Privacyverklaring sollicitanten

1    Context

Huis van het Nederlands Brussel vzw hecht veel waarde aan de bescherming van jouw privacy. Daarom gaan we zorgvuldig om met je persoonsgegevens die jij ons toevertrouwt. Met deze privacyverklaring willen we transparant communiceren over de manier waarop wij omgaan met jouw gegevens.

2    Verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens

De verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens is:

Huis van het Nederlands Brussel vzw
Philippe de Champagnestraat 23
1000 Brussel

Ingeschreven in de K.B.O. :  0862109119

info@huisnederlandsbrussel.be

Telefoon : 02/313.96.00

Voor meer informatie over deze verwerking of ons privacybeleid, kan je contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming (of DPO), Emmanuel Steyaert, via klachten@huisnederlandsbrussel.be.

3    aan wie is deze privacyerklaring gericht

Huis van het Nederlands Brussel verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten die noodzakelijk zijn in het kader van een sollicitatieprocedure, met het oog op een eventuele tewerkstelling bij Huis van het Nederlands Brussel.

Door het versturen van je sollicitatie ga je ermee akkoord dat je persoonsgegevens worden verwerkt door Huis van het Nederlands Brussel zoals beschreven in deze privacyverklaring.

De gegevens worden door ons vertrouwelijk behandeld en worden enkel gebruikt in het kader van een huidige of toekomstige sollicitatieprocedure.

4    Welke persoonsgevens worden verzameld en verwerkt

Huis van het Nederlands Brussel verzamelt en verwerkt verschillende persoonsgegevens van sollicitanten.

De gegevensverzameling gebeurt via de gegevens die de sollicitant zelf verstrekt via de website https://www.huisnederlandsbrussel.be of via persoonlijke contacten (brief, e-mail, …).

Deze informatie wordt bewaard in het Application Tracking System van CVWarehouse, een systeem ter ondersteuning van onze rekruteringsnoden.

Het gaat over volgende persoonsgegevens:

• Persoonsgegevens: naam, voornaam, geslacht, nationaliteit, geboortedatum
• Contactgegevens: adres, telefoonnummer, e-mail
• Werkervaring: opsomming vorige werkgevers en huidige werkgever
• Opleiding: diploma’s en gevolgde opleidingen
• Vaardigheden: talenkennis en andere vaardigheden
• CV en motivatiebrief
• Notities gemaakt tijdens de interviews, informatie verstrekt door een referentiepersoon (referentiepersoon wordt enkel gecontacteerd na toestemming door de sollicitant)

5    Doel en rechtsbasis van de verwerking van de persoonsgegevens

Het doeleinde waarvoor jouw persoonsgegevens worden verwerkt, is het verzamelen van informatie voor het invullen van vacatures en het opbouwen van een talentenpool voor toekomstige wervingsbehoeften.

de verwerking van jouw persoonsgegevens is nodig voor de beoordeling van je sollicitatie met het oog op een mogelijke aanwerving en om maatregelen te kunnen nemen voorafgaand aan het sluiten van een arbeidsovereenkomst.  Deze beoordeling kan ook een beoordeling door een externe partij (‘assessment’) omvatten.

In het geval van een positieve beoordeling en beslissing om jou aan te werven, zullen we je persoonsgegevens ook gebruiken om de arbeidsovereenkomst voor te bereiden.

In het geval van een beslissing om je niet aan te werven, zullen we je persoonsgegevens bewaren gedurende een welbepaalde periode (zie punt  ‘duur van de verwerking’) in het gerechtvaardigd belang van Huis van het Nederlands Brussel met name om u in de toekomst te kunnen contacteren wanneer eventuele toekomstige opportuniteiten aansluiten bij uw profiel.

6    Duur van de verwerking

De gegevens van sollicitanten worden gedurende 2 jaar na het laatste contact tijdens de sollicitatieprocedure bewaard.

Wanneer de sollicitant medewerker wordt, worden de gegevens van de sollicitatieprocedure opgenomen in het personeelsdossier.

7    Wie ontvangt de persoonsgegevens?

De persoonsgegevens van onze sollicitanten worden enkel kenbaar gemaakt aan medewerkers van de personeelsdienst die het sollicitatiedossier beheren, aan de directie en aan de leidinggevende van de dienst waarvoor de sollicitatie is opengesteld.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens in het kader van een sollicitatie, doet Huis van het Nederlands Brussel tevens beroep op een externe organisatie (CVWarehouse, een softwarebedrijf dat online solliciteren ondersteunt) voor het beheer van de kandidaturen via een online sollicitatietool.

De gegevens kunnen ook doorgegeven worden aan een derde partij in het kader van een bijkomend assessment.

8    Technische en organisatorische maatregelen voor gegevensbescherming

De noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen worden genomen door Huis van het Nederlands Brussel vzw om de bescherming en de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te waarborgen.

Externe partijen zullen:

• enkel toegang hebben tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren.
• zich ten opzichte van Huis van het Nederlands Brussel contractueel verbinden om de gegevens veilig en vertrouwelijk te verwerken en enkel te gebruiken in het kader van de opdracht.
• zich ten opzichte van Huis van het Nederlands Brussel contractueel verbinden om alles in het werk stellen om de persoonsgegevens op voldoende wijze te beveiligen.

9    Jouw rechten als sollicitant

9.1    Recht op toegang en inzage

Je hebt het recht om inzage te krijgen in je persoonsgegevens.

9.2    Recht op verbetering en verwijdering

Je hebt het recht om je gegevens te verbeteren of aan te vullen.

Via je account op de website kan je je persoonsgegevens aanpassen of vragen om ze te verwijderen. Jouw gegevens worden binnen de vijf dagen verwijderd. In geval van verwijdering wordt je lopende sollicitatieprocedure stopgezet.

9.3    Recht van verzet

Je beschikt ook over een recht van verzet tegen de verwerking van je persoonsgegevens.

Ook dan wordt je lopende sollicitatieprocedure stopgezet.

9.4    Klachten

Bij eventuele klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je steeds terecht bij onze functionaris voor gegevensbescherming (DPO).

Als je, na contactname met de DPO, van mening bent dat de bepalingen van dit privacyreglement niet worden nageleefd, kan je je rechtstreeks wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 1000 Brussel (contact@apd-gba.be).

10   Wijzigingen van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring voor gegevensverwerking kan worden aangepast wanneer de omstandigheden dat vereisen.

Huidige versie : maart 2021.