Privacy- en GDPR-overeenkomst

1. Inleiding

INEOS verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor het werven van personeel.  We hechten veel belang aan transparantie over hoe we die gegevens verzamelen en gebruiken om te voldoen aan onze plichten op het gebied van gegevensbescherming.

2. Welke gegevens verzamelen we?

Wanneer u solliciteert op een functie binnen het bedrijf, vragen we u om uw naam, e-mailadres en telefoonnummer zodat we zo nodig contact met u kunnen opnemen.  We vragen u ook om informatie over uw opleiding, waaronder training en kwalificaties, om uw competenties te beoordelen; informatie over uw arbeidsverleden; een kopie van uw CV en informatie over uw verwachtingen van het werk en salaris.  U voegt mogelijk vergelijkbare persoonsgegevens bij op uw CV en/of levert aanvullende persoonsgegevens aan die INEOS niet nodig heeft.  Dit gebeurt naar uw eigen keuze.

Tijdens het selectieproces voor stagiaires verzamelen we ook beoordelingsgegevens. 

INEOS kan op verschillende manieren gegevens verzamelen.  Er worden bijvoorbeeld gegevens verzameld van sollicitatieformulieren of CV's, van correspondentie met u; of via gesprekken, vergaderingen of andere evaluaties; via beveiligde toegangssystemen; en via bewakingscamera’s die voor beveiligingsdoeleinden gebruikt worden wanneer deze aanwezig zijn op de bedrijfslocaties die u mogelijk bezoekt.

In sommige gevallen verzamelen we persoonsgegevens van u bij externe partijen, zoals referenties van voormalige werkgevers. Referenties worden enkel opgevraagd wanneer dit relevant is voor de functie en nadat de kandidaat hiervan op de hoogte is gebracht en akkoord heeft gegeven.

Gegevens worden opgeslagen op verschillende locaties in het HR-beheersysteem van het bedrijf.

3. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

INEOS verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor het werven en selecteren van personeel. De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om maatregelen te nemen voorafgaand aan het sluiten van een eventuele arbeidsovereenkomst, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en op basis van het gerechtvaardigd belang van INEOS om geschikte kandidaten te identificeren en te selecteren voor openstaande vacatures.

Als u op een functie solliciteert, voeren we controles uit op werkvergunningen om er zeker van te zijn dat u het wettelijke recht heeft om te werken in de EU of in het land waar u op een vacature solliciteert.

Kandidatengegevens kunnen gedurende de bewaartermijn worden opgenomen in een gemeenschappelijke werfreserve die wordt beheerd via het CV Warehouse-platform. Deze werfreserve is uitsluitend toegankelijk voor de Belgische INEOS-vennootschappen die in deze privacyverklaring worden vermeld en gebruikmaken van hetzelfde Applicant Tracking System (ATS). Hierdoor kunnen kandidaten in aanmerking worden genomen voor andere relevante vacatures binnen deze vennootschappen.

INEOS is van mening dat kandidaten redelijkerwijs kunnen verwachten dat hun gegevens binnen de in deze privacyverklaring vermelde Belgische INEOS-vennootschappen worden geraadpleegd voor gelijkaardige vacatures waarvoor hun profiel relevant kan zijn. Deze verwerking gebeurt uitsluitend binnen de gemeenschappelijke werfreserve van CV Warehouse en blijft beperkt tot medewerkers die betrokken zijn bij rekrutering en selectie.

4. Wie heeft toegang tot gegevens?

Uw informatie wordt intern gedeeld met leden van het HR-team, dat deze informatie echter kan delen met andere collega's binnen INEOS die betrokken zijn bij het proces van werving, selectie of sollicitatiegesprekken.

Persoonsgegevens van kandidaten worden verwerkt via het CV Warehouse-platform. Enkel de Belgische INEOS-vennootschappen die in deze privacyverklaring worden vermeld en die gebruikmaken van dit systeem, hebben toegang tot de persoonsgegevens van kandidaten in het kader van hun rekruterings- en selectieactiviteiten.

Indien een kandidaat mogelijk in aanmerking komt voor een functie buiten deze gemeenschappelijke werfreserve, kan zijn of haar profiel enkel worden gedeeld nadat de kandidaat hierover werd geïnformeerd en akkoord heeft gegeven.

Persoonsgegevens kunnen ook worden gedeeld met derden die namens INEOS achtergrondcontroles uitvoeren.  Contractuele overeenkomsten zijn voorhanden om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens worden beschermd.

5. Hoe beschermen we uw gegevens?

We nemen de veiligheid van uw gegevens serieus.  Het bedrijf heeft intern beleid en interne controles om ervoor te zorgen dat uw gegevens niet kwijtraken, per ongeluk worden vernietigd, misbruikt of openbaar gemaakt en er geen toegang tot uw gegevens is, behalve voor de werknemers in de uitvoering van hun taken.  Zie het beleid inzake gegevensbescherming van INEOS voor meer informatie.  Toegang tot databases of systemen die gegevens over u bevatten, is voorbehouden aan geautoriseerde gebruikers. 

INEOS past passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• meervoudige verificatie voor beveiligde toegang tot onze Office 365-omgeving;
• versleuteling van harde schijven op laptops om onbevoegde toegang tot gegevens te voorkomen indien een laptop verloren gaat of wordt gestolen;
• maatregelen om het gebruik van externe harde schijven (waaronder USB-schijven) te beperken zodat bedrijfsgegevens niet worden opgeslagen op ongeautoriseerde locaties.

Wanneer we externe partijen betrekken bij het verwerken van persoonsgegevens, doen zij dit op basis van schriftelijke instructies.  Zij hebben geheimhoudingsplicht en zijn verplicht om gepaste technische en organisatorische maatregelen te treffen om de veiligheid van gegevens te garanderen.

6. Hoelang bewaren we gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende maximaal 1 jaar nadat u deze aan ons hebt verstrekt. Tijdens deze periode kunnen uw gegevens worden geraadpleegd voor andere passende vacatures binnen de Belgische INEOS-vennootschappen die deelnemen aan de gemeenschappelijke werfreserve via CV Warehouse.

Als u in dienst komt bij ons, bewaren we uw persoonsgegevens en dragen we deze over naar uw personeelsdossier.  In deze situatie ontvangt u van ons een aparte privacyverklaring.

7. Uw rechten

Als natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, heeft u aan aantal rechten.  U kunt:

• op verzoek toegang krijgen tot uw gegevens en er een kopie van krijgen;
• eisen dat we incorrecte of incomplete gegevens over u wijzigen;
• eisen dat we stoppen met het verwerken van uw gegevens of deze vernietigen, bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor verwerkingsdoeleinden;
• bezwaar indienen tegen het verwerken van uw gegevens wanneer het bedrijf afgaat op de legitieme belangen als wettelijke grond voor de verwerking; en
• ons vragen om een periode te stoppen met het verwerken van gegevens als gegevens niet juist zijn of er een geschil is over of uw belangen wel of niet belangrijker zijn dan de wettelijke gronden die het bedrijf voor gegevenswerking heeft.

Neem, als u een van deze rechten wilt uitoefenen, contact op met de HR Manager van de respectievelijke INEOS business in België.

Als u vindt dat het bedrijf uw rechten voor gegevensbescherming niet heeft nageleefd, kunt u een klacht indienen bij de relevante Autoriteit Gegevensbescherming in België.

Contactgegevens:

Als u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving worden verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

8. Geautomatiseerde besluitvorming

INEOS maakt geen gebruik van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die rechtsgevolgen heeft voor kandidaten. Sollicitaties worden steeds beoordeeld door bevoegde medewerkers die betrokken zijn bij het selectieproces.

De versies van dit document worden gecontroleerd en worden jaarlijks herzien en bijgewerkt of wanneer er een belangrijke wijziging is.