Privacy and GDPR-agreement
Colmar nv
Privacy notice sollicitanten (GDPR)
Artikel 1 - Situering
Bij de verwerking van persoonsgegevens moet steeds rekening worden gehouden met de Europese Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG/GDPR) en de Belgische Privacywet van 1992. De regelgeving vrijwaart het recht op bescherming van persoonsgegevens.
Artikel 2 – Algemene principes verwerking persoonsgegevens
Persoonsgegevens moeten:
- worden verwerkt op een wijze die ten aanzien van de kandidaat rechtmatig, behoorlijk en transparant is;
- voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en mogen vervolgens niet verder op een met die doeleinden onverenigbare wijze worden verwerkt;
- toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt;
- juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd;
- worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de kandidaat niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is;
- door het nemen van passende technische of organisatorische maatregelen op een dusdanige manier worden verwerkt dat een passende beveiliging ervan gewaarborgd is, en dat zij onder meer beschermd zijn tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
De onderneming is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor de naleving van deze principes.
Artikel 3 – Overzicht rechten betrokkene
De rechten van de kandidaat zijn de volgende [1] :
- Recht op inzage – door uitoefening van dit recht kan u zowel inzage als kopie bekomen over welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
- Recht op verbetering – door uitoefening van dit recht kan u wijzigingen in uw persoonsgegevens steeds laten verbeteren of vervolledigen. Een aanpassing volgt op eenvoudig verzoek.
- Recht op wissing – door uitoefening van dit recht kan u indien er zich onrechtmatigheden zouden voordoen in de verwerking verzoeken om uw persoonsgegevens te wissen.
- Recht op beperking van de verwerking – door uitoefening van dit recht kan u indien er zich onjuistheden voordoen en een vraag tot verbetering loopt of u meent dat er zich een onrechtmatigheid heeft voorgedaan, vragen dat de verwerking wordt beperkt. Dit betekent dat uw persoonsgegevens enkel en alleen met uw toestemming verder mogen verwerkt worden. Loutere opslag van de persoonsgegevens wordt hierdoor niet aangetast, noch eventuele verwerking in het kader van een gerechtelijke procedure, ter bescherming van natuurlijke personen of rechtspersonen of om gewichtige redenen van algemeen belang.
- Recht op overdraagbaarheid – door uitoefening van dit recht kan u vragen om de door u aangeleverde gegevens terug te bezorgen of rechtstreeks aan een derde partij over te dragen in een toegankelijk formaat. Dergelijk recht kan door uitoefening van een specifieke proportionaliteitsoefening eventueel worden beperkt.
- Recht op weigering automatische gegevensverwerking – door uitoefening van dit recht kan u aangeven dat u niet wenst dat uw persoonsgegevens deel uitmaken van volledig geautomatiseerde gegevensverwerkingen en processen zonder menselijke tussenkomst.
- Recht op intrekking van de toestemming – door uitoefening van dit recht kan u een eerder gegeven toestemming te allen tijde intrekken. Hierdoor wordt elke verdere verwerking stopgezet.
Artikel 4 – Identificatie verwerkingsverantwoordelijke
De contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming zijn de volgende: info@colmar.be
Artikel 5 – Identificatie van de persoonsgegevens
De personeelsadministratie en/of het HR-beleid impliceert de verwerking van diverse persoonsgegevens.
Deze verwerkingen zijn niet steeds vereist door wettelijke bepalingen, maar worden wel als essentieel beschouwd in het kader van de eventuele verdere uitvoering van een arbeidsovereenkomst en/of de organisatorische werking van de onderneming. Deze zijn noodzakelijk voor het doorlopen van het sollicitatietraject en hebben mede als rechtsgrond het gerechtvaardigd belang.
Volgende persoonsgegevens worden van u verwerkt:
- Algemene contactgegevens (naam, adresgegevens, emailadres, telefoonnummer);
- Payrollinformatie (rijksregisternummer, anciënniteit, burgerlijke stand, bankrekeningnummer, gezinssamenstelling, geboortedatum);
- Aangegeven referenties ex-werkgevers;
- CV (inclusief aangegeven informatie);
- Motivatiebrief (inclusief aangegeven informatie);
- Loon en loonfiches;
- Notities gemaakt tijdens sollicitatiegesprek;
- Foto;
- Evaluaties;
- Testresultaten.
Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt.
Artikel 6 – Doorgifte van persoonsgegevens
Persoonsgegevens kunnen desgevallend aan volgende derden worden doorgegeven:
- Sociaal secretariaat;
- Verzekeringskantoor;
- Hudson (psychotechnische testen)
- CV Warehouse (database kandidaten)
- Uitzendkantoor (in geval van aanwerving op interimbasis)
Uw persoonsgegevens worden niet verkocht, verhuurd, verdeeld of op enige wijze doorgegeven aan derden zonder voorafgaandelijke toestemming.
Artikel 7 – Bewaartermijnen
Bij verdere aanwerving zullen alle gegevens minstens gedurende de wettelijke bewaartermijnen worden bewaard en daarna conform de bepalingen inzake privacy als opgenomen in het bedrijfsinterne arbeidsreglement.
Na sollicitatie wordt uw kandidatuur met de daarin vervatte persoonsgegevens als terug te vinden in artikel 5 gedurende 10 jaar na de laatste sollicitatie bijgehouden. Dit met het oog op het opbouwen van een bedrijfsinterne wervingsreserve.
Na het verstrijken van deze termijn worden gegevens niet langer bijgehouden, tenzij opnieuw uw toestemming hieromtrent werd bekomen.
[1] Indien u één of meerdere van bovenstaande rechten wenst uit te oefenen dient u contact op te nemen via de gegevens die u onder artikel 3 kan terugvinden.