mogelijk te informeren over hoe wij omgaan met uw persoonlijke gegevens wanneer u solliciteert naar een job bij onze organisatie.

Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

De verwerking van de persoonsgegevens van kandidaten voor een job bij AMP (of deze gegevens nu worden verzameld via het daarvoor bestemde platform op de website ampnet.be of via een ander kanaal – zoals het sociale netwerk LinkedIn of e-mail) gebeurt onder de verantwoordelijkheid van AMP.

AMP is de Belgische marktleider in persverdeling. Sinds de oprichting als nationale persverdeler in 1885 is het bedrijf toonaangevend in de sector. Vandaag de dag bedient AMP meer dan 5.300 verkooppunten in België. Elke dag verdeelt het bedrijf meer dan 700.000 tijdschriften en 550.000 kranten, waaronder 325 unieke tijdschrifttitels en 175 krantentitels. AMP maakt deel uit van de Ubiway Group die zelf deel uitmaakt van Bpost.

AMP is een naamloze vennootschap met maatschappelijke zetel te Lenniksebaan 451, 1070 Brussel (BELGIË), ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0403.482.188.

Welke persoonlijke gegevens verzamelen wij?

Persoonlijke gegevens zijn gegevens die u kunnen identificeren, hetzij direct (gegevens zoals uw voor- en achternaam maken uw onmiddellijke identificatie mogelijk), hetzij indirect (gegevens zoals uw postcode, telefoonnummer of contractnummer maken uw identificatie op een indirecte manier mogelijk), evenals alle gegevens die, gekruist met een identificatiemiddel, betrekking hebben op uw persoon.

In het kader van de wervingsprocedure kunnen wij verschillende categorieën van persoonsgegevens over u verzamelen. Dit houdt in:

identificatiegegevens (bv. uw naam, e-mailadres, postadres, (mobiel) telefoonnummer, ...);
demografische gegevens (bv. uw geslacht, geboortedatum, taal, nationaliteit, ...);
onderwijs- en opleidingsgegevens (bv. opleidingen, diploma's, getuigschriften, ...);
beroepsgegevens (bv. vroegere banen en werkgevers, perioden van werkloosheid, ...);
persoonlijke vaardigheden (bv. communicatievaardigheden, organisatorische/managementcapaciteiten, IT-vaardigheden, ...);
foto (alleen als u besluit deze te uploaden naar ons wervingsplatform op onze website);
beoordelingen van de recruiter wat betreft uw professionele vaardigheden en persoonlijkheid;
aanvullende informatie die u met ons wilt delen.

Wij vestigen uw aandacht op het feit dat wij in het kader van onze wervingsprocedure geen gevoelige gegevens over u hoeven te verzamelen, zoals gegevens die uw ras of etnische afkomst, politieke, religieuze of filosofische opvattingen, vakbondslidmaatschap, gezondheid of seksleven onthullen. Houd er rekening mee dat als u ervoor kiest om ons ongevraagd gevoelige gegevens te verstrekken (bijvoorbeeld in uw sollicitatiebrief of tijdens het sollicitatiegesprek), u dit doet onder uw eigen verantwoordelijkheid en dat wij hier tijdens het wervingsproces geen rekening mee zullen houden.

Hoe komen we aan uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen deze persoonlijke gegevens op verschillende manieren:

ofwel rechtstreeks van u: dit zijn gegevens die u zelf aan ons meedeelt (bijvoorbeeld op ons platform voor sollicitaties op onze website, in uw cv of motivatiebrief, tijdens het sollicitatiegesprek, ...);
ofwel via andere kanalen: dit zijn gegevens die ons door rekruteringsbureaus of door een derde partij (bv. uw voormalige werkgever) worden verstrekt in het kader van een aanbevelingsbrief over u.

Waarom en op welke wettelijke basis verwerken wij uw persoonlijke gegevens?

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens voor de werving, en meer specifiek om:

u in staat te stellen uw cv te verstrekken of online te solliciteren;
uw sollicitatie te beoordelen in het licht van onze vacatures;
met u te communiceren en te reageren op uw sollicitatie (of eventuele vragen);
sollicitatiegesprekken te organiseren;
vaardigheids- of persoonlijkheidstests uit te voeren;
u andere opportuniteiten voor functies voor te stellen die vergelijkbaar zijn met de functie waarvoor u solliciteert;
uw arbeidsovereenkomst voor te bereiden om u een functie aan te bieden.

AMP verwerkt uw persoonlijke gegevens op basis van uw toestemming of op basis van ons legitiem belang. Wij hebben immers een legitiem belang bij de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van het wervingsproces, zodat wij de beste kandidaten voor de vacatures kunnen kiezen en u dus de functies kunnen aanbieden die het best bij uw profiel passen.

Met wie delen we uw persoonlijke gegevens?

Uw persoonlijke gegevens worden intern (binnen AMP) gedeeld met de personen die betrokken zijn bij het wervingsproces voor de betreffende functie. Deze personen zijn onder meer leden van de HR-afdeling, uw potentiële lijnmanager, managers van de afdeling waar de functie in kwestie zich bevindt ...

Voor het beheer van een deel van ons wervingsproces doen wij een beroep op een gespecialiseerde partner die als onderaannemer optreedt en contractueel met ons verbonden is (het gaat om de onderneming CVWarehouse, gevestigd in Antwerpen, die ons wervingsportaal op onze website exploiteert en beheert, om ons aldus in staat te stellen vacatures te kunnen verspreiden en sollicitaties te kunnen verzamelen en beheren). Uw persoonlijke gegevens die door u of door ons op het betreffende portaal worden ingevoerd, zijn dus ook toegankelijk voor deze partner.

Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke gegevens?

Indien uw sollicitatie succesvol is en leidt tot een arbeidsverhouding, worden uw persoonlijke gegevens die in het kader van de aanwervingsprocedure zijn verzameld, overgedragen naar uw persoonlijke personeelsdossier en bewaard gedurende de duur van uw arbeidsovereenkomst, en nadien, gedurende de periodes die door de Belgische wet zijn bepaald en die in onze Privacyverklaring voor werknemers zijn gespecificeerd.

Indien uw kandidaatstelling niet wordt geselecteerd, bewaren wij uw gegevens tot maximaal één jaar na afloop van de wervingsprocedure, voor het geval er een andere functie beschikbaar zou komen die beantwoordt aan uw kandidaatstelling, en om in dat geval contact met u op te kunnen nemen. Indien u echter niet wenst dat wij uw persoonsgegevens voor dit doel bewaren, kunt u uw weigering te allen tijde aan ons kenbaar maken op het volgende adres: HR@ampnet.be.

Hoe beschermen we uw persoonsgegevens?

AMP heeft technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen genomen om vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging en ongeoorloofde raadpleging alsook de bekendmaking van uw persoonsgegevens aan derden en elke andere ongeoorloofde verwerking van dergelijke gegevens te voorkomen.

We hebben alles in het werk gesteld om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van de informatiesystemen en diensten die persoonlijke gegevens verwerken, te waarborgen. Deze maatregelen omvatten fysieke en operationele veiligheidsmaatregelen, toegangscontrole, sensibiliserings- en vertrouwelijkheidsbepalingen. Al onze werknemers en door ons ingeschakelde derden zijn verplicht om de vertrouwelijkheid en veiligheid van uw gegevens te respecteren.

Wat zijn uw rechten en hoe oefent u ze uit?

In overeenstemming met de wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u, onder bepaalde voorwaarden die in deze wetgeving zijn vastgelegd, verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht van toegang: u hebt het recht om informatie te verkrijgen over de verwerking van uw persoonsgegevens, om toegang te krijgen tot deze gegevens en om een kopie ervan te ontvangen;
Recht op correctie: als u merkt dat uw gegevens onjuist of onvolledig zijn, hebt u het recht om ons te vragen deze te corrigeren;
Recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden"): onder bepaalde omstandigheden hebt u het recht om ons te verzoeken uw gegevens uit onze systemen te verwijderen. Het verwijderen van persoonsgegevens is soms niet mogelijk wegens contractuele verplichtingen, wettelijke bepalingen en het legitieme belang van onze organisatie, waardoor dit verzoek niet altijd kan worden ingewilligd;
Recht op beperking van de verwerking: in bepaalde gevallen kunt u verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens, in welk geval uw gegevens niet meer worden verwerkt (maar bewaard zullen worden). Dit verzoek kan bijvoorbeeld worden gedaan als u vaststelt dat uw persoonsgegevens onjuist zijn, in afwachting van de correctie ervan. Wij zijn enkel verplicht om zulke verzoeken in te willigen in de gevallen waarin de wet dat voorschrijft;
Recht van bezwaar: wanneer de verwerking van uw gegevens gebaseerd is op ons rechtmatig belang, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens op gronden die verband houden met uw specifieke situatie. Wij wijzen u er echter op dat wij u in dit geval legitieme gronden voor verdere verwerking kunnen voorleggen, in welk geval wij de verwerking zullen voortzetten;
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: in bepaalde omstandigheden hebt u het recht om de gegevens die u ons hebt verstrekt in een gestructureerd en interpretabel formaat aan u te laten overdragen, of om ze rechtstreeks door ons te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, op voorwaarde dat dit technisch mogelijk is.
Recht om uw toestemming in te trekken: Wanneer de verwerking van uw gegevens gebaseerd is op uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Deze intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van uw gegevens in de periode voorafgaand aan de intrekking van uw toestemming.

Deze rechten kunnen ten allen tijde gratis worden uitgeoefend door een e-mail te sturen naar de functionaris voor gegevensbescherming op HR@ampnet.be. Wij verbinden ons ertoe om binnen een maand na ontvangst op uw verzoek te reageren. Wij kunnen u eerst om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te bevestigen en om ervoor te zorgen dat het verzoek van u is.

U hebt het recht om contact op te nemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, e-mail: contact@apd-gba.be) in geval van klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens, of indien u ervan overtuigd bent dat deze verwerking in strijd is met de wet. We raden u aan om eerst contact met ons op te nemen om een oplossing te vinden.

Hoe blijf ik op de hoogte van wijzigingen in dit Privacybeleid?

AMP kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen of bijwerken om wijzigingen in onze praktijken met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens of wijzigingen in de toepasselijke wetgeving weer te geven. Wij plaatsen dan de bijgewerkte versie op deze website.

Wij nodigen u derhalve uit om regelmatig de laatste online versie van deze verklaring te raadplegen. De datum van de meest recente wijzigingen is te vinden op deze pagina.

Hoe kunt u contact met ons opnemen over dit privacybeleid?

Als u vragen hebt over de verwerking van uw persoonlijke gegevens of opmerkingen hebt over dit privacybeleid, kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor gegevensbescherming:

Ofwel per post aan AMP, Lenniksebaan 451, 1070 Anderlecht, België, (met vermelding "Data Protection")
Ofwel per e-mail op het volgende adres: HR@ampnet.be