Privacy- en GDPR-overeenkomst

Vlerick Business School hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring informeren wij jou graag over

1. wie de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is;
2. wat persoonsgegevens zijn;
3. welke persoonsgegevens wij van jou verwerken;
4. waarom we deze verwerken;
5. op welke basis wij deze verwerken;
6. hoe lang wij deze verwerken;
7. welke rechten jij als sollicitant hebt;
8. de beveiligingsmaatregelen die wij nemen om jouw persoonsgegevens te beschermen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle sollicitanten van wie Vlerick Business School persoonsgegevens verwerkt.

1. VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS

De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is Vlerick Business School, stichting van openbaar nut, met maatschappelijke zetel te 9000 Gent, Reep 1 en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0424.244.049.

Vlerick Business School verklaart dat zij als verantwoordelijke voor de verwerking de Belgische privacywetgeving naleeft evenals de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (in het Engels ‘General Data Protection Regulation’).

2. PERSOONSGEGEVENS

De Verordening Algemene Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:

alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon

Indien deze privacyverklaring naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN VERWERKT?

Wij verzamelen en verwerken verschillende persoonsgegevens van onze sollicitanten. Het gaat over volgende persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens:

o   Persoonlijke identificatiegegevens zoals naam, adres (privé, werk), vroegere adressen (privé), e-mail (privé, werk) en telefoonnummer (privé, werk).

o   Identificatiegegevens uitgegeven door de overheidsdiensten zoals identiteitskaartnummer, rijksregisternummer en SIS-kaartnummer.

• Persoonlijke kenmerken:

o   Persoonlijke bijzonderheden zoals geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit en moedertaal.

• Opleiding en vorming:

o   Informatie betreffende academisch curriculum zoals hoogst behaalde diploma, talenkennis en overzicht van de bezochte scholen, instellingen, universiteiten.

o   Informatie betreffende professionele ervaring zoals onderzoeksinteresse, academische interesse, specialisatieonderwerpen en onderwijservaring.

o   Informatie betreffende lidmaatschap van/deelname in beroepsorganisaties zoals bijzonderheden betreffende de betrokken organisatie en uitgeoefende functies (indien van toepassing).

o   Informatie betreffende publicaties zoals boeken, artikels en onderzoeksprojecten (indien van toepassing).

• Beroep en betrekking:

o   Informatie betreffende kandidaatstelling zoals bron en datum van kandidaatstelling, testresultaten, evaluatie kandidaatstelling, loononderhandeling, motivatiebrieven, LinkedIn profiel en jobaanbieding.

• Beeldopnamen

o   Cameraopname, fotografische opname, video-opname en digitale foto’s.

4. WAAROM WORDEN DEZE PERSOONSGEGEVENS VERWERKT?

Jouw persoonsgegevens worden verwerkt op het jobplatform (CV Warehouse) met als doel het doorlopen van het sollicitatietraject en het beoordelen van jouw geschiktheid voor de job.

5. WELKE IS DE RECHTSGROND VOOR DE VERWERKING?

Jouw persoonsgegevens worden verzameld met als rechtsgrond ons gerechtvaardigd belang.

6. DUUR VAN DE VERWERKING

De persoonsgegevens worden door ons bewaard en verwerkt voor een periode die noodzakelijk is in functie van de doeleinden van de verwerking. Na de beoordeling van uw kandidatuur worden uw gegevens bijgehouden om een recruitmentpool aan te leggen waarop beroep kan worden gedaan in geval er op een later tijdstip mogelijk een passende functie komt.

Uw persoonsgegevens zullen in elk geval na een termijn van drie jaar na datum van kandidaatstelling uit onze systemen worden verwijderd, behoudens voor wat betreft deze persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer dienen bij te houden.

7. WAT ZIJN JOUW RECHTEN ALS SOLLICITANT?

• Recht op toegang en inzage

Je hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van jouw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van jouw persoonsgegevens maken.

• Recht op verbetering, verwijdering en beperking

Je bent vrij om jouw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast heb je steeds het recht om ons te verzoeken jouw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.

Echter, je kan je niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die wij op basis van de wet van jou dienen bij te houden en te verwerken.

Je mag eveneens vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken. Zo kan je bijvoorbeeld bij niet-aanwerving vragen om alle overbodige gegevens te schrappen behoudens die welke nodig zijn om wettelijk bij te houden.

• Recht van verzet

Je beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens om ernstige en legitieme redenen.

• Recht van vrije gegevensoverdracht

Je beschikt over het recht om jouw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen.

• Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op jouw voorafgaande toestemming, beschik je over het recht om die toestemming in te trekken.

• Automatische beslissingen en profilering

De verwerking van jouw persoonsgegevens omvat profilering in die zin dat je aan analytische en persoonlijkheidstesten wordt onderworpen. De resultaten van deze testen worden evenwel steeds beoordeeld door de personeelsdienst waardoor geen sprake is van geautomatiseerde beslissingen.

Je hebt steeds de mogelijkheid om uitleg te krijgen over de beslissing (om jou niet uit te nodigen voor een interview) door contact op te nemen met de personeelsdienst (hr@vlerick.com).

• Uitoefening van uw rechten

Je kan jouw rechten uitoefenen door contact op te nemen met onze personeelsdienst (hr@vlerick.com).

• Bijkomende informatie en klachten

Indien je vragen of bemerkingen hebt, kan je contact opnemen

-          met de personeelsdienst (hr@vlerick.com)

-          met onze data protection officer: Sofie Verdegem (gdpr@vlerick.com)

Mocht je niet tevreden zijn over de verwerking van jouw persoonsgegevens of over de uitoefening van jouw rechten, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (commission@privacycommission.be). Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen. In de gevallen waarin jouw persoonsgegevens zijn of worden gebruikt op een manier die volgens jou niet strookt met de regelgeving rond privacy, raden wij jou aan contact op te nemen met onze data protection officer Sofie Verdegem via gdpr@vlerick.com vooraleer een klacht in te dienen en we zullen proberen eventuele problemen of zorgen op te lossen.

8. AAN WIE MAKEN WIJ JOUW GEGEVENS OVER?

1. Bepaalde van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, worden doorgegeven aan derden op basis van de wettelijke bepalingen inzake het arbeidsrecht, sociale zekerheidsrecht en het fiscale recht, en aan derden waarmee een overeenkomst werd gesloten.
   
   Jouw persoonsgegevens, telkens beperkt tot die gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de hierna opgesomde doeleinden, worden overgemaakt aan:
• Adviesverlener inzake het aantrekken, selecteren, ontwikkelen en behouden van talent (Hudson) met als doel het uitvoeren van assessments.
• Beheerder job platform (CV Warehouse) met als doel de School en de sollicitanten bij te staan in het solliciteren naar een job bij de School.
2. Vlerick Business School zal jouw persoonsgegevens niet verkopen, noch verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, behalve zoals bovenstaand beschreven of tenzij met jouw voorafgaande toestemming.
3. In zeldzame gevallen kan het voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens ingevolge een gerechtelijk bevel of om te voldoen aan andere dwingende wet- of regelgeving moeten onthullen. Vlerick Business School zal in redelijkheid pogen jou van tevoren dienaangaande te informeren, tenzij een en ander aan wettelijke beperkingen onderhevig is.

9. VEILIGHEID EN VERTROUWELIJKHEID

Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens verzameld te vermijden alsook elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

10. WIJZIGING PRIVACY VERKLARING

Vlerick Business School kan zijn privacy statement wijzigen. De laatste versie kan je steeds opvragen bij de personeelsdienst door een e-mail te sturen naar hr@vlerick.com. De laatste wijziging gebeurde op 14 november 2018. De aangebrachte wijzigingen zullen samen met de datum van wijziging worden bijgehouden.